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财务共享服务的运营之道

来源： 高顿网校 2014-09-03
　　今天，财务共享服务模式已经走进了诸多国内企业，由于其高效、规模化的会计运营作业处理，被称之为“会计工厂”。那么在会计工厂中，财务共享服务中心基于怎样的运营模式来实现卓越运营呢?运营模式本身并非虚幻的概念，它是由组织、人员、系统、流程、运营管理、客户服务等多个方面构成的。卓越财务共享服务，能够有机地将以上方面的创新及领先实践融合在一起，从而形成具有自身特色的运营模式。
　　信息系统至关重要
　　财务共享服务中心的成功运行，信息系统起到的作用至关重要，因此一个财务共享服务中心建设的起点并不是从方案开始，而是在其建立财务信息系统时就已为后续工作奠定了基础。
　　通常ERP的总账、应收、应付、资产等模块会成为财务共享服务的核心业务平台，这些系统往往在建立财务共享服务中心前已建设完毕。早期版本的ERP系统，并没有充分关注财务共享所带来的跨核算主体作业的情况，这使得相应的作业平台难以达到理想的效率。因此，更多业务在ERP的外围核算系统中实现。较为常见的外围辅助系统包括电子报账、票据影像和资金管理系统。
　　电子报账系统和票据影像系统的结合，使得无纸化处理成为现实。依托票据影像系统，实物票据能够使用高速扫描仪进行批量扫描，自动分组上传，并进行票据影像流转过程的绩效分析，辅助财务共享服务中心进行组织和人员的绩效管理。
　　资金管理系统的建设使得资金的收付实现自动化的处理，在收付环节依托银企互联，能够高效地解决银企对账问题。
　　在财务共享服务建设项目中，需要有一个对信息系统进行诊断和优化的过程。基于未来信息系统架构的规划，评估当前系统的适应程度，在正式启动试点前应完成信息系统配套的改造工作。
　　信息系统的规划应当充分考虑财务与业务系统之间的接口关系。往往这些接口关系背后隐藏的是潜在的流程风险。在一些案例中，由于财务与业务系统接口的自动化程度不足，导致其最终不得不使用大量的手工作业来进行接口间的业务衔接。
　　优化业务流程
　　经常能够看到纳入财务共享服务中心的业务流程包括：应收账款以及与其相关的应收账款核销、发票管理流程;应付账款及与其相关的付款申请流程;费用报销流程、资产核算流程、薪酬、现金结算、票据管理、会计档案管理、总账、会计报告、税务报告、信用管理等内容。一些企业在此基础上会有更大的业务范围拓展，如供应商的信息管理、采购、销售合同的信息录入、公司员工信用卡的管理、商旅订单处理等。
　　财务共享服务中心的流程需要重点解决财务从面对面提供服务转变为异地服务的影响。在分散模式下，业务人员能够在分支机构当地找到财务人员提供面对面的服务，而建立财务共享服务中心后，这种服务转变为跨越机构的异地服务。业务人员会感受到服务水平的落差和业务处理速度的降低。
　　为了解决上述问题，财务共享服务中心的流程需要依托费用报销系统和票据影像系统，实现高效快捷的远程异地业务处理，并通过流程优化和运营绩效管理提高流程效率，改善业务部门的满意度。
　　此外，财务共享服务中心内部的流程管理也应当建立起长效的机制。首先建立起完善的流程文档体系，使得所有运营作业有流程可依，但同时也要小心将流程文档束之高阁，长期不进行优化更新。财务共享服务中心流程优化是需要持续进行的一项工作。
　　通常情况下，可以将这种优化形成版本化的机制，在版本开始时搜集、评估并确立优化项目，交由项目经理在版本中进行优化实施，最终在版本关闭时进行项目回顾。基于月度或季度的版本优化会议将高效地提升流程管理能力。
　　为企业创造价值
　　卓越财务共享服务中心的成功依赖于其运营模式的先进性，并最终为企业创造价值。
　　推动财务转型。强化分支机构财务人员业务财务、专业财务和共享服务职能划分与定位，能推动企业财务队伍的转型。通过作业上收释放机构财务人力，强化机构财务管理工作，提升机构财务人员资源配置、业务决策支持和风险管控能力，有利于助推业务发展，提升公司价值。
　　提高会计运营。标准化、流程化的运营管理模式能够在一定程度上提升会计运营效率，从而实现成本节约;电子影像化会计档案能够实现异地审计，缩短异地审计时长，降低审计费用投入;加强系统的自动化处理能力，实现系统间接口，使得大量手工作业转换为系统的自动处理，提高了作业效率和质量。
　　减少资金沉淀。通过资金管理模式的优化，加强了资金的集中化管理，有效减少资金沉淀，降低资金成本。
　　控制业务风险。通过业务的共享处理，降低了总分支机构之间信息不对称带来的潜在业务风险;提升了会计核算质量，从信息生成的源头加强了风险控制，提高了数据和报表的信息质量。

 
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