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管理费用岗工作流程

来源： 高顿网校 2014-06-19
高顿网校友情提示：
　　（一）部门日常费用
　　审核原始凭证完整、合法、金额正确→审核并更正原始凭证按规范粘贴和折叠→审核审批手续是否完备→审核部门费用支出进度（如超季度计划除分管领导审批后，还须报总经理审批；如超年度计划额度，可拒绝报销）→编制记账凭证
　　借：管理费用——相关明细科目（部门专项）
　　贷：库存现金/银行存款/其他应收款 →涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核。
　　注：①非工资性费用支出须取得税务局监制的发票或收据，填写规范，大小写一致，无涂改痕迹，增值税票须严格遵守填写规范。
　　②保证凭证及附件左上角整齐，附件长宽折叠以记账凭证大小为度，不能带有订书钉。
　　③费用审核要点有：计划额度内费用须经部门负责人、分管领导、财务负责人审批；计划外费用须有总经理批示的报告；市内交通费、通讯费须经总经办登记；招聘费用须有人力资源部部长审核；差旅费须附审批后的行程安排表，招待费须附经审批的招待费用明细表。
　　（4）准确使用明细科目，正确选取专项。
　　（5）支取现金的凭证编制完毕，若遇出纳无现金时，应暂时保存记账凭证，待出纳取回现金时通知领款。
　　（6）报销人有前期欠款时，报销费用一律先冲抵欠款。
　　（二）资金付出
　　1.审核月度资金计划
　　每月28日根据年度费用计划、相关往来账及合同→ 审核管理部门下月资金使用计划→汇总资金计划→报财务部长审批
　　注：研究开发中心的合同执行费、行政事务部维修购置费、人力资源部大型培训费、财务部税款及利息支出、党群部群团活动费等预见性较强的专项费用，需在月度资金计划中报出。
　　2.审核付款及报账
　　（1）根据月度资金计划核查付款项目→审核“付款审批单”审批手续是否完备→登记资金计划→出纳岗付款
　　注：付款金额计划内10万元以下的，直接传出纳岗付款，计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。
　　（2）签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证（或附发票）→收受管理部门相关人员交来的发票→审核发票上的审批手续是否完备→审核银行票据存根上是否有领用或收款人签字→编制记账凭证
　　借：管理费用——相关明细科目
　　贷：银行存款                 →传主管岗复核
　　注：①付款时除预付款项或临时外出采购的外，须凭发票。
　　②款项付出后，督促支票一星期内报账，汇票两星期内报账。
　　（三）特殊费用核算
　　1.办公用品入库与领用
　　（1）入库：审核支票存根与发票对应→审核发票金额、数量是否与入库单一致→编制记账凭证
　　借：包装物及低值易耗品→办公用品库
　　贷：银行存款或库存现金→涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核
　　（2）领用：月末审核办公用品明细账→审核办公用品库传来的领用汇总表→编制办公用品领用凭证
　　借：管理费用/销售费用——办公用品（部门专项）
　　——清洁费
　　贷：包装物及低值易耗品——办公用品库　　　　　　→传主管岗复核
　　注：①办公用品由行政事务部按部门上报计划，控制统一购进，办理入库手续，由各部门按月领用。
　　②年末组织对办公用品进行盘点。
　　2.修理费
　　（1）汽车维修。
　　审核车队核算员传来的车辆运行费用→审核车队核算员辅助账并签章→编制记账凭证
　　借：管理费用——修理费—相关明细科目
　　贷：库存现金/银行存款　　→涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核
　　注：若已通过银行付出款项，应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。
　　（2）零星维修。
　　根据行政事务部传来的修理发票→审核发票是否注明修理项目及承担部门（如有承担部门，须部门负责人签字认可）→编制记账凭证
　　借：管理费用/制造费用——修理费——相关明细科目
　　贷：库存现金/银行存款→涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核
　　注：考虑到由行政事务统一组织的厂房设施维修，由行政事务部统一结算，故维修也可能涉及管理费用以外的制造费用等。
　　（3）维修物资。
　　①入库：审核支票存根与发票对应→审核发票金额、数量是否与入库单一致→编制记账凭证
　　借：工程物资——专用材料—维修材料
　　贷：银行存款或库存现金→涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核
　　②领用：每季度末审核维修物资明细账→审核仓库传来的领用汇总表→编制维修物资领用凭证
　　借：管理费用/制造费用——修理费（相关明细科目）
　　贷：工程物资——专用材料—维修材料→传主管岗复核
　　注：①维修物资指由行政事务部根据修理需要购入的木材等，供木工房零星领出应用。
　　②审核具体依据《工程维修物资核算管理办法》。
　　③年末组织对维修物资进行盘点。
　　3.研究开发费
　　审核产品开发中心传来的发票→编制记账凭证
　　借：管理费用——研究开发费
　　贷：库存现金/银行存款 →涉及现金的凭证传出纳岗，不涉及现金的凭证传主管岗复核
　　注：①若已通过银行付出款项，应将支票存根与出纳传来的付款审批单匹配。
　　②研究开发费包括产品开发中心购买检验实验工具器具（按固定资产管理的除外）、实验药材、实验费用、临床费用、中药品种保护费等。
　　4.无形资产摊销
　　月末摊销无形资产→编制记账凭证
　　借：管理费用——无形资产摊销
　　贷：无形资产　　　　　　　　　→传主管岗复核
　　注：无形资产按10年摊销，每月摊销金额=原值/（10*12）
　　（四）财务费用
　　签收出纳岗传递来的利息收入、利息支出、手续费结算单→登记资金计划→编制记账凭证
　　借：财务费用——相关明细科目
　　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　→传主管岗复核
　　注：根据利息支出时间、金额及时向出纳查询余额是否足够支付利息，提醒出纳及时划转资金保证付息。
　（五）贷款、还款
　　签收出纳传来的银行贷款上账凭证或还款凭证→登记贷款期限、还款日期、利率→编制记账凭证
　　注：①凭证摘要栏须注明贷款起止日期、利率。
　　②根据还款时间、金额编入财务部月度资金计划中，及时提醒财务部长安排还贷资金。
　　（六）其他应收款核算及管理
　　1.借款：审核是否还清前欠款→审核借款额度→登记还款时间→编制记账凭证
　　借：其他应收款
　　贷：库存现金　　　　　　　　→出纳岗
　　注：①前欠不清者，拒绝再借。
　　②摘要栏中须注明借款用途、还款日期。
　　2.还款：开具还款收据→传出纳岗收款→根据出纳岗收款签字后的收据第三联编制记账凭证
　　借：库存现金
　　贷：其他应收款　　　　　　→出纳岗
　　3.清理、催收：
　　（1）直接从借款人报销费用中扣还，并及时将欠款人名单通知其他岗位。
　　（2）月末倒数第2天清理各部门人员借款情况→编制“部门借款情况明细表”（列明借款人、借款金额、是否逾期）→下发各部门提醒借款人归还→截至5日到期仍有未还款者→编制“扣款明细表”（列明应扣款人、本月扣款金额）→通知工资福利岗从借款人工资中扣除（如涉及销售人员扣款，传递给销售会计予以扣款）
　　注：欠款逾期未还者，报销费用款一律先冲减欠款。
　　（七）管理性工作
　　1.每月10日根据部门费用计划额度出具费用通报，下发至各部门负责人，并提请超支或有超支迹象的部门注意。
　　2.每季度结束后15天出具费用分析报告，能为公司费用管理控制提出合理化建议。
　　3.参与制定和完善公司费用控制办法。
　　4.参与年度费用控制计划的制定。
　　5.及时清理催收其他应收款项。
　　6.参与制定和完善公司其他应收款管理办法。
　　7.定期、不定期审核办公用品库、工程物资库账簿，保持账实相符。
　　（八）工作要求
　　1.熟悉公司费用管理办法、财务制度、资金使用办法等相关制度。
　　2.了解财务部各岗位工作内容，做好与各岗位的衔接工作。
　　3.工作目标明确，责任心强，树立良好的部门形象。

 
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