当工作量增加的时侯，发生差错在所难免。因此，新门律师事务所（NewGate）的律师兼管理合伙人R·彼得·方丹（R.Peter Fontaine）建议CPA Mutual的成员在业务旺季时关注四个常规的责任领域。深入了解这些风险和进行谨慎的业务管理将有助于将责任问题和索赔发生的可能性降至最低。

降低事务所业务旺季风险的四种方法

事务所员工

对责任管理来说，仅保持数量充足的员工是不够的。员工必须拥有足够的专业知识，得到恰当的培训和监管，并且熟知现有的法规和专业准则。

雇佣临时或兼职员工的老办法还不够。要明确每个员工的工作范围，通过一定程度的监督来确保准确性。要将临时或兼职员工纳入工作流程，以便保持工作效率和和信息安全。确保根据工资和劳动工时法，以及其他与加班有关的新法规对雇员或其他类别的员工进行了恰当的分类。

不是每个员工都会坚持到底的。准备好应急计划来处理雇佣合同的终止，并与客户进行沟通。

信息安全

在应对网络安全威胁方面，根据“第3届年度会计事务所营运和技术”的调查，2016年，注册会计师事务所在IT升级和基础设施方面花费了大部分预算。然而，大多数安全漏洞是人为错误造成的。如果你所在的事务所为了收集或存储公司和客户数据而对云技术进行了投资，那么就需要了解是谁最终控制了数据，这一点非常重要。你所在的事务所必须深入了解备份措施和安全协议，以便能够在业务旺季快速做出响应。

要识别对数据安全威胁*5的风险。是员工在运行多个客户任务时访问信息的个人设备（自带办公设备，BYOD）数量？是否有必要测试远程工作协议，看看它们是否经得起考验？抑或信息读取权限应该更多的限定于管理层或高级专业人士？

同样的，如果你所在的事务所在业务旺季考虑与新的或不同的数据安全服务提供商建立关系，请花费一定的时间来询问他们的信息安全措施以及将如何保护公司的数据。在黑客通过数据安全服务提供商的系统访问公司的数据之后，找出由谁来承担最终的法律责任。花时间阅读合同文本，或者等待到4月中旬后再与新的数据安全服务提供商签约。

业务协议书

一份精心撰写的业务业务协议书是会计师事务所最有效的风险管理工具。然而，绝大多数业务协议书在以下几个方面都存在缺陷。

由于时间的关系，事务所通常都会从旧的业务协议书中截取部分内容用于新的业务协议书，但这样做可能会导致截取的内容与新协议书无关，或者该截取的信息没有截取。

让缺乏经验的员工来准备业务协议书似乎很有效率，但也蕴藏着危险。与客户直接面对面的员工需要向客户详细地解释业务协议书的每一个条款，如有必要还要就部分内容进行协商。某些条款和风险管理内容只允许高级职员或法务代表更改。例如，我们发现有些业务协议书忽略了《会计准则及检查声明第21条——财务报表编制的现代指南》（SSARS 21）中的第70条规定，而该条款与财务报表编制有关。我们还看到，业务协议书中的工作范围含糊不清，进而导致应交付的成果不明确——这会让企业很容易陷入与客户的争议之中。

在发送业务协议书之前，请用全新视角来审查和发现是否存在不一致的地方、不必要的信息抑或遗漏了什么信息。如果这样做了，通常情况下，会让你避免发生错误。

质量标准

质量是所有业务关注的焦点。业务旺季带来的压力会损害通常情况下的高质量业绩。请注意以下几点：

流程和程序——它们的存在有原因的。不要为了速度而抄近道或忽略一些步骤。

多任务——虽然在开展工作时能与同事交谈是一件很愉快的事情，但这很有可能会导致错误的发生。一次只做一件事情。

假设——即使你已经为同一客户提供了多年的税收或财务报表服务，也不意味着今年和往常一样。你需要跟进关键问题，寻找新的机会并保持必要的职业怀疑态度。这可能需要与客户进行艰难的对话，但总比遗漏关键信息要好。

压力——有些会计师可能对自己即使睡眠很少但仍具有很强的生产力而沾沾自喜。不要被这种自豪感所愚弄。身体的压力会导致记忆力、判断力和生产力的下降。不是疲劳，而是良好的休息、充足的睡眠和营养膳食让你更好地工作。

校对：张晓泉

中国高顿  2017年3月20日16:18发布，转载请注明来源和作者。

原文链接：4 Ways Accounting Firms Can Reduce Risk During Busy Season