一、会计档案的归档
　　
　　根据《会计档案管理办法》，各单位当年形成的会计档案，应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
　　
　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，应由财务会计部门编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。
　　
　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，一般不得拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
　　
　　二、会计档案的保管期限
　　
　　会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
　　
　　各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。各类会计档案的保管原则上应当按照表9-1和表9-2所列期限执行，表中会计保管期限为最低保管期限。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
　　
　　《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案的保管期限为最低保管期限，具体可以分为：
　　
　　1.需要永久保存的会计档案有：会计档案保管清册、会计档案销毁清册、年度财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。
　　
　　2.保管期限为25年的会计档案有：现金和银行存款日记账、税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。
　　
　　3.保管期限为15年的会计档案有：会计凭证类;总账、明细账、日记账(不包括现金和银行存款日记账)和辅助账簿;会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴、退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证。
　　
　　4.保管期限为10年的会计档案有：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设、拨贷款年报;税收会计报表(包括票证报表)。
　　
　　5.保管期限为5年的会计档案有：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年;银行存款余额调节表;银行对账单;财政总预算会计月、季度报表;行政单位和事业单位会计月、季度报表。
　　
　　6.保管期限为3年的会计档案有：月、季度财务报告;财政总预算会计旬报。
　　
　　表9-1、表9-2为《会计档案管理办法》规定的各类会计档案的保管期限。

 

序号　　 档案名称　　 保管期限　　 备注　　
一　　 会计凭证类　　 　　 　　
1　 原始凭证　　 15年　　 　　
2　 记账凭证　　 15年　　 　　
3　 汇总凭证　　 15年　　 　　
二　　 会计账簿类　　 　　 　　
4　 总账　　 15年　　 包括日记总账　　
5　 明细账　　 15年　　 　　
6　 日记账　　 15年　　 现金和银行存款日记账保管25年　　
7　 固定资产卡片　　 　　 固定资产报废清理后保管5年　　
8　 辅助账簿　　 15年　　 　　
三　　 财务会计报告类　　 　　 包括各级主管部门汇总财务报告　　
9　 月度、季度财务会计报告　　 3年　　 包括文字分析　　
10　 年度财务会计报告（决算）　　 永久　　 包括文字分析　　
四　　 其它类　　 　　 　　
11　 会计移交清册　　 15年　　 　　
12　 会计档案保管清册　　 永久　　 　　
13　 会计档案销毁清册　　 永久　　 　　
14　 银行存款余额调节表　　 5年　　 　　
15　 银行对账单　　 5年　　 　　

　　企业和其他组织会计档案保管期限表
　　
　　表9-2 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

档案名称　　 保管期限　　 备注　　 　　
财政　 行政单位　 税收会计　　
总预算　　 事业单位　　
一　　 会计凭证类　　 　　 　　 　　
1　 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证　　 10年　　 　　 10年　　 　　
2　 各收入机关编送的报表　　 10年　　 　　 　　 　　
3　 行政单位和事业单位的各种会计凭证　　 　　 15年　　 　　 包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表　　
4　 各种完税凭证和缴、退库凭证　　 　　 　　 15年　　 缴款书存根联在销号后保管2年　　
5　 财政总预算拨款凭证及其他会计凭证　　 15年　　 　　 　　 包括：拨款凭证和其他会计凭证　　
6　 农牧业税结算凭证　　 　　 　　 15年　　 　　
二　　 会计账簿类　　 　　 　　 　　 　　
7　 日记账　　 　　 15年　　 15年　　 　　
8　 总账　　 15年　　 15年　　 15年　　 　　
9　 税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账　　 　　 25年　　 　　 　　
10　 明细分类、分户账或登记簿　　 15年　　 15年　　 15年　　 　　
11　 现金出纳账、银行存款账　　 　　 25年　　 25年　　 　　
12　 行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）　　 　　 　　 　　 行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年　　
三　　 财务报告类　　 　　 　　 　　 　　
13　 财政总决算　　 永久　　 　　 　　 　　
14　 行政单位和事业单位决算　　 10年　　 永久　　 　　 　　
15　 税收年报（决算）　　 10年　　 　　 永久　　 　　
16　 国家金库年报（决算）　　 10年　　 　　 　　 　　
17　 基本建设拨、贷款年报（决算）　　 10年　　 　　 　　 　　
18　 财政总预算会计旬报　　 3年　　 　　 　　 所属单位报送的保管2年　　
19　 财政总预算会计月、季度报表　　 5年　　 　　 　　 所属单位报送的保管2年　　
20　 行政单位和事业单位会计月、季度报表　　 　　 5年　　 　　 所属单位报送的保管2年　　
21　 税收会计报表（包括票证报表）　　 　　 　　 10年　　 电报保管1年，所属税务单位报送的保管3年　　
四　　 其他类　　 　　 　　 　　 　　
22　 会计移交清册　　 15年　　 15年　　 15年　　 　　
23　 会计档案保管清册　　 永久　　 永久　　 永久　　 　　
24　 会计档案销毁清册　　 永久　　 永久　　 永久　　 　　

　　注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理
　　
　　三、会计档案的查阅和复制
　　
　　各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
　　
　　四、会计档案的销毁
　　
　　会计档案保管期满需要销毁的，可以按照规定程序予以销毁。
　　
　　会计档案销毁的基本程序和要求如下：
　　
　　1、编制会计档案销毁清册
　　
　　会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出意见，合同财务会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册一般包括的内容有：会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
　　
　　2、专人负责监销
　　
　　销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应当有同级财政部门、审计部门派人监销。各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
　　
　　3、不得销毁的会计档案
　　
　　对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证以及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。另外，正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

 

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