能源部关于印发《能源部电力高等学校档案分类办法》（试行）的通知

　　根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》，我部组织制定了《能源部电力高等学校档案分类办法》（试行），现印发你们。各电管局、电力局及归口管理单位所属的职大、中专等其它学校可参照执行。
　　试行中如有问题，请各单位及时告部办公厅和教育司。
　　附：能源部电力高等学校档案分类办法（试　行）
　　目　次
　　高等学校档案分类规则高等学校档案分类表
　　（一）简表
　　（二）详表高等学校档案案卷构成格式高等学校档案案卷目录和文件目录的构成格式
　　（一）案卷目录
　　（二）文件目录《电力高等学校档案分类办法》使用说明
　　高等学校档案分类规则
　　为实现电力高校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，促进高校档案工作的综合整体建设，充分发挥高校档案的作用，更好地为高校及社会各项工作服务，特制定本规则。
　　1.主题内容
　　本规则规定了高校档案分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同裁体的标识等。
　　2.适用范围
　　本规则适用于各类高等学校建国后形成的全部档案的实体分类、编号、排架和检索。其它类型的学校亦可参照使用。
　　3.分类原则
　　分类原则是以高校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，便于组织档案馆（室）藏，利于科学管理和开发利用。
　　4.类目设置
　　《高等学校档案分类表》中设置了一、二两级类目，个别二级类目下设置了三级类目。
　　4.1一级类目的设置，根据高校的主要职能活动，在分类表中设置了十一个类目。即党群工作、行政管理、教学工作、科学技术研究工作、基本建设工作、设备仪器工作、产品工作、出版工作、外事工作、财会工作和干部职工档案。
　　4.2二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点分别按职能、问题、项目等设置。
　　4.2.1党群工作类和行政管理类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。
　　4.2.2教学类和外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。
　　4.2.3科研类、基建类、设备类、产品类、出版类的二级类目依据文件材料的形成规律和成套性特点设置。
　　4.2.4人档类的二级类目按人员类型设置。
　　4.3三级类目的设置，一般情况下不设三级类目，仅在需要列到具体项目的二级类目下设三级类目。即科研类、基建类、设备类、产品类目下的“项目类”、出版类目下的“校内刊物类”及人档类目下的全部二级类目。凡分类表中类目号上加“□”的二级类目，均表示需设置三级类目。三级类目的名称依据各学校完成的具体项目的名称、出版刊物的名称和增加人员的名称而定。
　　4.4类目后的基本范围是用以确定类目的外延，不是案卷标题，在组卷时需按规定拟定案卷题名。
　　5.类目标识
　　5.1高校档案分类表的类目统一用阿拉伯数字标识。
　　5.2一、二级类目均用两位阿拉伯数字01－99标识。
　　5.3三级类目一般用两位阿拉伯数字01－99标识，亦可依各校完成的项目数量自行确定。
　　5.4一、二、三级类目标识符号直接连写构成类目号，即分类表中的类目号。
　　6.档号的编制
　　6.1档号由四部分组成，即全宗号、年度号、类目号、案卷号；如需标识到文件级则需在案卷号后加上件号。档号各部分之间用短横符“－”相连（“－”号占半格）。
　　6.2全宗号，即各学校所排全宗顺序号，用两位阿拉伯数字标识（01－99）。只有一个全宗的学校可不填写全宗号。
　　6.3年度号，用四位年度数字标识。
　　6.4类目号，即分类表中的类目号，分至二级类目的填写至二级类目号，分至三级类目的填写至三级类目号。
　　6.5案卷号，分类的最下位类内排定的案卷顺序号，设至二级类目的在二级类目下排案卷号，设至三级类目的则在三级类目下排案卷号……。案卷号用三位阿拉伯数字标识。
　　6.6件号，即卷内目录中的文件顺序号，一般采用两位阿拉伯数字标识。
　　7.档案的排架
　　一般要按档号进行排架，如库房和柜架条件允许，也可按类目一年代纵向排架。
　　8.不同裁体档案的分类和标识
　　8.1其它裁体档案和纸质裁体档案按分类规则统一分类编号组卷，不再另行设置类目，不同裁体的档案在案卷号后边加裁体标识符号。
　　8.2反映同一内容的不同裁体档案要在各自卷内目录的备注栏中注明。
　　8.3标识符号
　　纸质档案不加标识符号。
　　底图——A
　　照片——B
　　录音带——C
　　录像带——D
　　影片——E
　　唱片——F
　　幻灯片——G
　　磁盘——H
　　光盘——J
　　缩微片——K
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　　高等学校档案分类表（略）