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会计电算化—年度账管理

来源： 高顿网校 2013-05-06
　　年度账管理主要包括：建立年度账、年度账的引入和输出、结转上年数据、清空年度账、删除年度账。对年度账的管理只能由账套主管进行。
　　1.建立年度账
　　当新年度到来时，应首先建立新年度核算体系，即建立年度账，再进行与年度账相关的其他操作。
　　2.年度账的引入和输出
　　年度账操作中的引入和输出，作用是对数据的备份与恢复。年度账操作中引入和输出.不是整个账套的全部数据，而是针对账套中的某一年度的数据。
　　年度账操作中的引入与账套操作中的引入含义基本一致，所不同的是年度账操作中的引入不是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。
　　年度账引入的是年度数据备份文件(由系统输出的年度账的备份文件，前缀名统一为uferpyer)。
　　操作步骤：
　　①系统管理员崩户注册进入“系统管理”界面，单击【年度账】的下级菜单【引入】，则进入引入年度账套的功能。
　　②系统管理员在界面上选择所要引入的年度账套数据备份文件和引入路径，单击【打开】按钮表示确认;如想放弃，则单击【放弃】按钮。
　　年度账操作中的输出与账套操作中的输出的含义基本一致，所不同的是年度账操作中的输出不是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。
　　年度账的输出对于有多个异地单位的客户的及时集中管理是有好处的。例如，某单位总部在北京，其上海分公司每月需要将*7的数据传输到北京。此时，*9次只需上海将账套输出(备份)，然后传输到北京进行引入(恢复备份)，以后再需要传输数据时只需要将年度账进行输出(备份)，然后引入(恢复备份)即可。这样方式使得以后传输只传输年度账即可，其好处是传输的数据量小，便于传输提高效率和降低费用。
　　操作步骤：
　　①以账套主管身份注册，进入系统管理模块。然后，单击【年度账】菜单下级的“输出”功能。
　　②系统弹出输出年度数据界面，在“选择年度”处列示出需要输出的当前注册账套年度账的年份(为不可修改项).单击【确认】铵钮，进行输出。此时，系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径(此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如，c：\backup下，等等)。
　　注意：
　　①只有具有该账套的年度账账套主管权限的操作员，可以进行输出对应年度账的数据。如果将“删除当前输出账套”同时选中，在输出完成后系统会确认是否将数据源从当前系统中删除。
　　②不同输出方式的差异
　　无论使用账套输出、年度账输出或设置备份计划输出，其目的只有一个，将目标数据进行输出备份。
　　三种方式的输出方法和输出内容是有定区别的。具体内容如表2-l所示。
　　表2.1 不同输出方式的输出方法和输出内容的区别
　　Y表示可以，N表示不可以
　　3.结转上年数据
　　每到年末，在启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。如果企业管理信息系统涵盖了财务、供应链等多个模块，在进行年度数据结转时，则还要注意先后顺序。
　　一般来说，采购系统、销售系统年度数据结转为*9级次，然后是库存管理和存货核算，当供应链的结转完成之后，就可以执行应收款管理和应付款管理的年度结转。以上各项和工资管理、固定资产管理的年度结转完成后，才可以执行成本管理的年度结转，最后是账务处理系统。
　　一般企业是持续经营的，因此企业的日常工作是一个连续性的工作，只是为了统计分析人为地将企业持续的经营时间划分为一定的时间段。一般以年为*5单位来统计。
　　所以每到年末，需要启用新年度账，将上年度中的相关模块的余额及其他信息结转到新年度账中。
　　操作步骤：
　　①以账套主管的身份进定账套注册登录，进入“系统管理”界面。(此时，注册的年度应该是需要进行结转的年度，若需要将2007年的数据结转到2008年，则需要以2008年注册进入)
　　②在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单f结转上年数据】，单击相应模块
　　结转功能，进行上年数据的结转。各相关模块确认后，有各相关模块的系统检查和提
　　示，由于各模块的内容不同，所以检查和提示的内容也不尽相同。
　　流程说明：
　　结转上年数据之前，首先要建立新年度账。
　　建立新年度账后，可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统、总账、
　　网上银行的结转上年数据的工作。对于水平方向的模块是不分先后顺序的，但对于垂直方向的顺序是自上而下的。
　　4.清空年度数据
　　如果年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，
　　那么这时候，便可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部删除，而还是要保留一些信息的，如账套基础信息、系统预置的科目报表等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。
　　操作步骤：
　　①以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入“系统管理”界面。
　　②在系统管理界面单击【年度账】，再将鼠标移动到【清空年度数据】上，单击鼠标。
　　③账套主管用户可在界面中的会计年度栏目选择要清空的年度账的年度，单击【确定】按钮，表示确认。这时，为保险起见，系统还将弹出一窗口，要求用户进行再度确认。如果想放弃，则直接单击【放弃】按钮。确认后系统弹出窗口，进行清空年度数据操作。
　　④年度数据清空后，系统弹出确认窗口。单击【确认】按钮，完成清空年度数据操作。
　　注意：
　　清空年度账数据一定要备份数据，然后再进行操作。清空年度账只是清空数据并不清除基础设置、档案的内容。
　　5.年度账删除
　　删除当前年度账后.其他年度账依然可以使用。
　　操作步骤：
　　①以账套主管身份注册，进入“系统管理”界面。然后，单击【年度账】的下级菜单【输出】进入输出年度账的功能。
　　⑦系统弹出输出年度数据界面，在“选择年度”处列示出需要输出的当前注册账套年度账的年份(为不可修改项)，同时，选中“删除当前输出年度”选项，单击【确认】。此时，系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径(此处系统只可以选择本地的磁盘路径，例如.c：\baekup下，等等)。完成后系统请您确认是否删除当前输出的年度账，确认后完成删除操作。取请则系统放弃删除操作。
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