上海证券交易所2004年年度报告工作备忘录第四号—年度报告电子文件制作及报送的要求

　　根据中国证监会制定的《上市公司信息披露电子化规范》，我部设计和开发了上市公司定期报告标准化报送系统（下称“系统”）。开发和应用该系统的目的是从源头上保证上市公司报送数据的准确性，减少数据重复录入，提高上市公司信息在全社会的流转、处理和共享程度。在本次提供的年度报告标准化报送系统中，一次填报的年度报告信息可以生成信息披露所需的各类格式文件，如我部所需的年报正文、报社所需的年报摘要等。因此，熟练运用后将减轻上市公司的工作量。
　　在2003年年报摘要试点、2004年*9季度报告正文、2004年半年报摘要和2004年三季报全文推广期间，本所上市公司向我部提出了很多非常好的建议，我部已针对这些建议对系统作了进一步完善。在2004年年度报告披露期间，我部要求全部上市公司采用该系统报送包含年度报告完整信息的XML数据文件。
　　一、系统的安装和使用
　　上市公司请从本所网站“上市公司专区”“2004年年报专辑”下载软件包GB0101.rar（约1.8M）。软件包包括以下四个文件：
　　1、GB0101_Comp.EXE；
　　2、年度报告填报系统使用说明书；
　　3、常见问题及回答；
　　4、非金融类上市公司报表标准格式
　　二、年度报告信息的填报
　　上市公司请按照“年度报告填报系统使用说明书”完成2004年年度报告信息的填报。
　　三、电子文件的生成与报送
　　上市公司可通过本所网站“上市公司专区”“公告在线递交” 或“电子文件上传”向我部报送2004年年度报告电子文件。所报送的电子文件应包括：
　　1、xml数据文件
　　在完成填写年度报告正文后，上市公司可以根据“年度报告填报系统使用说明书”生成以下电子文件。一般情况下，该文件位于C：\stockReport目录。如果安装系统时用户选择了其它安装目录，则文件位置会相应变动。
　　GB0101.2004-12-31.XXXXXX.xml
　　XXXXXX指公司代码。在上市公司有A股时，XXXXXX指A股代码，否则XXXXXX为B股代码。如“邯郸钢铁”最后所提交的电子文件名为GB0101.2004-12-31.600001.xml
　　2、正文WORD和摘要WORD文件
　　两个文件可分别由系统生成。一般情况下，文件保存在C：\stockReport\Gb0101\2004-12-31目录下。用户可使用Microsoft Word的“另存为”功能自行选择保存路径。
　　正文WORD文件名：XXXXXX_2004_n.doc （样式：600001_2004_n.doc）
　　摘要WORD文件名：XXXXXX_2004_nzy.doc （样式：600001_2004_nzy.doc）
　　3、如上市公司在向我部报送年度报告的同时提交了包含完整内容的xml数据文件，则不用再提交包含三大会计报表的EXCEL文件，否则请按下述要求制作并提交包含三大会计报表的EXCEL文件（非金融类上市公司应直接采用上述软件包中的“非金融类上市公司报表标准格式”），并在报送年度报告的同时提交我部。XML数据文件请在披露年度报告五个工作日内向我部提交。对于两者共同的内容，上市公司应当保证XML数据文件和已披露年报的一致性。
　　a、为便于数据采集和校验，2004年年度报告的财务报表应以excel文件格式存放，按“资产负债表”、“利润表” 和“现金流量表”的顺序和SHEET名称存放在同一个excel文件的前3个SHEET中，报表格式按照《企业会计制度》对会计报表的编制要求，报表科目呈纵向排列；
　　b、资产负债表中的各列按以下顺序横向排列：资产类科目、合并期初数、合并期末数、母公司期初数、母公司期末数；负债及股东权益类科目、合并期初数、合并期末数、母公司期初数、母公司期末数；
　　c、利润表中的各列按以下顺序横向排列：损益类科目、合并本期数、合并上期数、母公司本期数、母公司上期数；
　　d、现金流量表中的各列按以下顺序横向排列：科目名称、合并本期数、母公司本期数；
　　e、上述三表若无合并报表数据，则合并列留空；
　　f、文件名：XXXXXX_2004_n.xls （样式：600001_2004_n.xls）。
　　四、电子文件制作和报送技术支持
　　在年度报告披露期间，上市公司应持续关注本所网站“上市公司专区”的“2004年年报专辑”，我部会及时发布*7信息。对运用不熟练和有困难的上市公司，我部将提供技术支持服务，帮助上市公司在年报披露完毕后尽早向我部提交相应的数据文件。此外，上市公司可拨打以下电话寻求支持：
　　1、标准化报送系统安装、使用及XML文件的生成：021-68811783，68800110；
　　2、公告制作组联系电话：021-68812036；
　　3、网站技术支持电话：021-68800514.
　　各上市公司在使用过程中如果有任何意见和建议，请及时告诉我们，以便今后修订。联系电话：（021）68815375，联系信箱：zgzhao@sse.com.cn