日记账的格式和登记方法

 
　　会计核算中常用的日记账是特种日记账。特种日记账可以汇总登记同一类经济业务事项，汇总金额可以记入分类账，减少记账工作，并有利于会计人员分工记账，提高工作效率。常见的特种日记账主要是库存现金日记账和银行存款日记账。
 
　　（一）库存现金日记账
 
　　库存现金日记账，是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，由出纳人员根据涉及现金收、付的记账凭证，按经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔进行登记。根据现金收入凭证和与现金有关的银行存款付款凭证登记现金收入，根据现金付款凭证登记现金支出；根据“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”的计算公式，逐日结出现金余额，并与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。库存现金日记账的格式有三栏式和多栏式两种。三栏式库存现金日记账的登记方法如下：
 
　　1.日期栏。根据记账凭证的日期登记。
 
　　2.凭证号码栏。登记入账的收、付款凭证的种类和编号。由于登记库存现金的日记账所依据的记账凭证主要是现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证，为简化登记工作，凭证号码往往简写为现收X X号、现付X X号等形式。
 
　　3.对方科目栏。登记现金收入、支出对应的科目，作用在于了解经济业务的来龙去脉。如从银行提取现金，其对方科目即为“银行存款”。
 
　　4.摘要栏。用以说明登记入账的经济业务的内容。要求文字简练，说明清楚。
 
　　5.收入、支出和结余栏。分别登记现金收付的实际金额和余额。每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与实有库存现金核对，即通常说的“日清”。如账款不符，应查明原因，并记录备案。月终，同样要计算现金收付和结存的合计数，并与实有库存现金核对相符，通常称为“月结”。
 
　　多栏式库存现金日记账是在三栏式库存现金日记账的基础上发展起来的。这种日记账的借方（收入）和贷方（支出）金额栏都按对方科目再分设专栏，也就是按收入的来源和支出的用途设专栏。月末结账时，可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检查财务收支计划的执行情况，其全月发生额还可以作为登记总账的依据。
 
　　如果借、贷两方对应的科目太多，多栏式库存现金日记账的账页就会过长，不便于保管和记账。因此，实际工作中，如果需要采用多栏式库存现金日记账，通常把现金收入业务和支出业务分设“库存现金收入日记账”和“库存现金支出日记账”两本账。其中，库存现金收入日记账按对应的贷方科目设置专栏，另设“支出合计”栏和“结余”栏；库存现金支出日记账则只按支出的对方科目设专栏，不设“收入合计”栏和“结余”栏。登记方法是：根据有关现金收入业务的记账凭证登记库存现金收入日记账，根据有关现金支出业务的记账凭证登记库存现金支出日记账。每日终了，根据库存现金支出日记账结出的支出合计数，一笔转入库存现金收入日记账的“支出合计”栏中，并结出当日余额填入“结余”栏，然后与库存现金实有数核对。
 
　　（二）银行存款日记账
 
　　银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿，应根据不同开户银行和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。银行存款日记账应由出纳人员根据审核无误的涉及银行存款收、付的记账凭证按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证登记银行存款收入栏，根据银行存款付款凭证登记支出栏，每日结出存款余额。
 
　　银行存款日记账的格式与库存现金日记账相同，可以采用三栏式，也可以采用多栏式。多栏式可以将收入和支出的核算在一本账上进行，也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”两本账。其格式和登记方法与“库存现金收入日记账”和“库存现金支出日记账”基本相同。三栏式银行存款日记账的格式。
 
　　登记方法如下：
 
　　1.日期栏。根据涉及银行存款收、付的记账凭证的日期登记。
 
　　2.凭证号码栏。登记入账的收、付款记账凭证的种类和编号，与库存现金日记账的登记方法相同。
 
　　3.对方科目栏。登记银行存款收入、支出所对应的科目，如开出支票一张支付购料款，其对方科目即为“原材料”或“在途物资”。
 
　　4.摘要栏。用以说明登记入账的经济业务的内容，文字要简练、概括。
 
　　5.收入、支出栏。登记银行存款实际收、付的金额。每日终了，应分别计算银行存款收入和支出的合计数，并结出余额；月终应结算出银行存款全月收入、支出的合计数，并结出月末余额，然后与开户银行对账。
 
　　在实际工作中，无论是设置三栏式还是多栏式，一般还应在银行存款日记账的适当位置增加一栏“结算凭证”，以便记账时表明每笔业务的结算凭证及编号，便于与银行核对账目。



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