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2014年会计档案管理刮起一股“绿色之风”

来源： 高顿网校 2014-10-08
　　高顿网校小编在2014年10月8日上午11点59分为您整理了一则财经会计指南：2014年会计档案管理刮起一股“绿色之风”
　　如今，厚厚的纸质会计账本已经成为企业的一种“负担”。
　　比如，随着保险业的迅速发展，各类单证档案尤其是会计档案急剧增加，中国人民财产保险股份有限公司(下称“中国人保财险”)共享服务中心综合部副处长谢巍就切实感受到了来自账本自身的成本压力。
　　日前，借财政部、国家档案局等部门交流会计档案电子化管理试点经验并准备扩大试点之机，中国人保财险毅然决然地递交了试点申请，以期搭上会计界正在掀起的“绿色档案”风潮。
　　不得不重视的账本成本
　　谢巍的担心是现实的，她对会计档案电子化管理试点工作充满希冀。
　　“以我公司情况来看，会计账簿实行电子化管理后每年可节约纸张数千万张，相应的纸张成本、运输、仓储、打印、装订和人工成本可节约估计超过千万元。”谢巍做了如此计算。
　　如果进一步简化银行回单、保费发票联次等，可节约的成本将大增。谢巍进一步计算分析，2012年，中国人保财险的资金支出笔数超过3000万笔，发票使用数量超过7000万张，以此为计算依据，这方面的可节约成本初步估计超过千万元。
　　放大到整个保险行业，这一成本优势相当可观。
　　近年来，我国保险业整体业务规模急速增长，2012年财产险业保费达到5330亿元，各类单证档案尤其是会计档案急剧增加，消耗了大量资源。从保险行业总体来讲，仅每年的保单数量就是以十亿级为基数的，承保、理赔和财务单证总量也相当可观。
　　“随着信息技术水平的迅速提升，大量业务、财务单证逐步具备简化的条件，会计档案电子化管理工作如果延伸至整个行业，将获得很高的直接经济效益。”谢巍说。
　　同样正在积极申请会计档案电子化管理试点的企业是西门子(中国)有限公司。该公司全球共享服务事业部财务与会计经理刘鹤峰介绍，现阶段西门子集团的会计凭证(记账凭证)都是通过独立完善的会计电算化系统(SAP)进行核算，并且可以输出保存不可更改格式的电子文档，在原始凭证和电子会计记账凭证之间建立有效的关联关系，同时集团具有完善的档案管理规定、明确的责任和监督机制。
　　“集团认为自身已经具备会计凭证电子存档的条件和能力，希望就集团的自制会计凭证(在SAP系统中生成并保存的记账凭证)实现电子存档，原有外部第三方纸质凭证仍然采用物理存档。”刘鹤峰说。
　　对于各类企业的积极申请，财政部会计司有关负责人坦言，开展会计档案电子化管理工作符合我国“十二五”规划提出的“树立绿色、低碳发展理念，以节能减排位为重点，健全激励和约束机制，加快构建资源节约、环境友好的生产方式和消费模式”的政策要求。开展会计档案电子化管理工作，可以减少大量纸质凭证、账簿的打印、传递、整理和保管工作，能够促进企业节约资源，强化管理，提高效率。
　　“绿色档案”试点成效显著
　　作为试点公司之一，中国电信广东省分公司已初步形成以价值为导向的“绿色档案”管理模式，会计档案电子化管理每年带来直接效益约1000万元。这是已开展试点企业尝到的“甜头”，也是众多企业翘首以盼的好事。
　　从2010年年底开始，财政部会同国家档案局陆续赴相关中央企业、地方企业、行政事业单位进行调研，考虑到中国电信、中国联通等在内的一些大型企业较早启动了信息化项目建设，并且依托先进的技术优势，积极探索会计档案电子化管理的有效模式，两部门于2012年最终选择了中国电信广东省分公司和中国联通两家企业率先开展试点。
　　作为资产总额超过5700亿元的中央特大型企业，中国联通在全集团范围内推行了会计档案电子化试点工作。试点前，中国联通各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难，移交迟，检索难、统计繁，纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财力的资源消耗。
　　据中国联通集团财务部有关负责人介绍，目前，中国联通已实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和部分银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿。
　　推进会计档案电子化给中国联通带来了良好的经济效益和社会效益。一方面，其支撑了中国联通会计全业务流程的电子化，真正实现会计工作无纸化办公，提高了财务服务效率，促进了财务信息化的深入应用;另一方面，实现会计档案电子化后，企业减少了大量纸张成本，降低了企业能耗及IT耗材支出，节约了人员及库房成本。
　　“仅以会计凭证为例，2013年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3以上。”上述中国联通财务部负责人表示，会计档案电子化大大促进了企业节能减排工作，加快了中国联通向资源节约型、环境友好型企业转型步伐。
　　试点开展以来，中国电信广东省分公司也已实现电子凭证、电子账簿、电子回单及配套电子化应用，建立了电子会计档案管理制度和安全管理体系。
　　中国电信广东分公司财务共享中心总经理李少武介绍说，会计档案电子化管理试点工作成果显著，一个重要方面是为公司节约了有形资源，可直接节约纸张、打印耗材及后续处理人力成本;按纸质档案保管15年计算，可为公司节省保管场地1800平方米以上，并节省纸质档案管理的相关配套投资和维护管理成本。
　　另外，李少武表示，会计档案电子化管理节约了劳动操作，减少了凭证打印、整理等环节约50%的工作量，减少了财务共享物料模块凭证及纸质银行回单整理的部分工作量。
　　“另外，会计档案电子化后，公司内部的大部分日常调阅查询需求均可通过电子调阅方式满足，减少了纸质档案出库量，降低公司档案调阅的日常运营成本。”李少武说。
　　来源：中国会计报

 
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