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怎么样用电算化的方法编制主要财务报表？

来源：高顿网校 2014-04-21

　　资产负债表和利润表是主要会计报表，在实施电算化以后，通过财务软件来编制会计报表显得极为方便，然而在实际应用中，会计报表的编制却时常出现一些差错，笔者基于多年会计电算化课程的教学经验，拟就利用用友ERP-U850进行教学演示财务报表管理子系统时出现的问题进行探讨。

　　一、资产负债表编制出现的差错及原因分析

　　(一)利用资产负债表模板生成的报表，资产总计不等于负债及所有者权益总计

　　笔者在教学中经常发现一些学生编制的资产负债表出现不平衡现象，经过分析，造成报表不平衡的原因有以下几种。

　　1.有些该结转的账户未结转

　　比如损益类账户未结转到本年利润，或者制造费用未转到生产成本，那么损益类账户和制造费用账户的余额没有出现在资产负债表的任何一个项目中，自然造成了不平衡的现象。例如，在资产负债表日，其他业务收入有贷方余额800000元尚未结转至本年利润账户，假如没有其他特殊情况，此时资产负债表的借方(即资产合计)一定比资产负债表贷方(即负债及所有者权益合计)多出800000元。总之，在生成资产负债表之前，一是要确保所有损益类账户余额已全部结转至本年利润账户并且任何一个损益类账户均无余额;二是所有总账账户的余额都能填入资产负债表的某一对应项目中，只有这样，生成的资产负债表才可能是平衡的。

　　2.科目编码前后不一致

　　在电算化系统中科目编码非常重要，而且是计算机系统认识有关科目的*10标识，系统对数据进行处理时只认识编码，比如我们在基础设置中进行会计科目设置时长期待摊费用的编码为1301，而在资产负债中长期待摊费用项目期末金额的单元公式为：QM(1901，月，001)，那多这个期末数取数就会错误。

　　3.报表中单元公式错误

　　在用友ERP-U850中，存货项目的单元公式中没有“材料成本差异”这个账户，如果该单位是采用计划成本法来核算的，且“材料成本差异”又存在期初或期末余额的，那么存货项目的取数也会有错误;再比如如果未将生产成本账户包括在资产负债表中的存货中，当存在期末在产品时，也会使得报表的存货余额小于其实际余额，从而有可能造成资产负债表不平衡。

　　(二)应收账款项目、预收账款项目、应付账款项目、预付账款项目的单元公式定义不十分准确

　　按照有关企业会计制度规定，预收账款业务很少的企业，可以不设置“预收账款”科目，发生的预收账款，通过“应收账款”的贷方来反映。但在编制资产负债表的时候，必须把应收账款和预收账款分别反映。即应收账款项目反映应收账款相关明细科目的借方余额，预收账款项目反映应收账款相关明细科目的贷方余额。而在用友UFO报表中应收款项项目的单元公式是：

　　QM(1131，月，年)-QM(1141，月，年)

　　也就是没有考虑预收账款账户的余额情况。预收款项项目的单元公式是：

　　QM(2131，月，年)

　　也就是没有考虑应收账的明细账余额情况，这显然跟企业会计准则的规定有比较大的差距。

　　这个单元公式正确的定义方法为：(1)不设置预收账款科目的，而且应收账款科目设置明细科目的;(2)不设置预收账款科目的，而且应收账款科目设置为客户往来辅助核算。如果应收账款科目没有采用设置明细科目的形式，而是设置了客户往来辅助核算，那么就要取期末余额为借方的客户的汇总数作为应收账款的数据;(3)既设置“应收账款”又设置“预收账款”科目。如果企业同时开设“应收账款”科目和“预收账款”科目，则编制资产负债表时，应收账款应根据“应收账款”、“预收账款”科目的所属明细科目的期末借方余额计算填列，预收账款应根据“应收账款”、“预收账款”科目的所属明细科目的期末贷方余额计算填列。同样的道理，应付账款和预付账款的公式也可以用这种原则来编制。

　　(三)未分配利润项目的单元公式有待完善

　　以用友ERP-U850为例，在资产负债表中“未分配利润”项目期末数的公式为：

　　QM(“3131”，月，年，)+QM(“314115”，月，年，)

　　在实际操作中，如果本单位是采用表结法的，那么在非年末时“未分配利润”项目的取数结果为“本年利润”账户的余额及年初的未分配利润之和，在12月年末时，由于已经将“本年利润”账户余额转入“利润分配—未分配利润”账户，那么根据这个公式，12月份的期末数就取自于QM(“314115”，月，年，)，可是在账结法下，平时不将损益类账户转入“本年利润”的，也就是说“本年利润”的余额平时为零的，这个公式显然不能满足实际需要。另外，“未分配利润”期末数包括以前年度留存的利润或未弥补的亏损，以及本年形成的还未分配的利润，我们无法从报表中获得本年形成的累计利润数和上年留存利润数。

　　所以笔者建议，在“未分配利润”项目下面增加“本年利润”明细项目，按照本年利润余额填列，用来反映本年度所形成的还未分配的利润，再增加一个“年终分配后的利润”项目，用来反映通过年终分配还剩余多少未分配利润。

　　二、利润表编制出现的差错及原因分析

　　以“财务费用”项目为例，用友UFO报表中将其取数公式设置为：FS(5503，月，“借”，年)，按照这种方式设置，只有“财务费用”科目发生额全部为借方发生额时，才能保证利润表中“财务费用”项目的数据是正确的，当出现贷方发生额时，按上述公式取数的结果将是错误的。以票据贴现为例，当票据本身的利息大于票据的贴现息时，会计分录为：

　　借：银行存款11000

　　贷：应收票据10000

　　财务费用1000

　　按公式FS(5503，月，“借”，年)取数编制利润表时，“财务费用”项目的数值将比实际数多1000元。不仅“财务费用”项目存在这种问题，事实上，利润表中的其他项目也存在与“财务费用”项目相类似的现象。比如“管理费用”、“销售费用”等。在教学过程中，有同学将“销售费用”科目的性质不小心设置成了“收入”性质，那么在月末结转损益时“销售费用”就从借方从红字转出了，那么“销售费用”的借方发生额就为零也就不能生成利润表数据了。出现上述这些情况如何来解决呢?

　　(一)按相关科目的本期发生额进行取数，但损益类科目本期均按正方向进行结转

　　出现一些特殊的冲减业务需要进行反方向编制分录时，就采用红字冲销凭证的方法来处理，仍以上述票据贴现为例，按红字冲销方式编制记账凭证时，会计分录编制为：

　　借：应收票据-10000

　　财务费用-1000

　　贷：银行存款-11000

　　这样虽然解决了利润表编制的问题，但与现行会计制度规定存在一定的偏差，还是有些不符合会计制度要求。

　　(二)按相关科目的本期发生净额进行取数，但必须在期末结转前完成利润表的编制

　　对于收入类科目，净额是贷方发生额减去借方发生额，费用类科目的净额则为借方发生额减去贷方发生额。利润表“本月数”各项目根据相关会计科目的借贷方净发生额分析填列，仍以“财务费用”项目为例，取数公式定义为：

　　JE(“5503”，月，)或

　　FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“贷”，)

　　该公式从会计制度的角度理解没在什么错误，但从计算机数据处理的角度出发，还是存在一定的缺陷。按会计制度规定，“财务费用”的本期发生额要于期末结转到“本年利润”账户，期末结转业务在计算机系统中，也被看作是发生额。当企业完成期末结转后，按上述所定义的净发生额取数，“财务费用”项目的数据将是0，这显然与实际情况不符。所以按净发生额取数，则必须保证在期末结转前完成利润表的编制，才能保证其正确性。

　　(三)按相关科目的本期净发生额和本期净结转额两部分来进行取数

　　笔者在总结经验后对取数公式进行了修改，仍以“财务费用”项目为例，其取数公式可以设置为：

　　JE(“5503”，月，)+DFS(“5503“，“3131”，月，贷，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，) 或

　　FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“贷”，)+DFS(“5503”，“3131”，月，贷，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)

　　通过上述公式取数时，若未进行期末结转，则“财务费用”项目的数据只由“财务费用”的净发生额构成，即由JE(“5503”，月，)或FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“贷”，)生成;若已全部完成期末结转，则“财务费用”项目的数据只由“财务费用”的结转净额构成，DFS(“5503”，“3131”，月，贷，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)来生成;若存在部分结转时，“财务费用”项目的数据将由“财务费用”科目净发生额和“财务费用”科目净结转额两部分构成。

　　按照这种方式编制利润表，不需要考虑报表编制时间的限制，也不必考虑损益类科目如何入账、抵减事项如何处理的问题，只要确保各损益类科目已经确认入账，就都可以体现在利润表的相关项目中，也就不会影响利润表编制的正确性。

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