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初学者使用Word十大雷人做法

来源：高顿网校 2014-06-17

　　WORD软件是我们办公最常用的软件之一，因为操作太简单，大家都觉得不用培训，但笔者认为，做为职场专业人士，要想提高办公效率，还是有必要认真学习一下。不然，大量重复的操作，平白浪费宝贵的时间不说，还让别人看笑话。下面列举初学者使用WORD的十大雷人做法，这些不规范的操作劳神又伤身，吃力不讨好。你，不是在玩WORD，你，是被WORD给玩了。

　　[*{2}*] 用抹黑来拖动选择

　　WORD排版中，一般要求“先选择，再操作”，也就是说如果我们需要对文章进行各种操作，首先必须先选择。初学者打开一篇上百页的长文章，需要对文章进行全部选择时往往手忙脚乱，通常都是将光标放在文章最上方，然后拖动鼠标滚到末尾处，一直滚呀，滚呀……，鼠标和牙齿都在格格作响。正确的操作是如果选择全文，CTRL+A即可，如果需要选择当前到文章末尾处，只需要按CTRL+SHIFT+END。

　　TOP2 拖动滚动条进行跳转

　　在给文章做目录的时候，通常需要将光标放在文章的最上方，初学者要么一直按方向箭，或是拖动滚动条到最上方。正确的操作是CTRL+HOME，如果需要跳转到固定的页数，可以按CTRL+G，快速定位到相应的页码。

　　TOP3 用空格调整字间距

　　标题如果间距太小，需要调整的时候，初学者往往在每个字之间一个一个按空格，正确的做法是，CTRL+D，调出设置字体的对话框，在高级中，选择间距，在间距中设置距离。

　　TOP4 用TAB进行首行缩进

　　文章中如果每一段落均要首行缩进，不少人的做法是连续按四个空格，或在每一段之前按TAB，这样需要重复很多次。正确的做法是文章输入完成之后，选择整篇文章,一次性设置好。点击开始选项卡，然后在段落组中，右下角有个指向右下角的小图标，点击，在出现的段落对话框中，在缩进栏中，找到特殊格式下拉列表中,选择首行缩进。

　　TOP5 用回车换行或分页

　　比如标题需要和正文离开一些距离，很多初学者习惯性的敲一下回车，但这样调出来的间距总不是很理想。正确的做法是点击开始选项卡，然后在段落组中，右下角有个指向右下角的小图标，点击，在出现的段落对话框中，设置段前段后的距离。如果写论文要重新开始新的一页，很多初学者总是不断的按回车，直到出现第二页。快速的操作是CTRL+回车。

　　TOP6 特殊对齐用表格

　　如果有几行的文字需要在页中5厘米居中对齐，初学者可能用空格，或是用表格进行对齐，然后将表格隐藏边框，这种做法非常不可取。正确的做法是用制表位，选择需要对齐的文本，点击开始选项卡，然后在段落组中，右下角有个指向右下角的小图标，点击，在出现的段落对话框中，点击左下角制表位。制表位位置输入5厘米，对齐方式选择居中，点击设置，再点击确定，在需要对齐的每行文字左边逐一按TAB键。

　　TOP7 一个个删除而不用替换

　　如果文章中出现大量空格，初学者往往一个个手动删除，这样很浪费时间，正确的做法是用CTRL+H进行替换，在出现的对话框中，“查找内容”框中输入空格，“替换为”框中：什么都不输入。即将空格替换成无，这样就可以删除。

　　TOP8 大量复制进行标题行重复

　　如果有跨页的表格，需要每一页均有标题，初学者的做法是复制*9页的标题，然后不断在每一页的首行进行粘贴。正确的做法是选择表格中的首行，然后在出现的表格工具中，点击布局选项卡，在数据组中，点击【重复标题行】。

　　TOP9 手动清除格式

　　打开一篇文章，里面有各种各样的格式，如果想全部清除进行重新排版，初学者往往选择全文，然后手动改为常规文字,也有人会另存为txt文件，再复制粘贴回来，以为这样就是最快的捷径。正确的做法CTRL+A全选，然后开始选项卡，然后点击清除格式。快捷键CTRL+SHIFT+N。

　　[*{2}*]0 格式刷更改格式

　　文章中需要大量相同的格式，或者格式设好需要批量修改格式，初学者往往是用格式刷刷一遍又一遍，喜刷刷，喜刷刷，不知不觉中成就了“白龄油漆工”。这里比较方便的办法是使用样式，样式为格式的集合，快捷键CTRL+SHIFT+ALT+S在这里预先设置样式，然后选择文字应用样式，好处在于以后需要进行修改格式，再也不用一个个去选择文本，只需修改样式，则应用过该样式的文字将一次性更改了格式。

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