电算化会计信息系统的内部控制来源：《现代企业》2008年第2期作者：李潆进日期：2008-06-25字号[ 大 中 小 ] 　　由于会计信息系统本身数据处理的集中化与自动化、数据存储的磁性化等特点，传统的手工会计系统中的严格凭证制度逐渐减少或消失，分工功能逐渐被归并，会计信息系统可以自动授权、批准，会计信息系统的信息容易丢失、被盗窃和被篡改，此外，电、磁介质存贮数据缺乏证据力。面对信息技术迅猛发展的新形势，手工会计系统中的内部控制受到了越来越大的冲击，研究会计信息系统的内部控制就显得很有必要了。本文拟对会计信息系统的内部控制有关理论问题进行探讨，继而提出一些建议。　　一、会计信息系统的内部控制概念及分类　　确定会计信息系统的内部控制概念，首先需要弄清内部控制的主体、客体和目的。内部控制产生于企业管理的需要，存在于企业生产经营活动之中，是企业内部管理的一个重要组成部分，这就决定了内部控制的主体只能是企业的管理者。内部控制的客体是企业的生产经营活动，因为内部控制主要是对企业的生产经营活动所进行的控制。同时，内部控制的目的可以归纳为以下几点：（1）保护资产的完整性；（2）保证会计信息的准确性；（3）提高经营效率；（4）确保既定的经营方针与目标的实现。在会计信息系统中，内部控制的基本目标与传统的手工会计系统没有发生变化，但内部控制的方法和技术却发生了很大的变化。　　会计信息系统的内部控制一般可分为两类，即一般控制和应用控制，目的在于预防、发现和纠正系统所产生的错误、舞弊和故障，使系统能正常进行，并提供及时、可靠的会计信息。一般控制是指对会计信息系统的研制开发、组织、鉴定、应用环境等方面进行的控制。一般控制所采用的控制措施普遍适用于某一单位的会计和其他管理系统，也为每一个应用系统提供了环境。一般控制的强弱，直接影响到每项计算机应用的成败，可以说，一般控制是应用控制的基础。一般控制主要包括以下几方面的内部控制：组织控制、系统开发和操作控制、系统文书控制、系统工作环境控制、其他一般控制。应用控制则指对会计信息系统中具体的数据处理功能的控制。应用控制具有特殊性，不同的应用系统有不同的处理方式、处理环节，因而有不同的控制问题和控制要求。但是，一般说来，会计信息系统的应用控制包括以下几项：会计数据的输入控制、处理控制、输出控制。　　二、会计信息系统的内部控制特征　　1.控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合。手工系统中，所有的控制手段一般都是手工控制。而会计信息系统的内部控制，除包括许多规章制度外，还包括不少以程序的形式建立在计算机系统中的控制。例如，会计凭证输入后，计算机可以自动检查会计科目的编码是否合法，凭证编号是否重复，输入数据是否正确，借贷双方是否平衡等这些都是以程序的形式建立在系统中的控制。当然，由于电算化程度的不同，程序化控制的数量也会有所不同。一般来说，电算化程度越高，采用的程序化控制也要求越多。会计信息系统中手工控制与各类程序化控制相结合的特点，反映了会计信息系统控制技术的复杂性。　　2.控制的范围扩大，控制的要求更为严格。由于会计信息系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同，以及会计信息系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制，数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等等。此外，会计信息系统数据处理比手工会计系统具有更大的风险，要求更为严格。例如，需要重新划分各种不相容的职务，管理和保护各种机器设备、机房设施以及为数众多的计算机程序的文件，否则，就会造成比手工会计系统更大的危害。　　3.系统开发阶段的控制是其他控制有效发挥作用的前提。开发会计信息系统的成本是非常高的，如果设计出来的系统不能满足用户的要求或设计存在错误，那么，即使以后的各项控制措施是严密完善的，也会给单位带来巨大的损失，而且一旦系统投入使用，要修改将是非常困难并要耗费巨额成本的。因此，系统开发阶段必须实行强有力的控制，及时发现和修正错误，并在系统建立必要的程序控制。进行有效的可行性研究，以保证开发出来的系统有可靠性、安全性和带来更好的经济效益。　　4.控制的重点转向电子数据处理部门。在手工会计系统中，每一项经济业务活动都可划分为授权、经办、核准、执行、记录和复核等步骤，并把这些步骤分别交给不同的部门或人员来办理。但在会计信息系统中，数据的处理、存贮集中于电子数据处理部门，其它一些职能部门往往只负责原始数据的生成、审核、编码以及分析处理计算机输出的报告。原始数据从输入计算机到记账、报表输出都由计算机自动处理，全部的责任与数据都高度集中于电子数据处理部门。因此，电子数据处理部门应是控制的重点。　　三、建立和完善会计信息系统的内部控制应采取的措施　　由于会计信息系统条件下的内部控制的特殊性，加强其建设较之手工系统更为迫切。笔者认为，在建立和完善会计信息系统的内部控制过程中必须重视人与内部控制的关系，在“以人为本”原则的基础上，提高人的自觉性和专业技术能力。此外，借助外部审计人员的技术人才资源及国家的宏观管理来建立和完善会计信息系统的内部控制制度在我国具有很大的现实意义。　　1.必须把规范企业的内部控制制度与人本管理相结合起来。计算机作为一种现代化工具给我们带来了效率，同时也对人的主观意识提出了更高的要求，会计信息系统的内部控制的有效实施在很大程度上取决于人的主观意识。规范企业的内部控制是一种预防性措施，在一定程度上能够减少一些舞弊行为，但其本身有很大的局限性，如无法保证企业成员（包括管理层自身和一般成员）遵守职业道德。此外，由于成本效益因素，有些部门少量存在甚至根本不存在内部控制。即使存在大量的内部控制制度，但有时会抑制企业成员的积极性和创造性，从而不利于企业经济效益的提高。要从根本上解决这些问题，关键要从人的思想根源来寻找，提高企业的人本管理水平。人本管理是以人为中心的管理，提倡职工是企业的主体，职工参与是有效管理的关键，其中建立共同的价值取向是人本管理中的重要组成部分。价值取向是指组织中的全体成员应服从于共同的目标，向共同的目标努力和奋斗，而这种对目标的认同和奋斗的动力来自于共同的认识。因此，我们的管理者有一个紧迫的任务，就是要建立组织共同的价值取向，提倡企业加强人本管理建设，把当前企业的人本管理水平与内部控制联系起来，使内部控制趋于*3状态，这比任何制度、规则、程序、标准都有效。建立一套制度、程序并不难，但如果各个成员的价值取向不一致，对这些制度、程序、标准的执行总是被动、无奈甚至敷衍。　　2.加强会计信息系统知识教育，提高会计人员素质。由于科技的迅猛发展，人的知识也需要不断更新。用电脑代替了手工记账，内部控制不可避免地要发生变化。要加强内部控制，光有人的主观意识和愿望是不够的。人们可能会由于对电脑的陌生，不知道该如何去控制，为什么要设立这样或那样的控制措施，在这种情况下，无论设立或是执行内部控制制度，必定是不健全、不得力、不得法的。要能有效地加强会计信息系统的内部控制，必须加强有关会计信息系统知识的教育，让人们了解系统的特点与风险，才知道在何处、何时需要何种控制；只有了解了系统的目标，才能不仅建立恰当的控制，而且执行起来不会马虎。所以，只有综合提高会计人员素质，才能较好地解决会计信息系统的内部控制问题。　　3.建立会计软件的审计接口，便以充分利用审计人员来加强内部控制管理。在我国现阶段，会计信息系统方面人才较缺，企业内部在短期内拥有一批既懂内部控制又懂计算机的人才难以实现。而随着计算机审计在我国的不断发展，会计师事务所迫切需求并将很快拥有一批既懂会计又懂计算机的复合型人才及计算机专家队伍。促进和发展中国的计算机审计，在会计软件与审计软件之间建立严密的接口，使会计系统的数据快速流畅地通过接口通道进入审计系统，极大地提高了审计效率、降低了审计成本的同时使企业管理当局能充分利用会计师事务所的人力资源来加强内部控制管理。　　4.政府部门应加强会计信息系统的内部控制规范工作。长期以来，我国习惯于在制度指导下进行相关的经济管理运作，站在全局的角度统一和规范企业会计信息系统的内部控制制度，使企业有章可循可谓符合我国的国情。当前我国内部控制目标可以概括为两点：一是合规经营，具体而言，就是保证企业依法组织经营活动，保证会计信息真实可靠，确保财产安全；二是效益性，即保证企业管理政策的贯彻实施和效益目标的实现。从上述对内部控制目标的归纳不难看出，内部控制体系的建设不只是企业自身的事情，它有着广泛的社会性。值得一提的是，实行信息系统的企业并不能单纯地依赖于政府制定的有关内部控制规范，而应与企业的具体实际结合起来建立自身会计信息系统的内部控制制度。合规经营是内部控制的基本目标，效益性是在合规经营基础上的升华，企业在建立内部控制时必须先立足于合规经营来建立内部控制制度，做到财产管理制度健全、会计信息真实；在此基础上，逐步按效益性要求建立内部控制框架。　　作者单位：佛山市高明区公路局