吐鲁番会计实务工具：ERP功能设计之采购预计进货表(二)

　　上篇文章中，大家了解了采购预计进货表有关查询条件以及权限的设计原则，那么在这里让我们一起来了解下如何设计预计进货表中的相关字段。

　　一、预计进货表本身内容的过滤。

　　预计进货表在生成的时候，除了需要符合上面查询条件所传递过来的参数之外，还必须符合其本身的一些过滤条件。

　　1、不显示已经结束了的采购单的内容，包括正常收完货结束的，又或者中途指定结束的。所以，在项目实施的时候，需要实施顾问提醒用户，务必在进货单作业的时候，关联到特定的采购单。因为只有如此，在进货单审核的时候，才能够更新对应的采购订单的交货数量。而采购订单本身也才能够根据这个交货数量与采购数量进行对比，看看采购单是否已经收货完毕。另外，若采购订单中途遇到一些意外情况，如销售订单变更等等，不需要采购的，需要即时通过“指定结束”功能，把采购订单手工的指定结束掉。以前我在项目实施的时候，企业用户还经常会碰到一个尾数的问题。如企业在采购的时候，可能需要999套产品，但是，把损耗率考虑在内的话，则需要1001套。但是，供应商由于生产上的限制，只给企业生产了1000套。一般情况下，企业也是允许的。但是，在采购订单中，由于还有1套的尾数，所以，采购订单就没有结束，此时，在生成的采购预计进货表中，就会时刻有这条采购记录。有个客户，一个月下来没有清理这些尾数的采购记录，在生成的预计进货表中，这种尾数记录的采购订单，竟然达50条记录。这就使得预计进货表本身的内容变得非常的庞大，对于后续采购订单的追踪会有不利的影响。总之，遇到这种情况的话，实施顾问一定要建议用户及时的把这些尾数的采购订单指定结束掉。

　　2、没有审核的采购订单在这里不会显示。采购预计进货表，显示的内容是已经给供应商下单了，但是还没有收到供应商货或者收的不齐的采购记录。所以，没有审核的采购订单在这里当然不会显示。这在设计的时候不会有什么难度，难就难在项目实施上。笔者以前实施项目的时候，有些企业虽然采购订单已经发给供应商了，但是，采购订单却没有及时审核。这主要是因为可能价格等某些关键因素还没确定，但是，生产部门又及时要货，虽然，只好先把采购订单发给供应商，等到采购价格确定之后，再审核采购单。如此操作的话，系统就会认为这张没有审核的采购订单还没有发个供应商，所以，在采购预计进货表中就找不到这张采购订单。故在跟实施顾问讲解这份表的使用方法的时候，笔者特别强调了这个实际工作中经常遇到的问题。其实，这可以通过采购订单变更单或者其他折中的方法来处理价格不确定的采购问题。

　　二、表之间的关联处理。

　　有时候，企业采购员不仅需要知道，还有哪些采购单没有收齐货，同时，他们也需要知道，已经收了部分货的，是什么时候收的，进货单号是多少。若能够提供这些比较详细的信息，这就可以省去采购员不少查询的麻烦。而且，当采购员觉得这份报表有错误的时候，也可以方便的找到到底是哪张进货单出现了错误。

　　在设计采购预计进货单的时候，考虑到了这方面的需要，所以，在进货单中利用LEFT关键词，进行了采购订单与进货单之间的关联。如此关联之后，就会在采购预计进货表中显示进货单的信息。

　　不过，不一定所有的企业都需要这么齐全的信息，所以，具体需要显示哪些字段，可以在报表管理器中进行自定义，让报表只显示出自己所希望看到的信息。甚至在同一个系统中，可以按不同用户的需求，定义自己喜欢的格式。如作为生产用户，他们可能只需要采购单的预计进货信息即可，而不需要相关的进货单信息;而采购用户的话，需要在采购预计进货报表中显示进货单的信息。在系统配置中，可以针对具体的用户配置相关的报表格式。如此，只要哪个用户进去，就可以看到自己所想要看到的报表格式。不过，要实现这个目的，就是配置起来要麻烦一点，要针对不用的用户进行配置。

　　三、排序方式的选择。

　　产生的报表中，默认按什么方式进行排序呢?这也是需要一个好好考虑的问题，因为我们系统设计的目标，就是让大部分用户能够一拿到这套系统就可以用，或者说，不需要经过太过复杂的配置。为此，我们收集了很多客户的需要，看看他们比较倾向于怎么排序。最后确定分别按如下信息进行排序。

　　*9个排序字段：供应商编号。当某个采购员希望看到自己所负责供应商的预计进货信息的时候，只需要输入自己的用户名称，就可以找到自己所希望看到的内容。但是，这往往有很多供应商。为此，采购预计进货表若有多个供应商的情况下，则就会根据供应商编码进行升序排列。注意，这是根据供应商的编码，而不是根据供应商的名称。有时候，这两者还是有比较大的区别。

　　第二个排序字段：预计交货日期。同一个供应商中，也会有很多条未交货信息。这些信息该如何排列呢?笔者默认情况下，把它设置为按“预计交货日”升序排列。也就是说，离交货日越近的采购记录，会显示在越上面，这就方便用户按到期日来进行货物追踪。

　　但是，这里又遇到了另外一个问题。有些企业，在这里喜欢按采购订单进行排序。这两个排序方法最后显示的结果是有差异的，因为一张采购单中可能有多个采购项目，而他们的交货期可能有所不同。若简单的按预计交货日进行能够排序的话，虽然可以显示材料的紧急程度，但是，对于采购员来说，反而不容易追踪。因为在实际工作中，他们不习惯说“我什么时候要交的什么什么货，什么时候可以到?”，而是喜欢说“我上次下给你的订单，什么材料你答应的交货日期是什么时候，能不能按时交货呀?”。这主要是因为同一笔材料不同的采购订单可能有不同的交期，而且，只跟供应商提供材料与交货日期信息，对方也很难查询。而若告诉对方采购订单与其中的具体项目，则对方反而可以在最短时间内定位到相关的信息，然后进行反馈。

　　众口难调呀，没办法，我只好在报表管理器中添加了“排序自定义”功能。当用户不习惯把预计交货日期放在第二位进行排序的话，则可以选择自己喜欢的字段，如采购订单号码，来作为第二个排序字段。而且，不同的排序方法也可以根据不同的用户来进行自定义。

　　四、反应检验的相关信息。

　　若把检验流程也考虑进去的话，则报表设计就比较麻烦了。如现在供应商送来了1000套材料，但是由于检验的延时，还没有及时入库。如此的话，又该如何处理呢?

　　为此，笔者也让事实顾问收集了一些客户的需求，基本上有两种意见。

　　一种是先入库再检验。也就是说，由于检验可能需要花比较长的时间等原因，他们收到供应商的货物的时候，仓库部门只是点收数量，数量点收准确后就直接入库了。入库之后，再有质量部门对这笔货物进行检验。这跟上面的处理方式一样。

　　第二种是先检验后入库。也就是说，供应商送来的货，需要质量部门进行检验，检验合格之后，才能够入库。这中间的话，一般会有几个小时的时间差，一般来说，当天的货当天都要检验完毕。所以，遇到这种情况，若不在采购预计进货表中反应检验信息的话，可能就说不过去了。因为可能明天要到的货，供应商今天早上就送过来了;只是因为检验需要时间，耽搁了其入库的时间。而采购员从采购预计进货表中，可能就看不到这笔货的进货信息，就给供应商打电话询问，但是实际上这笔货物已经到了公司，这就会闹笑话了。所以，在采购预计进货表最后定稿过程中，还是把检验的相关信息加入到了预计进货表中。当然，这个前期，就是要提醒企业用户，在做检验流程的相关作业时，要注意跟采购订单之间的关联。

 　　　　

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