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会计凭证与会计账簿

来源： 高顿网校 2014-01-14
　　会计凭证和会计账簿是会计人员编制财务报表的主要数据来源。
　　一、会计凭证
　　会计凭证，简称凭证，是记录经济活动明确经济责任的书面证据。会计凭证是登记账簿、进行会计监督的重要依据。正确填制和认真审核会计凭证是财务管理不可缺少的基础工作。
　　任何企业、事业和行政单位在从事任何一项经济活动时，都必须办理会计凭证，也就是由有关人员根据有关规定和程序填制，取得会计凭证，对整个经济活动过程作出书面记录。有关部门和人员要在会计凭证上盖章签字，表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。会计人员必须对已取得的会计凭证进行严格的审核，只有准确无误的会计凭证才能作为登记各种账簿的凭据。
　　会计凭证可分为原始凭证和记账凭证两种。
　　(一)原始凭证
　　原始凭证又称原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始证据，是进行会计核算的原始资料。原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，与记账凭证相比较，具有较强的法律效力，所以它是一种很重要的凭证。
　　1.原始凭证的内容
　　不同的原始凭证有不同的内容和格式，但一般都包含有以下几个要素：
　　(1)原始凭证的名称。
　　(2)原始凭证的编号。
　　(3)填制原始凭’证的日期。
　　(4)填制和接受原始凭证的单位名称。
　　(5)有关的经济业务内容。
　　(6)经济业务所涉及的数量、计量单位、单价和金额总量。
　　(7)有关部门与人员的签名或盖章。
　　(8)凭证附件。
　　2.原始凭证的填制要求
　　原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的重要原始依据。原始凭证的填制必须符合下列基本要求。
　　(1)记录真实。必须实事求是地填写经济业务，原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况完全符合，确保凭证内容真实可靠。
　　(2)填制内容完整。原始凭证必须按规定的格式和内容逐项填写齐全，填制内容要完整，不可遗漏，同时必须由经办业务的部门和人员签字盖章，对凭证的真实性和正确性负完全的责任。
　　(3)明确经济责任。原始凭证上要有经办人员或部门的签章。外来的原始凭证，从外单位取得的，必须盖有填制单位的财务公章，从个人取得的，必须有填制人员的签名或盖章;自制原始凭证，必须有经办单位负责人的签名或盖章;对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的财务公章。
　　(4)填制及时。原始凭证必须填制及时，并按照规定程序传递、审核，以便据以编制记账凭证。
　　(5)书写清晰，字迹工整。原始凭证要用蓝黑墨水书写，支票要用碳素墨水填写。两联或两联以上套写的凭证，必须全部写透。大小写金额数字要符合规定，正确填写。原始凭证上的文字和数字都要认真填好，要求字迹清晰，易于辨认，不得任意涂改、刮攘或挖补。一般凭证如果发现错误，应当按规定方法更正。而有关现金、银行存款收支业务的凭证，如果填写错误，不能在凭证上更正，应加盖“作废”戳记，重新填写，以免错收错付。
　　(6)各种原始凭证要连续编号。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票和收据等，在需要作废时，应当加盖“作废”戳记，并连同存根和其他各联全部保存，不得随意撕毁。
　　3.原始凭证的审核
　　会计人员应对取得的原始凭证进行认真的审核，防止不符合规定的原始凭证进入会计记录，以免造成企业资产的流失。
　　对会计凭证的审核是会计监督的一个重要手段。原始凭证填制以后，为了保证其真实可靠，会计部门在据此填制记账凭证人账前，必须对其进行严格的审核。审核主要包括两个方面：
　　(1)审核原始凭证所记录的经济业务的合理性、合法性。主要是审查记录的经济业务是否符合有关法律、法令、制度和政策;是否执行了预算、合同和计划}是否符合经济核算的原则。若发现有违法违纪行为，要拒绝执行，并向有关部门与领导汇报。
　　(2)对原始凭证的合理性进行技术性审核。主要是审核原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求，即凭证所载的内容是否与实际情况一致，该填的项目是否遗漏，数字是否清楚准确，书写是否规范，有关部门与人员是否都已签名或盖章。对有技术性问题的原始凭证要退回，补齐手续或更正错误。
　　(二)记账凭证
　　记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类、整理，并确定会计分录而编制的凭证，是直接凭以登账的依据。
　　记账凭证要根据原始凭证所反映的经济业务，按规定的会计科目和复式记账方法，编成会计分录，以确保账簿记录的准确性。这是由于原始凭证只表明经济业务的具体内容，不能反映其归类的会计科目和记账方向，不能凭以直接人账，而且原始凭证多种多样，其格式、大小也不尽一致。为了做到分类反映经济业务的内容，必须按会计核算方法的要求，将其归类、整理为能据以入账的形式，指明应记入的账户名称以及应借、应贷的金额。
　　1.记账凭证的填制要求
　　填制记账凭证是会计核算的重要环节，填制正确与否关系到记账的真实性。
　　填制时，应做到以下几点：
　　(1)必须以审核无误的原始凭证为依据。
　　(2)摘要的填写简明扼要，既能概括经济业务的要点，又便于登记账簿和账证核对。
　　(3)准确地使用会计科目，不得简化或使用代号。
　　(4)记账凭证中要求填写的内容必须填写齐全，不得简化。
　　(5)按规定对凭证编号，附件完整。
　　2.记账凭证的填制
　　记账凭证各项目的填制方法如下：
　　(1)摘要栏的填写。
　　记账凭证的摘要栏是填写经济业务的简要内容的。填写时要用简明扼要的文字反映经济业务的概况。填写摘要的要求如下：
　　a.真实准确，其内容要与经济业务的内容和所附原始凭证的内容相符。
　　b.简明扼要，对经济业务内容表述要准确、概括，并书写工整。
　　c.当一笔经济业务涉及两个以上(不含两个)一级科目时，应根据经济业务和各个会计科目的特点分别填写摘要。
　　(2)会计科目的填写。
　　记账凭证的基本功能是根据借贷记账法的做账规则，编制会计分录。编制会计分录时必须填写会计科目。要符合如下要求：
　　a.必须使用统一会计制度规定的会计科目，不得自创，以保证核算口径一致，便于前后期的比较;也便于进行逐级亍[总，为宏观经济管理服务。
　　b.一级科目、二级科目或明细科目填写齐全，对应关系清楚，金额正确无误。
　　c.在书写时，文字不要占满格，一般应占格距高度的l/2，上面留有一定的空格，便于更正差错。
　　d.字迹必须清晰、工整。
　　(3)金额的填写。
　　根据财政部《会计基础工作规范》第51条规定，填制记账凭证时，数字在书写时必须符合下列几项要求：
　　a.数字书写要求。阿拉伯数字在书写时，不得连笔写，必须一个一个地写。阿拉伯数字金额前必须书写货币币种符号(例如，￥、$)或者货币名称的简写。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白。如果在金额数字前书写了币种符号，数字后面不再写货币单位。
　　b.单位书写要求。所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分;无角分的，角位和分位可以填写“oo”，或者填写符号“一”;有角无分的，分位应当填写“O”，不得用符号“一”代替。
　　c金额书写要求。汉字大写的金额，一律用正楷或者行书体书写，写为“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿”，不得写为“O、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”。大写金额数字到元为止的，在“元”或者“角”字之后填与“整”字或者“正”字;如果有分的，“分”字后面不写“整”字或者“正”字。
　　阿拉伯数字书写的金额，中间只有一个“O”的，用汉字大写时，只写一个“零”字;如果阿拉伯数字金额中间连续有几个“O”的，用汉字大写时，也可以只写一个“零”字;如果阿拉伯数字金额元位是“O”的，用汉字大写时，可以不写“零”字;如果阿拉伯数字中间连续有几个“O”，元位也是“O”，但角位不是“。”，用汉字大写时，可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。
　　d.货币名称书写要求。大写金额的数字前未印有货币名称的要加填货币名称，币种名称与金额数字之间不得留有空白。
　　(4)附件的填写。
　　记账凭证的附件就是所附的原始凭证，填制记账凭证所依据的原始凭证必须附在相应的记账凭证后面，并在记账凭证上标明所附原始凭证的张数。
　　(三)会计凭证的传递与保管
　　会计凭证的传递，是指各种会计凭证从填制、取得到归档保管为止的全部过程，即在企业、事业和行政单位内部有关人员和部门之间传送、交接的过程。要规定各种凭证的填写、传递单位与凭证份数，规定会计凭证传递的程序、移交的时间和接受与保管的有关部门。
　　1.会计凭证的传递
　　会计凭证的传递，是指会计凭证从编制起到归档止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证，及时反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。
　　正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度的重要组成部分，传递程序的科学与否，关系着该企业管理的科学程度。其作用如下：
　　(1)有利于完善经济责任制度。经济业务的发生或完成及记录，是由若干责任人共同负责，分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证据，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。
　　(2)有利于及时进行会计记录。从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证的传递，使会计部门尽早了解经济业务发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，及时记录经济业务，进行会计核算，实行会计监督。
　　2.会计凭证的保管
　　会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个单位都要建立保管制度，妥善保管。
　　对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序整理，装订成册。封面上要注明会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。
　　要妥善保管好会计凭证，在保管期间会计凭证不得外借，对超过所规定期限(一般是15年)的会计凭证，要严格依照有关程序销毁。需永久保留的有关会计凭证，不能销毁。
　　二、会计账簿
　　会计账簿就是以会计凭证为依据，延续、系统、全面、综合地记录和反映各项经济业务的内容，并以相互联系的专门格式和账页所组成的簿籍。
　　设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的主要环节。
　　(一)会计账簿的类别
　　会计账簿按用途不同一般可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。
　　1.序时账簿
　　序时账簿是按经济业务发生时间的先后顺序记录经济业务的账簿，该种账簿按照所记录的经济业务范围的不同，又分为普通日记账和特种日记账。普通日记账用来序时记录所有经济业务。特种日记账用来序对记录某种经济业务。例如，现金日记账、银行存款日记账等都是特种日记账。
　　2.分类账簿
　　分类账簿是按照账户分类记录各项经济业务的账簿。该账簿按其分类详细程度的不同，分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿，简称总账，是根据一级会计科目设立的总分类账户，按照总括分类记录全部经济业务的账簿。它可以提供各种资产、负债、费用、成本、收入等总括核算资料。明细分类账簿，简称明细账，是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。
　　3.备查账簿
　　各查账簿又称补助账簿，是对日记账和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如租入，租出固定资产登记簿和代销商品登记簿等。
　　(二)会计账簿的启用与交接
　　1.会计账簿的启用
　　账簿是重要的会计档案和历史资料。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。
　　在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名等，并加盖姓名章和单位公章。启用表一般格式见下表。
　　表1-2 账簿启用表
　　1-2.png
　　启用订本式账簿，应当从*9页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。在总分类账和明细分类账*9页的前面，分别另加目录，记明每个账户的名称和页次，以便检查、登记和防止账页散失。
　　2.会计账簿的交接
　　记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。
　　(三)会计账簿的保管
　　在将所有的旧账对账、活账完毕，并将所有的活页账装订完毕，加上封面并由主管人员签字盖章之后，要及时将所有的订本账及活页账交由档案人员造册归档。归档时，应编制“会计账簿归档登记表”及明确责任。
　　会计账簿应有一定的保管期限，根据其特点，分为永久和定期两类。就企业会计而言，国家规定会计凭证保管期限为15年，其中，涉及外事和重大事项的会计凭证为永久保管;会计账簿中，一般日记账15年，现金和银行存款日记账25年，明细账和总账I5年，固定资本卡片在固定资产清理报废后保存5年，辅助账簿15年，涉外和重大事项会计账簿为永久保管;会计报表中，年度会计报表为永久保管，月、季会计报表保管5年。
　　(四)会计账簿的销毁
　　账簿保管期满，可以按照下列程序销毁：
　　(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制账簿档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限，销毁时间等内容。
　　(2)单位负责人在会计账簿销毁清册上签署意见。
　　(3)销毁会计账簿时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计账簿时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计账簿时应当由同级审计部门派员参加监销。
　　(4)监销人员在销毁会计账簿前应当按照会计账簿销毁清册所列内容清点核对所销毁的会计账簿;销毁后，应当在会计账簿销毁册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

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