从齐齐哈尔假药案审视采购环节的风险防范

从齐齐哈尔假药案审视采购环节的风险防范来源：作者：胡燕 谢萍 耿周能日期：2008-03-25字号[ 大 中 小 ] 　　曾轰动一时的齐齐哈尔假药案已落下了帷幕。这是一起不法商人销售假冒药用辅料，齐齐哈尔第二制药有限公司（以下简称齐二药）采购和质量检验人员严重违规操作，致使假冒药用辅料制成假药投放市场，导致11人死亡的恶性案件。本文对该假药案采购环节存在的各种风险进行剖析，并提出防范风险的对策。　　一、假药案采购环节风险剖析　　纵观齐齐哈尔假药案的全过程，其材料采购环节控制失败是案件发生的根源。　　1、确定无资质供应商。按照惯例，企业在采用一种新的原料或确定一家新的供货商时，首先应要求供货方提供样品，由企业对样品进行检测．确认是否符合国家标准及企业标准。其次是验厂，即相关负责人对原材料生产厂家的资质、生产流程以及设备等是否符合国家标准等内容进行实地考察。这是药企每签订一份供货合同前都应经过的程序。但在本案中，在确定供应商这一关键环节，采购员仅凭互联网上的供应信息和几次电话沟通就轻易确定了供应商，没有按照行业惯例和企业内部管理要求对供应商的资质进行审核和评估控制。供应商的确定过程有较大的随意性。且由采购员一人包揽了询价、资质验证及确定供应商的全过程。齐二药对采购员授权过度，没有任何监控和制衡，使其拥有采购活动的决策权和执行权。从而给医疗事故的发生埋下了隐患。　　2、购货交易流程不符合规定。按照常规，药厂每次购买原、辅料，必须先对供应商提供的小样进行检验，确认合格后才可以通知供应商发货；货到后，药厂需再进行一次检验，合格之后才能付货款。但在齐二药的采购活动中，购货交易流程反常，付款也未按规定办理。从验货过程来看，齐二药省略了小样检验环节，电话谈妥后直接收货，失去了对材料质量进行事前控制的时机；从购货流程的执行情况看，供货方发货日期是2005年9月19日；出具伪造的丙二醇质检报告单日期是2005年9月21日；齐二药付款日期是2005年9月1 9日；供货方开具的发票日期是2006年2月14日：发票开具单位是江苏美奇精细化工有限公司：齐二药付款对象则是泰兴化工厂。上述齐二药的付款中．其付款的依据既不是发票，也不是验收单据，付款日期与发货日期在同一天意味着其付款行为对所购材料的质量风险没有任何防范作用，付款对象与发票开具单位不一致更是违反了基本的货币资金控制原则。　　3、材料检验环节走形式。齐二药作为一个通过了药品“良好作业规范”（GMP）认证的企业，理应有着良好的作业规范，但在其材料检验过程中，违反材料质量检验的基本要求，将所购材料进行无“对照物”的检验，仅在形式上完成了检验，关键的质量控制活动未能实施，致使质量控制失效。　　4、组织控制失效。在齐二药的采购活动中，自始至终没有看到对采购过程的组织控制活动，既没有采购经理、主管和采购员构成的采购团队对采购策略的制定和执行，没有实施对供应商的选择与评估程序，也没有来自内部审计或其他管理部门对采购过程的监控和审计。　　二、采购环节防范风险的对策　　1、强调采购活动中申请、审批、执行环节的职务分离。企业采购环节的基本业务活动通常由生产部门、采购部门、保管部门、管理部门和财会部门共同完成。为了防范风险，企业应明确规定其职责和权限，确保不相容岗位或职务的相互分离、制约和监督，包括：应采购申请与审批分离；采购申请与采购执行分离；询价与确定供应商分离；采购合同的订立与谈判分离；货物的采购职务与验收职务分离；货物的采购、保管职务与账务记录职务分离；付款审核职务与付款执行职务分离等。　　2、供应商的选择与管理应采取的控制措施。一是成立由采购经理、采购主管和采购员组成的采购团队，进行科学的职责分工。采购经理制定采购策略，决定采购中比较重要的业务；采购主管和采购员负责执行采购策略与决定，具体实施供应商的选择与评估。二是确立供应商选择程序。首先，由采购部门进行调查，对供应商的能力、资质进行初步评估，在此基础上，初步接触或进行实地考察，形成基本意见；其次，对采购样品等进行评估、测试，确定供应商；最后，建立供应商考核指标，进行持续性评价。三是对供应商实行服务评级考核制度。即根据对采购市场的分析及采购历史，分别就服务、质量、成本等内容对供应商进行评审，将企业的供应商分为核心供应商、优秀供应商、合格供应商、淘汰供应商和后备供应商，对不同级别的供应商采取不同的采购策略；建立动态、电子化的供应商考核台账，从价格、质量、交货期、售后服务等方面对供应商进行动态、量化考核。　　3、建立采购价格控制机制。由采购部门建立采购价格数据库，作为采购价格的控制依据。同时，针对主要材料的市场供求形势及价格走势，按照性价比*3和总成本最低的原则，采取协议采购、招标采购、询比价采购等多种方式，科学地确定采购价格，井定期分析研究重要材料的成本构成与市场价格变动趋势，发布采购指导价格。需特别注意的是，不仅要控制过高的采购价格，也应关注过低的价格，超过正常范围的低价格可能隐含着假冒伪劣材料的质量风险。　　4、加强合同控制和管理。由采购部门根据确定的供应商和价格，拟订采购合同，准确表述合同标的物、数量、价格、技术质量要求、交货期、运输方式及保险责任等条款，明确双方的权利、义务和违约责任，并跟踪监督合同按期执行，及时对异常情况提出解决方案。　　5、制定严格的质量控制标准，强化质量控制。由采购部门、质量检验部门在材料的国家标准、行业标准的基础上制定企业技术质量标准，并由仓库、检验等职能部门组织质量检验，判定质量状况，出具质量检验报告书；经检验不符合合同约定的质量技术要求的材料，按照合同约定办理退货、索赔等事宜。　　6、采购资金控制。科学确定采购计划，根据生产需要确定恰当的储存量，发挥整体和批量采购优势，避免造成采购资金浪费和流失；同时，应建立严格的采购资金授权支付制度，采购资金支付由采购人员填制付款申请单并附采购合同，发票等付款凭据，按规定权限审批后付款；对生产必需的紧缺材料，采取预付款等方式优先安排采购资金。预付款、分期付款等特殊付款方式按审批权限办理审批，并由经办人员和信用管理部门进行跟踪分析。　　7、对材料采购全过程进行监督。首先，对材料采购计划进行审计。审查企业采购部门材料采购计划的编制依据是否科学；调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。其次，做好合同鉴证审计。审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力；审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求；审查经济合同主要条款是否完备，合同签订是否符合法定程序。最后，强化对材料采购合同执行的审计。审查合同的落实情况，是否严格按合同规定付款、付款依据是否恰当、材料收货及验收是否遵循业务流程等。　　8、加强对材料采购的绩效考核。建立采购活动各个环节的考核制度，把各环节的相关工作的责任分解落实到各个岗位或个人，并明确规定工作的数量和质量标准，分解、落实到各有关部门和个人，并定期进行检查与考核。