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ACCA职场之如何写好英文邮件

来源：高顿网校 2015-09-28

　　很多ACCA会员可能在外企就职，自然少不了要写英文邮件。但是由于非母语，再加上职场邮件往来偏正式，很多人写不出原汁原味的英文邮件，以下是高顿网校小编搜罗到的一些妙招，赶紧收藏！
1/连接词的使用

　　快抛弃BTW吧，在一个邮件里说起另外一件事情，你可以用in addition to/additionally/furthermore

　　2/多使用被动语态

　　邮件或者正式的文件里，被动语态会显得更专业。比如需要某样东西，把I need xxx改成xxx is required.是不是看上去专业多了？

　　还有一个例子可以省掉主语，把句子结构改成It is+动词，比如It is proposed that/It is confirmed that...

　　3/多注意native speaker的用词

　　注意用他们常用的同义词替换你常用的。比如because of 可以用due to替代;比如请别人核实问题的时候不要只会用check, clarify/verify/cross verify都非常好用;比如表示在某件事之前除了before你还可以用prior to;表示在某件事之后除了用after还可以用upon(当然用法有一些区别，举例：Let's talk about this after you come back改成Let's talk about this upon your return)

　　类似的同义词，如果用的时候不确定用法是否有区别，随时查字典即可。

　　4/两个投诉句式

　　There were some small issues which we probably need your attention to look upon.

　　Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.

　　用在句首的:

　　带到之前讨论

　　Pertain to ...(issue)

　　As communicated earlier...

　　回复晚了

　　Sorry for the delayed response...

　　很久没联系

　　Hope everything is well with you.

　　I hope this email finds you doing well.

　　句中:

　　请求对方做某件事

　　Please arrange...accordingly so we can proceed with.../move forward

　　Please follow up with...

　　更委婉的请求

　　If possible could you please...

　　I will have to bother you on...

　　和对方确认某件事

　　Could you please clarify.../give a clarification on...

　　Kindly please confirm on our proposed...(schedule/plan)

　　询问进展

　　Do you have any updates on...

　　Have you got any response from...

　　通知对方某件事

　　Please be informed that...

　　Please kindly note that...

　　征询对方意见

　　Please advise.

　　Please let me know your thought on this.

　　Please give your comments if any.

　　会议邀请

　　You are all invited to attend the meeting on...

　　Please check your calendar and let me know your preference/if there is any conflict.

　　结束：

　　...is attached here for your reference.

　　Thanks for your kind support.

　　Please let me know should you have any further questions.

　　Your prompt response on this will be highly appreciated.

　　下面的内容适合正式往来的邮件。

　　To/Cc/Bcc 行的使用（一般知识）

　　*9种用法：实际使用，To 行填写信的读者，这些人你会以第二人称称呼，Cc 行写可能需要读信的但是你不以第二人称称呼的那些人（也可能你会在信件末尾附上一小段和他们的话），Bcc 行写需要匿名读信的人，绝对不在信件中以第二人称提到这些人。

　　第二种用法：通常是代表组织或者当你是一个众人项目的策划人时使用，收件人一定是多人，但收件人以 generic 的方式被 addressed。To 行写发件邮箱或者一个用于存档的邮箱，Cc 行空，原本的 To/Cc 行全部写到 Bcc 行。以 generic 的方式称呼 (intended) 收件人。此举有两个好处：收件人之间不需要互相透露电子邮件地址；收件人不会不小心使用 reply all 而打扰其他人。

　　Subject 部分

　　一般是一个名词性短语，例如 Questions About ...，一般这个内容就是下面 Body 部分里面 I am writing to ...。当你回邮件或者转发邮件的时候，永远使用 RE:/Re: 和 FW:/Fw:，不要使用 Reply: 或者 Forward:，因为有些电子邮件程序无法正确处理过长的这样的标记，从而产生 Reply: Re: Reply: Re: Questions About Your Return Policy 这种东西。回邮件的时候也不要修改 Subject。更不能为了方便随便找对方之前发过的邮件并回复来开始新的 conversation。

　　Body 部分

　　*4不使用任何 contractions，例如 don't => do not, won't => would not, I'm => I am, he's => he is/has, we're => we are, o'clock => 换一种说法，也不要用 of the clock。但是 tag questions 我认为可以除外（It is ..., isn't it? 可以接受或者用 It is ..., is it not?），但是 tag questions 也不常用。

　　信纸：不要使用任何信纸，除非是代表公司联系客户，此时的信纸由公司的策略决定，例如 Chanel (GB) 的信纸是。

　　字体颜色：通常是开始邮件的时候用黑色，回复邮件的时候用蓝色或黑色，或者回复邮件的时候自动挑选一个上一封不同的颜色。

　　称呼：我个人从来不用 Dear（不过仍然是非常好的称呼方式），分为几种，最简单的是

　　Hello XXX,

　　Hello there,

　　Hi XXX,

　　Hi there,

　　当收件人是无名氏时，使用 Hello, / Hello there, / Hi, / Hi there,；

　　当收件人是多人时，使用 Hello xxx, xxx and xxx, 或 Hi all,；

　　当收件人全都在 bcc 行时（这时一定是很多人的情况），使用 Hello all, / Hi all,。

　　Hello 比 Hi 正式一些。通常使用全名或者 Mr / Ms / Mrs + 姓。

　　开头：开始一个 conversation 的时候一般用 I am writing to ...；

　　回信的时候开门见山就行了或者 I am glad to hear from you；

　　回回信的时候用 Thank you for your ... reply. 比如 comprehensive/succinct/manifest/quick/prompt。

　　正文：和 academic writing 的感觉差不多其实，多用正式语，少用 phrasal verbs，很多句式可以换成更书面的，这方面就靠积累咯。一定不要用俚语或 Chinglish。Conditionals / subjunctive mood 很重要，用错容易造成误解。

　　保持一致的语言（不要在英语和美语之间切换，事先确定对方用的语言，使用拼写检查和语法检查）。

　　Dummy 主语句、被动句很被接受，动词的名词形式很被接受。

　　强调：使用 highlight（底色变化，通常是一种比较明亮的黄色）或加粗或 FULL CAPTIALISATION，不要换字的颜色。

　　结尾：I am looking forward to hearing again from you soon. / I am looking forward to your reply. / Your prompt reply will be appreciated. 等等。

　　署名：Regards, / Kind regards, / Best, / Thanks, 等等，后面署全名或名 + 姓。

　　如果对不同的收件人有多条消息的话，可以分别来称呼/开头/正文/结尾，通常最重要的收件人、最长的一条在最前面。我还没有写过超过 2 条的，一般第二条是简短的给 Cc 行的附加内容。

　　签名：签名可以分成好几个 parts。如果使用格式丰富的邮件客户端，相邻 parts 之间加上横线比较好，如果是纯文本编辑的话用数个减号组成一行即可分割不同的 parts。

　　我的签名*9个part 是一个J。

　　通常正式的往来中还需要包括个人基本信息和联系方式，比如所属单位、固定电话、手机、电子邮件地址、信件地址。这一般是最后一个 part，除非我是用移动应用发送的。

　　如果你的收件人全都在 Bcc 行，我一般会在第二个 part 提醒大家收件人都在 Bcc 行因此大家可能在 To/Cc 行看不到自己。

　　如果你从一个不容易检查拼写/语法，不容易增加复杂格式的客户端发送邮件，通常在最后加上设备的名字或者程序的名字，例如 Sent from Lumia 1520，或者 Send from my phone，或者 Sent from Windows Mail，这是表示你没有机会完善拼写/语法/格式。

　　附件：

　　在正文中提到你使用了附件，通常使用 Please kindly refer to the attachment(s).（汉语等价：“请参见附件。”不要用“见附件。”或者英语等价 See the attachment(s).）通常在正文合适的地方要列出附件的清单，包括文件名和对应的内容，使用项目列表/数字列表或者表格都可以。

　　邮件副本：总是把之前的邮件附在邮件最后，附完整的（不用附上之前的附件）。

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