警惕采购作业中的人为风险

警惕采购作业中的人为风险来源：中国内部审计协会作者：日期：2007-11-28字号[ 大 中 小 ] 　　新浦化学（中国）公司是一家在新加坡上市的外商独资企业，我们稽核室是遵循新加坡上市法律设置的直属董事会下审计委员会的内审机构，我们按年度审计计划和月度审计计划开展工作，公司的治理结构和内部控制在我们近几年的发展中不段完善，有一整套的内控流程和操作规范，但在我们近期的对采购进行专项审计中暴露出人为因素对采购作业的风险。　　在执行今年三月份对采购部门的审计工作时，我们分别从请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对帐单等内部控制流程进行。　　（一）我们从请购单→询比价一选择供应商→合同评审→合同的签订出发对其中的过程和原始单据进行测试。　　我们发现：　　①询比价的过程中我们采购员要求各供应商报价的产品规格、型号不一致，从而使得公司询比价的作用不能发挥，使得最终山该采购员确定的外供应商价格*6；　　②该采购员在合同评审报告中没有说明该供应商提供增值税票的要求，从而使得该供应上以偷逃税款的方式降低报价，没有全面真实反映实际情况，并告知领导是最低价采购，造成主管审核、批准时产生误导；　　③签定合同时把原合同评审报告中的供应商名称又变成了没有法人资质的二级代理商，法二级代理不具有一般纳税人资质，为我方以后对卖方发票的抵扣不足留下隐患；　　④抽查该采购员所签合同对供应方发票都没有要求17%的增值税票的规定；（我公司是外企，对购买国内设备享有退税政策）　　⑤同时通过我室运用电话和网上询价此采购员所选供应商价格比同类厂家价格高出近 10万元；　　（二）我们通过发放调查表的方式到生产部门即设备使用部门了解情况，得到的使用情况和反馈意见结果显示，其所购8台此供应商设备经常跑、冒、滴、漏，其中5台已返还此供应商检修，有2台在仓库，现在使用的只有1台正常。　　（三）在检查付款凭证和卖方发票的过程，我们是从以千方面进行的验收单→十卖方发票→付款凭单→付款凭证及卖方对帐单　　①在采购入库的过程中此采购员违反公司物品验收管理制度的规定，没有通过仓库保管员验收就在分3次在3个星期闩把原材料直接送到生产使用部门；　　②该供应商山于是小规模纳税人，在开具给我公司的税票税率只能是3%，但作为外企的我公司，将近14%的进项税不能抵扣金额约合计6万元；　　③由于公司供应商对帐工作一直为开展，同时卖方的付款有采购处负责，使得该采购员有机会把03年客户开具的增值税票一直未到公司财务进行入帐，从而近1万元的进项税额超过税法规定的90天抵扣时效，又造成公司进l元的税款损失。　　从我公司采购作业制度来看，从从请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对帐单等内部控制流程已经相当完善，但在执行过程中，由于部分采购人员投机取巧，为谋求个人利益，于公司利益与不顾，铤而走险，给公司造成了不该有的损失。　　针对以上情况，我们建议：　　①采购应加强对供应商的质量关，确实发挥供应商货比三家的效果；　　②采购增加透明度，加强责任心，提高采购员自身素质；　　③严格仓库验收入库手续，所有采购必须经仓库验收入库，才可领用；　　④财务加强卖方的对账工作；　　⑤把对供应商的付款职能有采购处，划归财务控制；　　⑥建立对重要岗位的定期轮换制度；　　此事引起了管理层的高度重视，他们立即进行丁整改并落实了责任人和甚期限，具体包括：　　①淘汰了该名采购员；　　②财务从上述供应商的应付款中扣除13%的进项税款，金额近6万元，对方供应商已出的对帐单和确认函，并取消了此供应闪的公司合格供应商资格；　　③公司在往来帐管理办法中啬了卖方对帐的规定，同时要求财务每半年对所有往来帐核对一次；　　④严格规定了结帐、报账、人账的时效性；　　通过上述审计，我们不仅为公司减少了损失近7万元，同时也使公司内部控制制度得到了更加完善，得得到了公司董事会和管理的认可，同时也是对内部审计是一种旨在啬企业价值和改善组织经营效果的独立、客观的保证和咨询活动的*4回答。