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如何用邮件、报告、提案来提高你的商业写作能力

来源：高顿网校 2015-02-11

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Carolyn O’Hara，曾任The Week与Foreign Policy 杂志编辑。

　　清晰的写作意味着清楚的思考， MIT斯隆管理学院管理沟通高级讲师卡拉?布莱克本(Kara Blackburn)说：“你可能想出了世界上所有的好主意，但如果不懂沟通，没有人会了解。”

　　幸运的是，每个人都有能力去提高沟通能力，《哈佛商学院商务写作提高指导》的作者布莱恩?加纳(Bryan Garner)说，有效写作不是与生俱来的能力，而是一种你可以培养的技巧。

　　以下是一些可以让你行文简洁、清晰、精准的建议：

　　写作原则

　　记：

　　计划好你要说什么，帮助你写作时更加直接高效。

　　节约用词，缩短篇幅，句句扣题。

　　避免行话和假大空词汇，力求清晰。

　　忌：

　　不要想一下子写出对你现在而言过于复杂的内容。其实，辅以练习每个人都会进步。

　　不要认为你的初稿就可以直接使用了。每篇文章都有修改空间。

　　不要埋没你的观点。越早表明主旨越好。

　　1动笔之前先动脑

　　在你拿出纸笔或者敲键盘之前，先想想你打算表达什么。很多人会犯的错误就是过早动笔，一边写一边整理思路，导致他们的文章结构不清、跳跃性强并且大量重复。”

　　试问自己：读完我写的邮件、策划或者报告，读者应该了解什么？如果无法立即得到答案，就退回去，再花点时间组织观点。

　　2直截了当

　　把你的要点直接放在前面。很多人发现他们在学校培养出来的写作习惯并不适用于商业社会。

　　开篇就简洁明了地表达主题，这既节省读者时间，也能在你展开叙述之前，有效加强你的观点。

　　在写大篇幅策划书和备忘录时，加纳建议，把核心问题和解决建议浓缩成150字以内的段落，写在首页开篇处。掌握总结问题的诀窍，因为，如果开篇不利，那你的总体行文质量都高不了。

　　3简洁清晰

　　一句话能说清的，不要用三句话来说。用批判的眼光看你的文章，确保每个词都用在刀刃上。

　　就英文来说，删掉不必要的词句。比如，可以说“consensus”的时候，就不要说“general consensus of opinion”

　　同时，也建议删除介词结构（比如point of view变成viewpoint），用名词结构代替分词（protected代替provided protection to），并且用意义更强的动词代替系动词（(indicates 比 is indicative of好)。

　　4避免行话和空话

　　商业写作充斥着专业性的术语和缩写词。虽然这些词有时候可以用来有效缩减篇幅，但它们更多地体现了懒惰和混乱的思考。过多堆砌行话会让读者感觉在坐飞机——或者根本不知道你在说什么。

　　术语并不能给文章加分，清晰和简洁是永恒的主题。避免使用假大空的词汇，人们经常错误地相信用华丽辞藻代替普通词汇是智慧的象征，其实不是这样的。

　　5写完读一读

　　把自己想象成读者来阅读。要点清晰吗？结构缜密吗？句子简洁吗？布莱克本建议大声读出所写，这会让瑕疵自己暴露：观点之间的跳跃性、句型的冗杂、某些枝节的过于详细……

　　不要害怕让你的同事或朋友帮你改文案。心态开放地接受他们的反馈，不要抵触。修改本身就是友谊的体现，这并不是攻击性行为。

　　6每天练一练

　　写作是一项技能，训练才能强化技能，你可以每天阅读写作水平高的材料，并且注意选词、句子结构和行文方式。

　　改变发生在写作和修改自己文章的过程中，并且这并非一蹴而就，花时间是值得的，因为好的作者在这项工作中自己会发生改变。

　　案例分析1：勇于分享

　　大卫·马克比刚开始在麦肯锡做管理咨询师的时候，就发现他在哈佛法学院锻炼出的写作风格不适合商业环境。“不符在于我表明观点的方式”，大卫说，“我被建议需要快速进入重点。”

　　在法律和学术写作中，“你需要先构造好一个案例，然后在结尾表达你的中心思想，”他说，“但是在商业写作中，*4把结论放在开篇。”

　　为了让他的写作更直接高效，大卫从几个资深的同事那里获得了过去的报告资料，尝试模仿他们写作风格中的要点。他也把自己写的重要邮件抄送给值得信任并且沟通能力极强的同事，向他们征求意见。

　　大卫把这些实践带入了他自己创立的私募股权公司，马克比集团（the McCombie Group）。“我把所有重要的信息都发给我的合伙人让他通读”，大卫说，并且他认为这么做比自己一个人修改文案更好。“我们讨论是否有更好的表达方式，如何更简洁明了。”

　　改善写作能力对大卫提高自己在业界的话语权有直接影响。他现在正在写一本关于私募股权公司商机市场的书The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

　　“即使我一开始就擅长商业写作，持之以恒地提高写作能力以精益求精是成功的关键，”大卫说。“你做得越多，写作对你而言越容易。”

　　案例分析2：精益求精

　　蒂姆?格落瓦在决定更上一层楼的时候已经是一名很成功的战略咨询师了。“我想成为一个思想[*{b}*]”，蒂姆说，“为此，我需要有自己的观点，并把它传达给公众。”

　　通俗易懂的专栏文章和调研报告是提高他职业声望的关键。他的写作能力已在同行中广受称赞，但他的多数经验还是植根于学术写作。所以，他开始看商业类出版物来学习行文风格，比如麦肯锡季刊，“我学习他们交流的方式”，蒂姆说，“并且努力让我自己的文章也变得直接。”

　　他也养成了写作时列提纲的习惯。在写报告和备忘录之前，他会先列好一个有三个中心论点的提纲。“什么都不做就开始写文章，然后让它天马行空地自己发展下去，”他说，“就像出门散步不知道终点在哪一样。”

　　蒂姆，现在已经是一家名为Bug Insights的市场分析公司的联合创始人了，他相信他曾做过的努力把他塑造成了一个更高效的交流者，“它过滤出了我真正想要的交流，当然，你必须有所投入。任何情况下，想掌握一项新技能，你就得钻研它。”

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