为了进一步规范我局文书档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》，《国家档案局第8号令》结合公司文件材料形成的实际情况，制定本办法。
 
　　一、文书档案是指本局各科室，在各项工作和活动过程中形成的文件材料。
 
　　二、文书档案的归档范围和保管期限
 
　　（一）文书档案归档范围包括本局在履行职能工作中形成的文书资料（纸质文件材料）。主要包括：请示、批复、报告、决议、通知、协议、协定、合同、备忘录、记录、纪要、预案、计划、总结、报表、会议材料等。具体归档范围见《西安经济技术开发区国家税务局文书档案归档范围》；
 
　　（二）文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为（长期）30年、（短期）10年。具体保管期限见《西安经济技术开发区国家税务局文书档案保管期限表》。
 
　　三、文书档案的收集、整理和归档
 
　　（一）收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理质量，是充分发挥档案作用的保证；
 
　　（二）档案室负责收集、保管各部门形成的文件材料，保证归档文件的齐全和完整，对外出学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，档案员应加强收集和管理，通过登记会议通知和参会人员的方法，及时查收带回的文件材料。外出参会人员应主动将带回的文件材料交档案室保管；
 
　　（三）文书档案以“件”为单位进行整理归档。以每份文件为一件，文件正本与定稿（如无修改可不归）为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（或一本）为一件，来文与复文为一件；
 
　　（四）件内文件排列顺序一般为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。会议文件材料的排列顺序一般为：议程安排、主报告、会议材料、会议纪要、会议简报、会议通知及其他与会议有关的文件资料。统计报表等成套性文件按文件形成时间进行排列；
 
　　（五）装订文件时，采用左侧装订的文件，应将左、下侧对齐。装订所用的材料，应符合档案保护的要求。永久件应使用不锈钢质材料装订，定期件用普通材料装订即可；
 
　　（六）文书档案的排列应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在同一保管期限内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列；
 
　　（七）归档文件应依分类和排列顺序逐件编号。在文件首页的右上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构；
 
　　（八）归档文件应依据分类大纲和编号方案按顺序编件号，编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目；
 
　　（九）文书档案应于次年6月底前归档完毕。档案形成部门在归档时，应同时移交一份纸质和电子形式的归档文件目录。档案管理部门在接收文书档案时，应根据归档文件目录认真检查，履行交接手续。对不符合归档要求的文件材料应退回重新整理，符合要求后准予归档。
 
　　四、文书档案的保管和利用
 
　　（一）将归档文件按件号顺序装入档案盒。档案盒应采用无酸纸制作，由陕西省档案局或西安市档案局监制；
 
　　（二）填写备考表，置于盒内文件之后。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期；
 
　　（三）填写档案盒盒脊。档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号等项；
 
　　（四）文书档案采用保管期限——年度——机构的分类方法。分类应当保持前后一致，具有稳定性；
 
　　（五）文书档案应按照排列顺序上架，档案柜（架）应编号，注明存放文书档案的保管期限、年度；
 
　　（六）归档文件目录应装订成册编制封面。归档文件目录封面设置单位名称、年度、保管期限、机构、起止件号等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称；
 
　　（七）文书档案与其他档案分别存放，档案库房应配备必要的设备，采取预防和保护措施，避免一切可能损坏档案的自然的、人为的不利因素，确保档案的完整与安全。库房管理按照《档案库房管理规定》规定执行；
 
　　（八）文书档案的保密、统计工作按照《档案保密规定》、《档案统计规定》执行；
 
　　（九）按照《档案鉴定销毁规定》，组织文书档案的鉴定、销毁工作。并按照同级档案馆的要求移交档案。
 
　　五、本办法由办公室负责解释并监督执行。

 
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