2013年《会计基础》复习讲义：会计档案的保管

第二节　会计档案的保管

　　一、会计档案的归档

　　各单位对每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

　　(一)会计档案的整理要求

　　1.分类标准统一

　　2.档案形成统一

　　3.管理要求统一

　　(二)会计档案的装订

　　会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料的装订。

　　1.会计凭证装订

　　会计凭证装订时要求：整理、凭证外面要加封面。

　　2.会计账簿的装订。基本要求是：

　　①账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

　　②活页账簿装订应保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，装订成册;多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

　　注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账，会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　3.会计报表的装订。

　　(三)会计档案的保管

　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

　　1.会计档案的移交手续。

　　2.会计档案的保管要求。

　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　二、会计档案的保管期限

　　各种会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

　　定期档案根据保管期限分为：3年、5年、l0年、l5年、25年5类会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　《各类会计档案的保管原则上应当按照《会计档案管理办法》所规定的期限执行。会计档案具体保管期限见表9—1、表9—2。(主要了解企业的)

　　1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告;

　　2.25年的：现金和银行存款日记账;

　　3.5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单;

　　4.3年的：月度、季度财务报告;

　　5.l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款日记账)，会计档案移交清册。

　　例(单选)：根据《会计档案管理办法》，现金日记账的保管期限为( )。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　『正确答案』D

　　三、会计档案的查阅和复制

　　各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　会计档案的借阅和复制要求具体包括：

　　1.会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位[*{a}*]、会计主管人员批准。

　 　2.外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位[*{a}*]人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员 或单位[*{a}*]人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　3.借阅会计档案人员不得在案卷上乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经[*{a}*]批准后方能携带外出或复制原件)。

　　4.借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

　　例(单选)：其他单位因特殊原因需要查阅或复制原始凭证时，必须经本单位的( )批准。

　　A.会计人员

　　B.总会计师

　　C.财务总监

　　D.单位负责人

　　『正确答案』D

　　四、会计档案的销毁

　　会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

　　保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁：

　　1.由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。

　　2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

　　4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

　　下列会计档案不得销毁：

　　1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证。

　　2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

　　需要指出，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

　　有时间关注：

　　1.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

　　2.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　3.单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

　　4.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

　　依据我国《会计档案管理办法》的规定，我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。

　　例(单选)：会计档案保管期满，需要销毁时，由本企业( )提出销毁意见。

　　A.会计部门

　　B.档案部门

　　C.会计人员

　　D.单位负责人