中兴通讯：网络报销显神通

中兴通讯：网络报销显神通来源：作者：日期：2007-11-28字号[ 大 中 小 ] 　　在传统报销流程下，一个员工平均每月要花30小时办理报销业务，使用网络报销后仅需5小时。这套网络报销系统最为显著的特点就是使员工在任何时间、任何地点，在线或离线提交报销申请；领导也可在任何时间、任何地点进行签批　　在跟一位朋友聊天时，她无意中说了这么一句话，“不知哪一天，像我们这样做财务的也会失业。”我追问她为什么，她说，公司（中兴通讯）上了一套网络报销系统，她不用再像以前那样审核单据，也没人追着财务跑了，还真有点空落落的。　　“不就是费用报销嘛，有那么严重吗？”　　“这可不是简单的‘报销’，除了日常费用报销之外，所有需要走审批流程的支出都可以通过它实现。”　　这套“网络报销系统”引起了记者的兴趣，于是，我拨通了远在深圳的中兴通讯股份有限公司的电话。　　财务部网络报销项目实施的负责人接受了记者的采访。他告诉记者，网络报销系统是中兴信息化理财的一部分。　　财务信息采集的脱胎换骨信息技术的飞速发展使企业的运作方式发生了根本性的变化。在竞争激烈、千变万化的市场环境中，企业需要快速的市场反应能力和对各种资源的调配能力，这就要求企业内部市场、销售、财务、计划、采购等众多部门共享信息、协调工作，并能够及时准确地向决策层传递各种信息，提供决策支持。　　但是，在几年前，中兴通讯的财务流程中，企业与银行间的交割通过手工操作方式完成，财务核算和管理基于桌面进行，依赖大量纸面凭证往来，效率低并且作业量大。差旅费、业务费等各项费用的财务报销则严重滞后。更为重要的是，反映公司命脉的财务信息数据不能及时准确地获取。公司管理层已经深切认识到，传统的财务信息采集模式已经不能够适应公司高速发展对财务信息的实时动态、快捷准确的基本要求。财务信息的采集模式必须做出彻底的变革。　　“针对财务工作中存在的依赖纸面凭证、报销流程手工操作、数据不能远程处理、研究所和事业部核算缺乏统一性等诸多问题，我们决定采用网络报销系统来改变这个状况。”　　从桌面到网络的财务管理目前，这一完全基于互联网的费用报销解决方案正在为中兴通讯包括海外公司（项目部）如美国、巴基斯坦、北非等分公司（项目部）在内的15000名员工提供着方便、快捷的服务。　　这位负责人说，这套网络报销系统最显而易见的好处就是支持员工任何时间、任何地点，在线或离线提交报销申请；领导在任何时间、任何地点进行签批。从而节约了领导和员工大量的有效工作时间，提高了工作效率。　　“我们曾经从节约成本开支的角度做过测算，以10000名员工，每人每月报销两笔计算，目前通过网络报销系统处理的单据量平均每月20000笔左右。过去，员工填完单据，要找签批人签批，然后再到财务前台，等待单据审核并结算。按每人每次报销的平均等待时间30分钟计算，每月可节省10000小时左右。这样可以使员工把更多的精力投入到本职工作中，这无异于降低了企业的运营成本。”　　“这么说，中兴通讯的信息化财务管理已经从幕后走到前台，‘大财务’的理念也已经渗透到企业的战略发展中了？”记者问到。　　“是这样的。中兴通讯的管理层非常重视财务管理，中兴的财务已经介入到管理、业务、市场和研发的层面。中兴财务信息化分三步走，2001年，中兴所有单位和部门成功上线实施基础系统ERP；2003年始，财务中心开始着力打造集中式、网络化的财务系统；最后准备实施经营决策系统。这些都对企业的发展战略起到了巨大的支持作用。”　　无论是领导还是普通员工，每一位中兴人都已经切身感受到这些系统给工作带来的轻松、高效与便利———优化的工作流程、事前的控制、高效的资源利用、集约的生产管理和统一的信息平台；实时的财务信息、方便的数据获取、准确的业务数据，有力的数据决策支持。　　网络报销“我们中兴的每个系统都有专人负责。如果你想了解网络报销系统，作为这一系统实施的负责人，我认为它确实是个很好的理财手段，我可以总结几点。”　　首先，它实现了集团财务的集中管理与监控，提高了资金使用效率。该系统通过中兴公司总部、各地分支机构组成的广域网，实现了对各分支机构经济活动的实时监控，可以随时、随地进行公司及其分支机构的财务处理，并实时地进行财务信息的动态传递。　　其次，实现了远程处理、动态核算。在中兴通讯这样的大型企业中，各项费用发生的金额、数量都很大，且费用审批流程比较复杂。长期以来公司一直采用传统的以纸化报销单为介质的费用报销模式，其间暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题日趋严重。业务领导每天需要拿出许多宝贵时间用于费用签批；员工经常因为报销找不到签字领导而抱怨；财务部门也要在前台设置大量的工作人员处理报销业务，进行审核———记账———付款———对账这样烦琐的重复工作，不仅出错率较高，而且资金支付滞后，财务信息滞后于业务的发生。系统顺利实现了远程报账、远程核算、远程查询，财务信息的传递和处理突破了时空的限制，使领导可以及时、准确地了解公司的财务状况，为其决策提供支持。　　另外，会计工作真正实现了从核算会计向管理会计的转变。网络报销系统可以自动实现原始凭证向记账凭证的转换，自动进行银行支付和对账，从而把财务人员从低效、烦琐的重复劳动中解放出来，减低了单据处理过程的出错率，也大大消除了财务管理和会计核算中财务人员不增值的作业时间。　　“据我了解，像这样的网络报销系统在微软、思科、IBM等跨国公司都已经应用，并且是他们自己开发的。中兴的这套系统是否也是自己开发的？”　　贾学颖／文“不是。我们是与安财软件合作的，这是他们的产品。但是在实施过程中，他们根据中兴的一些实际情况做了部分二次开发，充分考虑了企业理财中的现实需求，功能比较完善，我们用起来也比较顺畅。比如，它实现了与中兴通讯ERP的对接，为中兴全面成功实施AP、AR、GL模块奠定了基础。最值得一提的是，它能与ORACLE账务处理规范对接，解决了西方ERP账务处理形式和界面与中国财务人员工作习惯相矛盾的问题。系统中的账务管理模块除了支持费用报销形成的记账凭证生成外，集团所有记账凭证都可以通过这一友好的、国内财务人员易于接受的功能界面录入，然后由系统自动转换为OR