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时间管理术训练速成

来源： 高顿网校 2014-08-20
　　当你一边压力山大地眼瞅deadline分秒逼近，一边焦虑地刷着微博，却无法集中精力全力完成工作;当你觉得一整天忙得水都没顾上喝一口，到下班的时候，却发现所有的事情都没有做完;当明明是很简单的工作，却因为量大，而不停地重复再重复，使得你不得不加班到深夜……你有没有想过，出现这些状况，可能都是因为你的时间管理出了问题。时间管理要靠长期的习惯养成，但是一些小方法和工具，能够帮你在养成习惯的道路上抄个近道。
　　找到规律，形成流程
　　自由撰稿人郑柯的一项工作是每隔一段时间，就在3个不同的网站上更新自己博客，博客的内容是一样的，只是要在3个不同的后台进行更新。因为是一些技术相关的内容，会涉及到一些代码和图片的位置和格式等。因此，郑柯每次都得花上半个小时的时候才能调整好图片位置和格式完成3次更新，还经常出现一些需要重新调整的状况。
　　郑柯觉得，都是差不多的后台，一定能够有办法解决这个问题，而不是每次“手动”。为此，郑柯专门花时间对三个博客的后台设置进行了研究和实验，发现了一个规律，如果按照某个顺序来更新博客，则可以实现直接从A网站到B网站的粘贴，而不会损害其中格式造成乱码——这一规律，让郑柯更新博客的时间从1小时，变成了5～10分钟。
　　不仅如此，在日常的写作中，郑柯也总结了一个固定的方法。对于技术评论性的稿件，写作主要是搜集材料，然后以自己的想法来归纳总结，最后形成文章。其中最重要的归纳过程，郑柯使用“思维导图”来帮自己厘清思路——思维导图是一种有效的思维模式，应用于记忆、学习、思考等的思维“地图”，主要是用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接。
　　形成对时间的节奏感
　　时间就如乐章，也是有节奏感的，再简单的工作如果做到极致，旁人看来也会觉得其动作流程如音乐舞蹈般流畅，比如说微博上曾经很火爆的同时用15口锅炒菜的“炒饭帝”——就是形成了自己工作时间的节奏感，什么时候开火，什么时候该翻炒哪一口锅，全都有他的规律和节奏，一点不会错乱。
　　对于普通职场人来说，时间的节奏控制，在于把时间分段，并把每段时间的工作内容基本固定下来。比如说，早上9∶00~9∶30处理邮件，然后每2~3小时再查看一次邮箱，集中处理。9∶30~11∶30处理“外联”事务，比如需要同事配合的工作，去沟通跟进;给下属分配任务或者查看进度;与客户的沟通等。这样做的好处在于尽早把集中在自己身上的“工作结”疏通，不让一些工作流程进行到自己处时发生断裂。然后，下午的整块时间集中处理需要自己亲历完成的工作。
　　在整个训练过程中，有两个成功的关键，一个是对自己的工作内容有理性的分析判断，做出相对科学而高效的时间分段。第二点则是如果不是十万火急的工作，或者是会议等安排，绝对不要随意打乱工作节奏。
　　如何避免工作被随意打断?
　　●关掉电脑和手机的不必要提醒，这不仅仅是指手机上的微博私信提示、微信提示等社交平台提醒。*4连邮件通知的跳出窗口也一并关闭，因为你的时间节奏中已经给邮件划分了专门的时间，而如果真的有万分着急的重要邮件，相信他们除了邮件，也一定会通过手机*9时间找到你。
　　●尽量不要在一个整块工作的中间停下去倒茶上厕所，这里的整块工作是指相对完整的一件工作，比如做一个PPT，可能需要2个小时，那么在这2小时中，尽量不要去做无关的事情，因为你一旦停下，重新进入状态又要花费一段时间。
　　优化重复性工作
　　你是否发现每天的工作有很大一部分是重复的，比较典型的案例是市场部门在组织一个活动时，写大量的邮件给每一位嘉宾发邀请函，其中主体的内容都是一致的，但是每封邮件都需要有一些修改，如果仅仅是更换title还比较好办，如果需要改上更多的几处细节问题就来了，工作量大不说，还非常容易出错，漏掉一两个细节，收到邮件的客户就会觉得你不够专业和敬业。
　　当然，并不是每个人都经历过这样的琐事，但另一件事可能就是每个人都可能遇到的，比如通过邮件或者即时通讯工具发送您的电子名片，这种情况下，你是不是得不断地去重新复制-粘贴呢?
　　类似的重复性工作，工作本身都很简单，却是消耗时间的大户，在“科技是*9生产力”的今天，作为一个现代时尚工作人，我们要善于做优化。
　　工具推荐：TextExpander
　　一个用于“敲”重复文本的工具，是一款输入增强神器，如果你经常输入一些相同的文字内容，那么你绝对需要TextExpander，它可以记住你经常重复输入的文字，使用简短文字来替代更多的文字、常用短句、邮箱地址、帐号、网络地址、HTML语法甚至是图片等，对于日常使用频率颇高的内容，该工具是不可得多的效率化工具，如果把它用好，你的工作效率一定会有一个质的飞跃。
　　图书与软件推荐：
　　《图谋职场：思维导图实战手册》
　　本书详细介绍了思维导图在职场中的应用，并附带了大量的练习。无论您是初学者还是老用户，通过本书的学习，都可以利用思维导图在职场中把握重点、精炼想法，让自己成为不可或缺的职场达人。
　　如何提升细节效率?
　　●掌握常用快捷软件。也许你会说，我用鼠标点也没有慢到哪里去，的确，使用快捷键可能一整天也节约不了10分钟，但是重点在于解放了右手，让双手始终保持在键盘上，而不是时不时地被“打断”。当你习惯于用快捷键“召唤”出创建新邮件窗口、IE地址栏、QQ对话框……你会发现不去左右移动自己的右手，心理上的感觉是多么的高效。
　　●使用一些提升效率的小工具，比如快速启动工具，在windows系统下比较优秀的是“音速启动”，而MAC操作系统下值得推荐的是Alfred。快速启动工具可以帮你快速搜索本地程序、使用搜索引擎搜索、查询词典、发送邮件、查找文件、剪贴板、管理音乐控制等功能。简单地说，就是你想使用某个程序的某个功能时，不再需要挨个去打开应用，只要这个快速启动就可以搞定。以Alfred为例，安装后只要按下Option+空格，就可以在任何位置调出Alfred的快速搜索框，然后就可以直接在输入框中查找自己需要的程序，或使用搜索引擎搜索。

 
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