会计档案管理办法
档案管理:指对公司的会计档案进行管理。
管理目的:为加强公司的会计档案管理工作,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用,特制定本办法。
管理依据:根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》的有关规定执行范围:本办法适用于公司本部、金属贸易事业部,控股公司参照执行。
制度解释:公司财务管理部
4.1 归档范围
4.1.1公司的会计凭证;
4.1.2会计帐簿;
4.1.3会计报表、查帐报告、验资报告;
4.1.4会计文件、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件,如合同、章程、董事会议等各种会计资料。
4.2会计档案的保存
4.2.1财务部应有专人负责保存会计档案,定期将财务部归档的会计资料,按顺序立卷登记。
4.2.2会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类,具体和保管年限详见4.4。
4.2.3会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经部门经理审查,总经理批准,报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应由总经理工作部和财务部有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章。
4.3会计档案的借用
4.3.1财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。
4.3.2本公司各部门若因公需要查阅会计档案时,必须经本部门[*{a}*]批准证明,经财务经理同意,方能由档案管理人员接待查阅。
4.3.3外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经财务经理同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
4.3.4会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出室外复制时,必须经财务部经理批准,并限期归还。
4.4会计档案保管期限
4.4.1会计凭证类
4.4.1.1原始凭证、记帐凭证保管期限 15年
4.4.1.2银行存款余额调节表保管期限 3年
4.4.2会计帐簿类:
4.4.2.1日记帐保管期限 15年 其中:现金和银行存款日记帐 25年4.4.2.2明细帐、总帐、辅助帐保管期限 15年
4.4.2.3涉及外来和对私改造的会计帐簿保管期限 永久4.4.3会计报表类:
4.4.3.1主要财务指标报表保管期限 3年
4.4.3.2月、季度会报表保管期限 15年
4.4.3.3年度会计报表保管期限 永久
4.4.4其它类:
4.4.4.1.会计档案保管清册及销毁清册保管期限 25年4.4.4.2.财务成本计划保管期限 3年
4.4.4.3.主要财务会计文件、合同、协议保管期限 永久4.5会计档案借用的审批权限
4.5.1必须经使用部门[*{a}*]批准证明,经财务经理批准同意。
4.6管理流程
4.6.1会计档案借用流程
财务经理批准
见4.5.1
部门经理审核签字
档案需用人填写申请
见4.3.2
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