是职责分离控制。应付账款确认和记录相关的部门一般有责任核查购置的财产,并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录;在收到供应商发票时,应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订购单上的有关资料核对,还应与验收单上的资料进行比较等。
职责分离是企业各业务部门及业务操作人员之间责任和权限的相互分离机制。基本要求是,业务活动的核准、记录、经办及财物的保管应当尽可能做到相互独立,分别由专人负责,如果不能做到完全分离,也必须通过其他适当的控制程序来弥补。
应当严格分离的职责,主要包括现金、有价证券和重要空白凭证的保管与账务处理、贷款的审查与核准发放、会计与出纳、印鉴管理与密押管理、资金交易业务的前台交易与后台结算、损失的确认与核销等。
首先是会计电算化使用部门与业务部门的职责相分离(业务部门指产生原始数据的部门或人员),尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,其次是财务部门电算化岗位内部的职责分离。通过进行内部职责分工,以补救不相容职能集中化的不足。
例如在手工会计信息系统中其岗位设置一般为会计主管、出纳、稽核、会计核算各岗等基本会计工作岗位。会计信息管理人员负责日常成本核算工作,资产管理人员负责工程及固定资产管理,资金管理人员负责资金的筹集,预算管理人员负责各项资金预算、成本预算以及工程预决算等,会计主管人员负责各项经济业务的合规、合法性审核,出纳人员负责资金的结算,以上各岗位按照会计制度规定实行不相容岗位分离。
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