机械工业部关于档案管理规范编写规则

　　本规则参照GB1.1一87《标准化工作导则　标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。
　　1　主题内容与适用范围
　　本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。
　　本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。
　　2　引用标准
　　GB1.1《标准化工作导则　标准编写的基本规定》
　　3　档案管理规范编写的基本要求
　　3.1　贯彻国家有关政策，法令和法规，与同级有关标准相协调， 下级标准不得与上级标准相抵触。
　　3.2　规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨， 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。
　　3.3　规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。
　　4　档案管理规范的构成
　　档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：
　　┍━ 封面与首页（见5.1条）
　　概述部分━━━┥　 目次（见5.2条）
　　│　 规范名称（见5.3条）
　　┕━ 引言（见5.4条）
　　┍━主题内容与适用范围（见6.1条）
　　│　引用标准及法规文件（见6.2条）
　　正文部分 ━━━┥　术语、符号、代号（见6.3条）
　　│　管理规范内容（见6.4条）
　　┕━检查与考核（见6.5条）
　　┍━附录（见7.1条）
　　补充部分 ━━━┥
　　┕━附加说明（见7.2条）
　　上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。
　　5　概述部分
　　5.1　封面与首页
　　规范的封面、首页及内页应符合GB1.2的规定， 当规范的印刷为合订本时、可设封面。
　　5.2　目次
　　5.2.1　当规范的内容较长、结构复杂、条文较多（一般印刷在15页以上）时应编写目次。
　　5.2.2　目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。
　　5.2.3　目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。
　　5.3.1　规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。
　　例：科学技术档案案卷构成的一般要求
　　（说明部分）
　　5.3.2　规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。
　　例：标准化工作导则　标准编写的基本规定
　　5.3.3　规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在*9次出现全称时用括号加以说明。
　　例：《工业企业档案分类试行规则》（以下简称“规则”）。
　　5.4　引言
　　引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时，引言可省略。
　　6　正文部分
　　6.1　主题内容与适用范围
　　6.1.1　主题内容
　　简明说明规范的主要内容（一般在50字以下）
　　一般采用下列典型用语：
　　“本规范规定了……。”
　　6.1.2　适用范围
　　主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时， 还应明确写出不适用范围或领域。
　　“本规范适用于……。”
　　“本规范适用于……，……可参照使用。”
　　“本规范适用于……也适用于……。”
　　“本规范不适用于……。”
　　6.2　引用标准与法规文件
　　说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称，必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。
　　6.3　术语、符号、代号
　　管理规范中使用的术语、符号、代号， 必要时应同时写明其定义或说明。
　　6.4　管理规范内容
　　6.4.1　管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。
　　6.4.2　应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。
　　6.4.3　应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式， 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、 内容、方式和处理程序。
　　6.5　检查与考核
　　规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。
　　7　补充部分
　　7.1　附录
　　7.1.1　根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排， 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。
　　7.1.2　“补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。
　　7.1.3　“参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。
　　“参考件”附录。主要内容包括：
　　A.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；
　　B.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；
　　C.正确使用规范的说明等。
　　7.2　附加说明
　　“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：
　　本规范由××单位提出。
　　本规范主要起草人或单位。
　　本规范由××单位负责解释。
　　8　档案管理规范条文的编排及编号
　　8.1　档案管理规范按其内容分为若干章。*9层次为章， 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
　　8.2　章。条层次的编号方法采用阿拉伯数字， 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一（补充件）所示。
　　8.3　章，条的编号应左起顶格书写。有标题时， 在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时， 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
　　8.4　标准条文的编排及编号格式如附册二（补充件）所示。
　　9　终结线
　　在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1／4.
　　附录一　档案管理规范层次编号示例（补充件）
　　┍━
　　┍ 1
　　┍6.4.3.1
　　│
　　│ 2 ┍6.1
　　│6.4.3.2
　　│
　　│ 3 │6.2　┍6.4.1　│6.4.3.3
　　│
　　│ 4 │6.3　│6.4.2　│6.4.3.4
　　│
　　│ 5 │6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5
　　│
　　│ 6 ┥6.5　│6.4.4　│6.4.3.6
　　│*9篇━┥ 7 │
　　┕6.4.5　│6.4.3.7
　　│
　　│ 8 ┕6.6
　　┕6.4.3.8
　　│
　　│
　　│
　　┕ 9
　　│
　　正文部分┥
　　┍12.3.1　┍12.3.5.1
　　│
　　┍10
　　│12.3.2　│12.3.5.2
　　│
　　│11　┍12.1　│12.3.3　│12.3.5.3
　　│
　　│
　　│12.2　│12.3.4　│12.3.5.4
　　│
　　│12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5
　　│第二篇━┥13　│12.4　│12.3.6　│12.3.5.6
　　│
　　│14　┕12.5　│12.3.7　┕12.3.5.7
　　│
　　│15
　　┕12.3.8
　　│
　　┕16
　　┕━
　　┍附录A　┍B1　┍B2.1　┍B2.2.1
　　补充部分━┥附录B━┥B2━┥
　　│B2.2.2
　　┕附录C　┕B3　┕B2.2━┥B2.2.3　┍B2.2.4.1
　　│B2.2.4━┥B2.2.4.2
　　┕B2.2.5　┕B2.2.4.3
　　注：1.引言部分可有可无。2.当规范不设篇时，去掉篇的编号，即为不设篇的规范的层次编号。
　　附录二　档案管理规范条文排列格式示例
　　（补充件）
　　┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　│
　　（引言）
　　│
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　1　（章的标题）
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　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　┍━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━┙
　　1.1（条的标题）
　　┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　┍━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━┙
　　1.2（条的标题）
　　1.2.1 ┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　┍━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━┙
　　1.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　1.2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　┍━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━┙
　　1.2.2.2
　　┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　2（章的标题）
　　2.1（条的标题）
　　2.1.1（条的标题）
　　┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　2.1.2（条的标题）
　　┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　2.2（条的标题）
　　2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　┍━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━┙
　　2.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
　　2.3（条的标题）
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　　┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
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　　注：①┍━━━━━━━━━┑
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　　②┍━━━━━━━━━┑
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　　1）　┍━━━━━━━━━┑
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　　3（章的标题）
　　3.1（条的标题）
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　　┍━━━━━━━━┑
　　┕━━━━━━━━┙
　　a.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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　　b.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
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　　3.2（条的标题）
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　　附加说明：本规范由机械部办公厅档案处组织起草本规范主要起草人：傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德