中国内部审计协会：浅议房地产企业销售与收款循环的内部控制

　　基于XYZ公司舞弊案例的分析

　　本文在介绍XYZ公司在销售与收款循环过程中发生的舞弊案例的基础上，对XYZ公司销售与收款循环内部控制薄弱环节——环境与风险、控制活动、信息与监督进行分析，找出XYZ公司发生舞弊行为的原因。在此基础上，针对存在问题，运用内部控制基本原理，对XYZ公司在销售与收款循环内部控制上提出解决问题的对策。
 

　　一、公司销售与收款内部控制的原则与目标

　　(一)公司销售与收款内部控制目标

　　内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的，旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略。

　　销售业务是指公司围绕销售产品或劳务等发生的经济业务。企业应当全面梳理销售业务流程，建立和完善销售业务相关的管理制度和方法，采取有效控制措施，确保实现企业销售目标。销售与收款循环内部控制目标包括：(1)完成年度销售预算指标;(2)保证公司经济利益、社会声誉不受损害和股东权益*5化。在销售与收款环节，保证资产安全，防范销售舞弊行为;(3)销售业务真实合法，会计记录符合会计准则要求。
 

　　(二)公司销售与收款内部控制原则

　　内部控制原则是企业建立与实施内部控制应当遵守的基本方针，因此，销售与收款循环的内部控制要遵守以下原则：

　　1.全面性原则。从内部控制定义理解，内部控制是一个过程，也是全体员工参与的过程。同样，销售与收款环节应当涵盖销售收款各相关岗位，全面性才能得到体现。

　　2.重要性原则。根据内部控制定义来说，重要性要从业务的性质和金额两方面判断。例如，销售与收款环节中发生的舞弊行为，从金额来看不一定重要，但从性质上判断一定是重要的。

　　3.制衡性原则。制衡性是对不相容岗位、职务的分工和必要的相互监督、相互制约来体现其有效性。

　　4.适用性原则。公司应当根据实际情况，与时俱进，量身定做，既有切实可行的内外部相结合的控制制度，防止舞弊行为，又可及时回笼资金。

　　5.成本效益原则。公司要针对风险环节并考虑成本原则，力求以最小合理控制成本，通过科学管理达到a1控制效果。
 

　　二、XYZ公司销售与收款循环内部控制现状分析

　　(一)XYZ公司销售与收款循环内部控制舞弊案例

　　XYZ公司的A某，最近被公安机关刑事拘留。经初步调查核实，犯罪嫌疑人A某，在一年多时间里，利用XYZ公司管理层在项目后期，放松管理;公司相关员工对票据、印章职责不清，保管制度形同虚设;在销售业务中，A某趁机“身兼数职”，一方面违法开具销售发票、签订虚假销售合同、私盖印章、完成了网上备案登记，涉案金额巨大;另一方面，将购房人支付房款悉数划入其个人银行账户。A某这种行为不仅导致XYZ公司蒙受极大地公司声誉与权益的损害，而且在社会上造成极坏影响。
 

　　(二)XYZ公司销售与收款循环内部控制存在问题及分析

　　这是一起典型的由于公司内控制度混乱，职工职业道德和业务素质差而导致商品房销售过程中的舞弊行为的案例。从企业内部控制角度来看，这个案例主要存在以下几方面的问题：

　　*9，是在内部环境方面控制方面，XYZ公司存在的问题包括：管理层在项目后期，放松管理，执行不力;内部审计枉担虚名，疏于监管;员工职业道德和业务素质差，选拔把关不严;员工风险意识不强。从XYZ公司内控制度中暴露的薄弱环节，反映出不良的内部控制环境。根据《内部会计控制规范——销售与收款》相关规定，单位应当配备合格的人员办理销售与收款业务。办理销售与收款业务的人员应具备良好的业务素质和职业道德，关键岗位选拔不严，没有严格遵守相关的财务制度。首先，XYZ公司没有形成良好的内部控制文化，没有认识到内部控制与风险管理的重要性，防风险意识薄弱。其次，内部控制说到底是有人参与实施并容易受人为因素的影响，XYZ公司员工风险意识不强、员工调动平凡、宣传学习不够等，导致影响经营风险的状况屡见不鲜甚至发生销售舞弊行为。最后，XYZ公司管理层没有处理好公司的发展战略与销售目标的有机结合，在追求经济效益的同时，无视内控制度中的合法合规控制，销售与收款环节完全失去控制，风险敞口无限，最终导致蓄谋已久的A某，无视法律，一房多卖，中饱私囊，坑害国有财产，终究自食其果，XXY公司损失重大。

　　第二，在风险识别、评估和应对等方面，风险管理是XYZ公司在企业管理中的薄弱环节，风险意识不强，风险管理工作薄弱，是诱发和导致企业最终发生重大事件的重要原因。在面对国家对房地产市场的多项调控政策的出台，加之同质性产品市场竞争性，一定程度上造成一线销售人员的业绩压力，不规范操作、提供虚假信息的销售行为，造成XYZ公司合同风险时有显见。A某在销售和收款环节的卑劣行径、舞弊行为没有被XYZ公司管理层所识别，最终酿成无法挽回的损失。

　　第三，在控制活动方面，XYZ公司没有执行将不相容岗位和职务分离控制。根据《内部会计控制规范——销售与收款》相关规定，单位应当建立销售与收款环节的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责和权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。A某既负责销售业务，签订合同，又擅自开具发票，更私自收取房款，存入自己的账户中，非法牟利。所谓A某既“事”，又理“账”，为他舞弊行为创造了便利条件。在授权审批控制方面，A某在没有经过XYZ公司授权审批的情况下，擅自制定产品销售价格、付款政策和客户信用政策，擅自签订虚假销售合同，开具发票、私盖印章，擅自出售XYZ公司的产品，从中牟取不法利益。

　　第四，在会计系统控制方面，没有加强对销售收入款项的控制。首先，按照《内部会计控制规范——销售与收款》相关规定，单位应将销售收入及时入账;销售人员避免接触现款。而本案A某多次内外勾结，一房多卖，直接接触现款，巨额赃款中饱私囊，严重违反了内控制度。其次，财务管理混乱，财务接交工作没有严格按照《会计法》的相关规定执行，发票、印章保管形同虚设，相关人员岗位职责不清，不遵守内部会计控制制度，关键岗位人员专业胜任能力差，也一定程度上为A某胆大妄为实施舞弊行为提供了便利的条件。

　　第五，在信息与沟通方面，首先，沟通不够，信息上报不畅。XYZ财务人员发现疑点，在向管理层汇报后，没有引起管理层警觉，也没有及时向治理层报告。管理层则认为这是工作的偶尔疏忽而敷衍了之，造成了本可以避免或者纠正甚至挽回的损失，导致了问题不断恶化最终给公司带来恶劣的结果。其次，没有建立反舞弊机制，对销售收款环节重要业务、高风险领域，没有建立举报投诉制度和举报人保护制度，把舞弊行为控制在萌芽状态。
 

　　三、完善XYZ公司销售与收款循环内部控制的对策

　　XYZ公司只有把内部控制制度渗透到公司整个经营管理活动之中，才能合理保证和防范销售与收款环节中舞弊行为发生或控制在可以承受的范围内。通过对XYZ舞弊案例的分析，反映出XYZ公司内部控制销售与收款环节较为薄弱，究其原因，XYZ公司内部控制制度不够完善，管理层重追求业绩、轻企业内部控制的执行力度，风险管理薄弱，监督不力。XYZ公司必须加强内部控制，采取有效措施加以改进。根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》中的有关要求确定的内部控制目标、要素和原则等，对XYZ公司在销售与收款循环内部控制薄弱环节存在问题提出相应改进的对策。
 

　　(一)把创建良好的内控环境落实到实处

　　首先，房地产行业特别是作为最基层项目公司，要结合实际情况，创建并逐步完善公司的治理结构，这是公司内部控制的基础。要改变以往对干部政绩、员工业绩考核中，以目标利润完成情况为重要依据，缺乏其他相关的综合考察，对疏于管理、制度不严、执行不力出现舞弊行为，在年度考核中，坚决执行一票否决制，保证内部控制制度在公司上下以一贯之的实施，合理保证XYZ公司经营目标实现规范、稳健、高效的发展，消除潜在内控风险。

　　其次，重视对员工的培养和选拔，一句话：用好人。用好人是根本，再好的内控制度也是由人来执行的。从本案例看，XYZ不是没有制度，而是用人出现问题，特别是关键岗位出现严重问题。因此加强内部会计控制要在关键岗位上配备的人员必须具备良好职业道德和业务素质，忠于职守、守法奉公、遵纪守法、客观公正。同时，坚决调离不称职的员工。

　　最后，形成良好内部控制文化。提高从业人员业务素质和社会道德，建立正确的价值观，公司高管、董事要率先垂范，避免出现舞弊行为的漏洞。
 

　　(二)以风险管理为导向，构建风险识别与应对体系

　　首先，XYZ公司要保证风险的识别、监督、改进等工作的顺利实施，承担风险管理的重要职责。面对复杂多变的房地产市场，房价涨跌起伏难测、同业差异竞争加剧，这是市场的经济规律。XYZ公司要加强突发风险时的预案，把遇到意外风险带来影响降到可控范围内，防范于未然。

　　其次，通过风险识别、风险评估和风险应对以及对员工风险意识培训等手段，提高XYZ公司对风险识别、监测和控制，对市场风险、经营风险、财务风险以及财务操作风险进行有效的预防和控制，形成能够持续纠正风险和应对风险的控制体系。
 

　　(三)规范内部控制活动

　　1.首先，明确个人岗位分工，坚持不相容的职务分设。在实际业务操作中，授权、交易、记录、管理有明确划分，业务经办、合同签订、开具发票、房款收回等这些重要环节，均应由不同岗位负责，各环节的审批与具体执行也相互分离，做到各司其职、职务和岗位互相牵制，减少舞弊行为发生的可能性。XYZ公司之所以发生A某舞弊行为甚至触犯法律的犯罪行为，很大程度上是没有形成科学有效的制衡机制。其次，加强执行程序。执行程序是在不相容职务与岗位相分离的基础上，要明确各业务环节的职责权限，并保证各项业务按规范的业务流程循环。最后，严格授权审批制度。各级管理人员必须在授权范围内行使相应职权，经办人必须在授权范围内经办各项经济业务，防止越权交易行为。

　　2.明晰责任关系，严格执行工作移交手续。明确本人的工作职责，发生问题，承担相应责任;奖惩分明，可以调动员工积极性。

　　3.首先，理顺XYZ公司销售收款循环的流程。销售合同签订由销售业务人员经办，财务部门会签、核对与价目表是否相符、付款方式是否符合相关规定，由销售部门负责人签订、财务部门留存一份，作为向客户开具销售发票和业务结算的依据。其次，加强XYZ公司收款业务控制。包括：(1)在销售实现后应及时办理销售收款业务，公司应将销售收入及时入账。(2)销售人员避免接触销售现款，应当由财务专职人员办理，如实入账。(3)应当定期对与客户往来业务用函证方式核对，如有不符，查明原因，及时处理。
 

　　(四)保证内部信息传递规范是反舞弊重点

　　首先，房地产行业是一个重要业务单位和高风险领域。XYZ必须建立及时有效的信息沟通系统。对于重要的信息，必须及时递交董事会、监事会和股东会。

　　其次，XYZ公司要建立反舞弊机制。在纪律检查委员会下设反舞弊办公室，公开举报热线、电子邮箱、做好信访接待工作，接受来自公司内外举报，对客户及员工的举报积极对待，核查落实，受到客户好评的给予奖励，有舞弊行为给予处罚，涉嫌违法，报告公安机关侦办。

　　最后，XYZ公司要建立举报投诉制度和举报人保护制度，并及时传达到全体员工。

　　另外，还可以建立电子信息平台销售软件的应用，可以减少人为操纵的因素，优化业务流程并获得更及时、可靠、准确的财务信息，成为防止舞弊的有效工具。

　　(作者单位：农工商房地产<集团>股份有限公司  　戚少云)(出处：《中国总会计师》杂志   摘自：中国总会计师网)

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