阿里会计实务工具：ERP功能设计之采购预计进货表（一）

　　ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，它的功能模块以不同于以往的MRP或MRPII的模块，它不仅可用于生产企业的管理，而且在许多其它类型的企业如一些非生产，公益事业的企业也可导入ERP系统进行资源计划和管理，

　　众所周知，在采购管理中，有一项很重要的工作，就是督促供应商按时到货；而要做好这样工作的话，则不能少了“采购预计进货表”；有了这份报表，采购理员才知道在未来的几天时间内，会有哪些材料到货，然后去向供应商确认能否按时到料。

　　一、查询条件

　　报表其实就是一组查询语句的组合。所以，在设计采购预计进货表的时候，首先需要明白，企业一般会以什么条件来生成这份报表。根据用户需求的不同，笔者认为有需要设置如下查询条件。

　　一是按供应商编号来查询某个供应商在未来的一段时间内可能会进哪些货。当企业输入供应商编号，则就会按这个编号来生成相关的报表。这里员工可以直接输入供应商编号，也可以通过查询，确认供应商编号。当企业用户没有输入供应商编号的时候，则表示其需要所有供应商的预计进货信息。

　　二是按采购员来生成报表。有时候，采购员可能想要知道，自己负责的供应商在未来一个星期内的预计进货情况。此时，就需要进行一些负责的查询。如需要先根据采购员找到其负责的供应商，然后再查找相关的预计进货信息。不过，这个前提条件就是在供应商信息中，必须为供应商指定特定的采购员。如果这里指定的采购员与采购订单中的采购员不一致的时候，仍然以供应商信息中的采购员为准。

　　这里需要另外注意一点，就是有些ERP系统中，则直接以采购订单中的采购员为准，来生成这张报表，这也未尝不可。不过在实际工作中，会有一个误区，就是当采购员请假的时候，有其代理人开采购单时，采购单上显示的采购员名字是谁。如果仍然是原来的采购员，那么不会有问题。但是，若为采购员的代理人，则此时，以采购员为条件来查找采购预计进货表的时候，就会缺少相关的内容。

　　在以后的版本中，会考虑按采购员查询预计进货表时，分别支持以上两种方式，可以让企业根据自己的需要进行选择，到底按哪种查询方式。

　　三是按预计进货日来选择相关报表。采购员有时会想看看三天之内的预计进货信息;而有的企业则希望能够知道一个月内的预计进货信息，不同的企业要求不同。所以在查询条件中，设置了一个预计进货日。这个预计进货日就是采购订单中的订单交货日期。而且，这里还可以实现一个比较使用的功能。如果采购员把这个预计进货日期选择为昨天的话，就可以在系统中查询出到今天为止，有哪些供应商的货应交还没交。这些当然成为了后续跟踪的重点。

　　四是选择产品分类。有时候，作为采购经理，可能想要知道某个材料类别，如五金工具中的套筒，其预计进货情况。这一般对于库存式生产的企业，用的比较多。而对于按订单生产的企业，则使用这种方式查询不是很多。若输入具体的产品分类信息，则在报表中只显示属于这个产品类别的材料预计进货信息;若不输入的话，则表示所有的产品。

　　五是按仓库来生成报表。其实，这个条件是对第四个条件的一个补充。在实际工作中，我们一般把仓库分为零件仓库、包装材料仓库、成品仓库、辅助材料仓库等等。有时候企业管理者可能只想知道所有零件仓库中能够的材料的预计到料情况。这也就是说，通过仓库分类的方式，把产品小类归结成一个个大类来查询。这无疑就是对上面这个条件的一个补充。

　　另外，以上的这些条件可以整合使用。如现在有个采购员，想要知道自己负责的供应商，在三天之内的零件预计进货信息。如此的话，可以在查询条件采购员、预计进货日、产品类别三个查询条件，进行组合查询，就可以得到我们所需要的信息了。

　　二、权限控制方案

　　在有些企业中，对于采购的一些敏感信息，如采购价格、供应商的具体联系方式等等，都有比较严格的访问权限控制。所以，在预计进货报表的设计中，也需要体现这个权限控制的理念。

　　1、采购价格的查询权限。在大部分企业中，这份采购预计进货表不仅采购部门需要使用，而且，物料计划部门、生产部门、销售部门等等都需要这份报表。而这些部门，企业出于安全方面的考虑，往往不希望他们看到采购价格。笔者在这份报表设计中，体现了权限一致的原则。也就是说，在采购订单单据设置中，若指定某个人，如销售部门人员，可以查询采购单，但是，不能看到采购单中的价格信息的时候，则他们在生成采购预计进货表的时候，也不能够看到这个价格。也就是说，不需要再进货表中进行额外的限制，其自动继承采购订单中的权限控制原则。如此的话，一方面可以减少系统管理员的工作量;二是可以提高系统的安全性，防止系统管理员在配制报表的时候因为一时疏忽而造成采购价格泄露。

　　2、供应商信息。有时候，企业也希望生产部门只需要知道什么材料预计在什么时候到。而不需要知道到某个材料是向什么供应商采购的。特别是有时候采购量比较大，分别向多个供应商采购的时候，若这些信息泄露给采购部门以外的人，特别是到传到供应商那边去，企业可能就会因为这个原因而失去采购方面的主动性。所以，企业希望供应商等相关信息，在预计进货表中是保密的。为此，笔者在报表管理中，还设置了一个独立的权限控制管理器，可以通过这个管理器，在报表权限控制中，指定哪些用户可以访问报表中的哪几个字段的权利。这无疑，给报表的权限控制提供了更加灵活的一个控制措施。不过，这里要注意一点，这个权限控制管理器仍然不能够突破单据的访问权限控制规则。也就是说，当采购单据设置中，只允许采购员看到采购价格的话，则即使在预计进货报表中，让生产管理人员可以看到这个价格字段，再最后生成的报表中，这个价格字段仍然是隐藏的，生产人员不能够看到。从这里也可以看出，报表权限控制管理器不能够突破对应单据的权限限制。

　　3、采购员控制信息。有的客户在权限方面控制比较严格，如在一些化工行业，出于配方安全的考虑，他们对于各个采购员都有非常严格的权限控制。如各个采购员在系统中，只能够看到自己负责的采购单，对于其他采购员的采购单，他无法查询。为此，若有这个需求的话，则要求在预计进货表中，采购员最多只能够导出自己负责的供应商或者采购订单的预计进货信息。也就是说，在上面讲到的这个“采购员”查询条件中，有了一个严格的限制。为此，笔者在报表管理中，加入了一个“用户独占”访问的权限控制。若用户选中了这个选项，则在生成报表的时候，采购员的查询条件是灰色的，系统会自动给这个查询条件赋值，默认情况下，这个采购员就是用户登录的帐户名。当然，采购经理或者其他具有完全查询权限的用户，可以通过“例外权限”功能，突破这个限制。

　　4、报表的导入导出控制。不光是预计进货表，任何的报表都有这个导出功能的限制。因为在报表中，往往会包含比较多的信息，所以，有时候，出于安全方面的考虑，我们会对报表的导出进行限制。如限制用户只能够在系统中查询相关数据，而不能够把这些信息导出到其他文件中，如EXCEL表格中。这也是一个报表管理中，很常用的一个权限控制策略。

 　　　　

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