记账是为了将凭证进行汇总，生成所有帐表。（当然也可以通过未记账凭证来查），只是为了起到一个流程的作用，因为有的企业总账会计、固定资产会计、成本会计等，相关凭证有可能是他们做，如固定资产凭证由固定资产会计做。总账会计负责记账后，每张凭证下面的记账处会显示记账员的名字。表示总账会计已经审阅过该凭证。 1、有借必有贷，借贷必相等，借方和贷方金额要保持一致，收入多少就要有相应的支出。
2、7万说明已经付了7万银行存款给监理公司。应付款做贷方，说明是有3万的款还没有付给监理公司，先挂账，等后期支付，便于查账。
3、这样做是因为付款时不会全额付款，先付一部分，余额后期支付，挂监理公司往来，平时不可能只和一家公司来往，其他业务来往公司也有未付的款，所以都做到应付款设置不同的单位，便于平时查账。
任何财务软件其根本其实就是“记录”，“计算”的功能，它的用途简单的说就是准确快速的反映出财务数据，任何的原始凭证的处理跟手工账基本一致。如果先做了手工凭证，然后按照手工凭证输进软件，专业上这叫前台处理。如果直接在财务软件上做凭证，再打印出来和原始凭证装订，这叫后台处理。熟练的会计，一般多采用后台处理方式。 任何操作方式，在月底时都要将来财务报表打印出来与各财务资料装订保存，总账，明细账不需要保存，只要定期做好电子账套的备份即可。一般查询数据只要在软件上查询。
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