刍议会计电算化与内部控制来源：中国会计网作者：曹颖 刘太英 张红宇日期：2008-02-25字号[ 大 中 小 ]　计算机技术在会计领域的广泛应用，给会计信息处理方式带来了深刻的变化，使其更为及时、准确和高效。但由于各种因素的影响，财务数据的安全性和准确性有可能会受到很大的威胁。为此，研究内部控制工作中存在的问题及解决对策，加强会计电算化的内部控制工作，是保证会计电算化系统的安全、正常运行的必要工作。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一、系统开发的内部控制　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　系统开发能否成功，计算机技术的运用是否得当，开发出的系统是否具有一定的可扩展性，是否能够适应在企业未来发展的需要，以及开发过程是否会引入一些错误的、甚至是具有舞弊动机的程序等，是会计电算化系统开发和使用过程中所面临的主要问题。要防止这类问题发生，就必须在会计电算化系统开发时建立一套严格的控制机制：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1、应订立一个全面、完整的开发计划，其内容主要包括目标、系统的整体结构、开发方面的组织结构和管理体制以及人员培训与配置等。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2、系统在正式投入运行之前，应经过充分的测试，办理合法的审批手续。同时，在系统开发、测试和审批的过程中还应保留完整的文档资料。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二、数据输入、输出的内部控制　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　计算机处理结果的准确性和可靠性的基础是输入数据的正确、完整和合法性。但在数据输入过程中，经常可能出现这样一些问题：其一，送交计算机处理的数据不真实、不完整；其二，在将待处理数据变为机器可读形式的转换过程中发生错误、重复、遗漏或非法变动等；其三，错误的原始数据未作及时更正，或虽已更正但并未重新输入。为了防止上述错误的发生，往往需要对应用系统采取适当的输入控制。控制方式既可利用一组数据的勾稽关系进行校正，又可利用校验码检错，还可利用双重输入，比较两次输入内容的差异，也可采用复核鉴定法，记账凭证输入和审核分别由两名操作员完成。不能直接进入数据库或文件调整、修改数据，只能利用系统提供的修改功能。另一方面，在数据输出环节可能出现的错误主要有：一是送给用户的输出资料不正确或不完整；二是报表送给无权授受单位或个人。为了防止上述输出错误的发生，输出时应尽量按照用户的要求设计统一的输出格式、输出方式及内容，以检查其正确性、完整性和合理性；此外，对输出数据要留有审计线索，打印日期由计算机时钟决定，通信线路传送数据要加密，输出内容要经有关人员复核盖章，以保证输出数据的完整和正确。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　三、数据存贮的内部控制　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　会计电算化系统中的会计信息缺乏证据能力及安全性能，为了防止上述问题的出现，可通过以下措施加以控制：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1、接触控制。为了防止各种存贮磁性介质遭到破坏，必须实行接触控制，即把对数据存储介质的接触仅限定于有关的会计电算化工作人员。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2、环境控制。由于会计电算化系统中的各种存贮介质受环境因素的影响很大，因而须将其保存在能防高温、防潮、防霉和抗强磁场干扰等环境中。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3、后备控制。为在系统遭到破坏后能够迅速恢复，应尽量将有关数据文件等以“祖-父-子”的形式保存在安全的地方；配备一定的备用设备，如备用电源等。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　四、软硬件系统使用的内部控制　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　在实际工作中，经常出现数据和文件遭病毒破坏甚至硬件或软件系统瘫痪等情况。针对上述问题，会计电算化系统应采取的内部控制应做到以下几点：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1、系统开发中对各类资源的合理配置和安排。其目的在于避免各类软件之间的冲突，也可减少不必要的重复和浪费。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2、应定期维护与检测系统，以防系统中的控制机制被篡改。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3、规范上机操作，建立一套健全的环境安全控制制度。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　五、网络系统的内部控制　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　随着社会进入网络时代，网络在会计工作中渗透着不可忽视的作用，因此也存在着许多隐患，如：多台工作站同时记账，大量不同的会计业务勾联在一起等造成会计核算的混乱。为控制上述问题，可在网络中采用以下控制措施：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1、开通网络共享数据库业务。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2、进行网络环境下记账凭证录入的真实、合法性的控制。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　总之，发展会计电算化，是实现会计工作现代化及促进改革的重要保证。加强会计电算化的内部控制，有利于企业更好地组织会计工作，为企业决策提供准确、及时的会计信息，提高企业的经济效益。