按照备用金的用途做记账凭证。从银行提取备用金，使用取款单做为原始凭证（月末打完银行回执单之后，将银行付款单也附加在凭证后），做以下分录：借：库存现金贷：银行存款--XX银行。
拿到备用金做收款凭证或领款单。工资写付款凭证，后附工资表，表上要有领款人签名
现金收进来要写收款凭证阿，不然你的余额和库存怎么对上呢？不管收付都要做单子。超市或商场或其他地方买东西，要开发票以及明细单，就是每个商品买了多少个花了多少钱，也就是购物小票一类的东西，如果发票上同时注明了数量和金额，只要发票就可以。必须要有发票，没有发票不能入账，否则税务查账的时候比较难办。物管和水电记在管理费用，但是按理说这个不归出纳管，你只要付钱做单子就好，单子上现金的对应科目空着，交给总公司的会计做，除现金以外的科目都是会计的事，出纳无权处理。 食品一类的不是办公用品阿呵呵，这些科目你不用管，交给会计，你管现金就好。另外一定要有收款凭证阿，你们不能只付不收阿呵呵，没有的话去文具店买，都有的。领备用金算收款，要记收款凭证或通用的记账凭证，付款凭证不可以。
初学者在编制会计分录时，可以按以下步骤进行：
第一：涉及的账户，分析经济业务涉及到哪些账户发生变化；
第二：账户的性质，分析涉及的这些账户的性质，即它们各属于什么会计要素，位于会计等式的左边还是右边；
第三：增减变化情况，分析确定这些账户是增加了还是减少了，增减金额是多少；
第四：记账方向，根据账户的性质及其增减变化情况，确定分别记入账户的借方或贷方； 第五：根据会计分录的格式要求，编制完整的会计分录。
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