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制单员应该怎么处理外贸单据？

来源： 高顿网校 2013-09-30
　　对于外贸公司而言，外贸制单是一项必不可少的事宜，所以对于制单员而言，如何更好的处理好外贸单据就应从国际货运操作流程开始慢慢学习起来。
 
　　一、接受货主询价
　　1、 海运询价：
　　① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格;
　　② 主要船公司船期信息;
　　③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。(水路危规)
　　2、 陆运询价：(人民币费用)
　　① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格;
　　② 各港区装箱价格;
　　③ 报关费、商检、动植检收费标准。
　　3、 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
 
　　二、接单(接受货主委托)
　　接受货主委托后(一般为传真件)需明确的重点信息：
　　1、 船期、件数;2、 箱型、箱量;3、 毛重;4、 体积各项型;5、 付费条款、货主联系方法;6、 做箱情况，门到门还是内装。
 
　　三、订舱
　　1、 缮制委托书(十联单); 制单时应*5程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
　　2、 加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的(如船公司价格确认件)，应一并备齐方能去订舱。
　　3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。
 
　　四、做箱
　　1、 门到门：
　　填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。
　　2、 内装：
　　填妥装箱计划中：船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日(船期前两天)1~2天排好车班。
　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单(CLP)
 
　　五、报关(有时同时、有时先于做箱)
　　1、 了解常出口货物报关所需资料。
　　① 需商检② 需配额③ 需许可证④ 需产地证⑤ 需提供商标授权、商标品名⑥ 出口香港地区货值超过万，其他地区超过万，核销时需提供结汇水单(复印件)⑦ 需提供商会核价章
　　2、 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性(单证一致)。
　　3、 显示报关单所在货物的 “中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
　　4、 备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单(十联单第五联以后)，更改单(需要的话)和其他所需资料，于截关前一天通关。
　　5、 跟踪场站收据，确保配载上船。
　　6、 凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便(报运部)顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。
 
　　六、提单确认和修改
　　1、 问明顾客“提单”的发放形式：
　　① 电放：
　　需顾客提供正本“电放保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司电放。
　　② 预借(如可行)
　　需顾客提供正本“预借保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司预借。
　　③ 倒签(如可行)
　　需顾客提供正本“倒签保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司倒签。
　　此种情况下，多半是签发HOUSE B/L
　　④ 分单：
　　应等船开以后3~4天(候舱单送达海关，以保证退税)，再将一票关单拆成多票关单。
　　⑤ 并单：
　　应等船开以后3~4天(候舱单送达海关，以保证退税)，再将多票关单合成一票关单⑥ 异地放单：
　　须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
　　2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
 
　　七、签单
　　1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。
　　2、 是否需要手签。
　　八、航次费用结算
　　1、 海运费
　　① 预付(FREIGHT PREPAID)
　　② 到付(FREIGHT COLLECT)
　　2、 陆运费
　　① 订舱
　　② 报关(包括返关之前已经报关的费用)
　　③ 做箱(内装/门到门)
　　④ 其他应考虑的费用：
　　冲港费/冲关费商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改九、提单、发票发放(提单样本)
　　1、 货主自来取件的，需签收
　　2、 通过EMS和快递送达的，应在“名址单”，上标明诸如：“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号”等要素以备日后查证十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”。
　　海关退税有问题的，需更改并要提供如下资料：
　　1、报关数据正确、舱单不正确的
　　① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件;
　　② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉;
　　③ 提单正本复印件两张;
　　④ 装箱单(Container Load Plan)复印件;
　　⑤ 更正单(三联、正本)。
　　2、短装(多报少出)、溢装(少报多出)
　　① 船开5天(工作日)内没能及时更正的：
　　先交纳罚款金3000-5000;
　　货主重新提供的发票、装箱单(Packing list)
　　货主重新提供报关单提单副本复印件(加盖“提单副本确认章”)
　　② 船开5天(工作日)内更改的提单副本复印件(加盖“提单副本确认章”)
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