会计新手真账实操：会计科目表及凭证录入模板

　　手机铃声响起，打开一看，楚帆来电。

　　“喂。”

　　“小艾，你在哪里呀。”

　　“在家里。”

　　“在家里干嘛。”

　　“工作。”

　　“工作，这大周日的，你在家做什么工作呀，要不出来吧，外面的阳光好好。”楚帆好像很高兴。

　　“不行呀，我有好多工作要做。”

　　电话里有一丝沉默。

　　“艾娜，为什么我每次打电话给你，你总是说你在工作，你的工作真的就那么多吗?还是我让你很讨厌。”语调沮丧中带有愤怒。

　　“没有啊。”

　　“你总是那么若即若离的，每次我都觉得我似乎靠近了，可是每次我又觉得怎么也够不着。”

　　“楚帆，我真的是在工作。”

　　“噢，那你就好好工作吧。”说完，电话就挂了。

　 　我突然有点怅然所失，我们一直都像朋友一样地交往着，今天他似乎道破了他喜欢我，但我喜欢他吗?没有认真地想过这个问题，甚至根本就没有问过自己，每天 像台机器一样运转，在数字的世界中云游。一个人的精力毕竟是有限的，这方面多了，那方面自然就少了。我想起所里的那几个干得比较好的女注册会计师，她们都 离婚了，奔四的女人离婚了，在我眼里是一件很悲哀的事情，还有一个就是30多岁了还没有男朋友，我突然感到一阵恐慌，难道这就是我想要的生活?不是，要知 道对于爱情我还是憧憬的，对于幸福我还是渴望的。可是，如果我现在把精力放到爱情上，那我就会幸福吗?那也不一定，如果我们最后分手了，那我岂不是什么也 没有了。平衡，我想起晚晴所说的，生命要平衡，账面要平，爱情与事业也要平。可是，平衡不是一种技术，更多的是艺术。

　　看着桌上的账本， 我已经没有心情再做下去了。楚帆肯定觉得我骗了他， 我想打个电话去解释，可是我拨了一下，连忙又挂了，如果我这样直接向他解释，他会信吗，说不定还会以为我是此地无银三百两了，再说，就算他信了我，那岂不 是说明我很在乎他。在感情方面我天生被动，对于男人，就算动心也决不动手。我冥思苦想着该怎么办，突然脑海一闪，楚帆不是学计算机的吗?让他来帮我修电脑 好了，可是我怎样才能把电脑搞坏呢?但是肯定不能真正的搞坏，这电脑花了我好几千块钱了。我突然想起内存容量不够时，打开文件很容易死机 ，我上次就是这样，结果不得不更换新的内存条。想到这里，我赶快把电脑里重要文件放到网易网盘备份，然后把那个容量小的内存条拿出来，换掉。再启动，操作 文件，结果还真的死机了。我高兴坏了，连忙打电话给楚帆。

　　电话过了很久才接，也不知道他在干什么，还是他不想接。

　　“喂。”感觉情绪不高。

　　“喂。楚帆你在哪里呀?”

　　“在家里，你有什么事吗?”声音有点冷，冷就冷呗，我才不管了。

　　“我电脑坏了，一打文件它就死机。”我着急地说。

　　“噢，怎么会死机了，你看一下主板电容坏了没有，再看一下是不是散热器散热不畅，CPU是不是超频了，还有……。”

　　“主板电容在哪里呀，CPU超频是个什么东西呀。”

　　“唉，那我过来吧。”

　　大约半小时，门铃就响了，我连忙开门，楚帆出现在我面前，他看见了我，似乎不知道说什么才好。我装作什么都没看见，半着急半娇嗔地说：“我电脑坏了，一打文件它就死机，我快疯啦，我快疯啦。”

　　“你不要着急，我来看看吧。”然后他开始帮我修电脑，到处查找原因。我则继续汇总我的记账凭证，偶尔用余光瞟他一眼，看着他那忙碌的样子，我心里偷乐。我突然觉得自己有点不厚道，搞这种恶作剧，但转念一想，给他点事情做做也好，免得他在家里胡思乱想，劳神伤肺。

　　“我觉得是不是你的内存条容量小了呀。”过了好久，楚帆抬头对我说。

　　“我不知道噢。”

　　“要去买个内存条来试试。”

　　“噢，那我等会去买吧。”

　　楚帆看着我那忙乱的样子，说：“你先忙吧，我去买好了，好像楼下就有。”

　　“不用，不用。”我差点想告诉他我有内存条，可是一说，不就穿帮了吗?

　　楚帆以为我是客套，连忙说：“我去买吧，你看你忙的。”说完，就出去了。

　　不一会儿，就回来了，换上内存条，电脑就好了。

　　楚帆看着我一直在画那丁字型账户，还拿着计算器算过来算过去的。

　　“你到底在画什么呀?”

　　“丁字型账户。”

　　“画这个干什么呀?”

　　“汇总记账凭证。”

　　“什么意思呀?”

　　“就是做账啦，做账用得着这么画来画去吗?你们做账不是在账本上写来写去吗?”

　　“因为我们要汇总记账凭证?”

　　“汇总记账凭证?”

　 　“对呀，你知道企业发生了很多经济业务，就会有很多单据，我们就根据这些单据，借借贷贷的，做记账凭证，做完过后，我们就要登记明细账，明细账说白了就 是抄，根据记账凭证和后面的单据的相关信息抄到明细账上，抄完后我要登记总账，总账就是汇总，就是把记账凭证的相关科目的金额汇总，汇总过后就填到总账 上，最后就是报表，报表就是在总账的基础上进一步汇总。有的两个科目的金额合计起来填到报表上，有的是三个等等，而我现在做的就是记账凭证的相关科目的金 额汇总。用丁字型账户一个一个科目借贷方金额抄过来，再借贷方金额合计。”

　　“我觉得你完全可以不这么汇总，我看到过很多财务软件都是用直接录入记账凭证，系统用程序自动汇总。”

　　“我又没有财务软件，你帮我写个行不?”

　　“其实汇总在EXCEL中也可以的呀，并不要财务软件呀。”

　　“怎么做?”

　　“首先你要设置一个会计凭证录入模板。”

　　“我不会。”

　　“你不会，我教你。”

　　楚帆打开我的电脑，说：“你用的还是EXCEL2007呢?”

　　“对呀。”

　　“怎么搞的呀。”

　　“人家在网上帮我搞了个序列号，我就顺利安装了。具体怎么搞的，我也不知道。”

　　“嗯，那就更好了，EXCEL2007功能更强大。我现在演示，你看着哦。”

　　“噢。”

　　“首先，你先新建一个EXCEL表，然后把会计科目抄写上去。”

　　“一个一个抄，那还不累死了。”

　　“怎么那么笨啦，你随便找一个会计科目表，复制粘贴不就行啦。”

　　“那也是。”

　　说完，楚帆就在网上找了一个小企业会计制度的会计科目表，按照他设置的格式复制粘贴。这步很简单，就是打开一个表，输入文字，会打字的人都会。
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   如图

　　“为什么要初始余额呢?”

　　“你想你这个月的账已经做完了，那你下个月才开始用EXCEL，那这个月的余额肯定要录入呀，这和财务软件上线前要初始化一样呀。”

　　“然后呢?”

　　“会计科目表建立好了，你就可以建立一个凭证录入模板，模板的样式就借鉴你的凭证模板，先在EXCEL中的sheet2中(EXCEL新建后一般有三个表)照着你的凭证样式，设计这么一个格式。然后把sheet2重新命名为记账凭证。”

　　我们已经有以下两张表了，接下来我们来定义名称。

　　“什么是定义名称?”

　　“定义名称是EXCEL的一个功能，它可以把你选中的东西用一个名称代替，比如你把我们会计科目表中的所有科目用一个名字代替，后面引用的时候，你只要引用这个名称，它就引用了所有的科目，就相当于一个集合了。”

　　“那这一步是为后面准备的啰。”

　　“当然”

　　“点击公式菜单中的定义名称，出来一个对话框，在名称那栏输入一个名字，叫什么呀，要不叫ELLA吧。”

　　“叫什么ELLA呀，直接叫会计科目不就行了。”

　　“会计科目还要敲四个字，ELLA简单。”

　　“图简单?那你还不如就输个A了。”

　　“那也可以呀，只要你愿意。”

　　“然后点击引用位置右边的小按钮，再点总账科目下的*9栏，打个冒号，再点击总账科目下的最后一栏，得到一个范围，即选择总账科目这一栏所有的科目，回车确定，这个科集合的名字就命名好了(如图26.5所示)。”

　　“我们把这个集合命名好了，用来干吗呀?”

　　“用来放到凭证模板的总账科目下，以后输入凭证就不用输入科目了，你可以直接选择，像用财务软件录入科目一样。”

　　“那怎么把这些科目全部放到凭证模板总账科目下呀?”

　　“点击菜单数据下的按钮数据有效性(如图26.6所示)。”

　　“出现一个对话框，有效条件：允许下拉框中选择序列，同时在来源下面输入ELLA，确定，这样ELLA这个科目集合就嵌到里面去了(如图26.7所示)。”

　　“你看，是不是可以选择会计科目啦?”

　　“真的噢。”

　　“往下一拖，复制一下，总账科目下面的单元格应就可以选择科目了，做凭证的时候，就不用输入科目，直接选择了(如图26.8所示)。”

　　“凭证模板就做好啦?”

　　“差不多了。”

　　“让我来试试。”

　　“不要着急，你还要适当设计一下格式，你在日期那列输入数字的时候，选择日期形式，在金额那栏输人数字的时候，选择永远保持两位小数。”

　　“这些我都知道，直接点右键，设置单元格格式，爱怎么设就怎么设。设完后，格式一刷，刷到的单元格就和它的格式一样了，不用每个都去设。”

　　“看来，你在EXCEL方面不是特别烂。”

　　“EXCEL的基本用法我还是知道的，但我们平时用不到它呀。让我试试输入凭证。”我随意输入了几笔分录(如图26.9所示)。

　　“可是，不能打印出来直接作为凭证了，我还是要抄一遍。”

　　“为什么不能打印出来呀?”

　　“你看所有的凭证都在一张凭证上，怎么打印出来呀。”

　　“这很简单呀，你直接点筛选，比如，你选择2号凭证，就可以出现一笔完接的凭证了(如图26. 10所示)。”

　　“怎么没有合计呀，难道我得选择每笔凭证都复制一下，再去合计?”

　　“噢，不用，直接在合计行中输入函数SUBTOTAL (109，Al: Al)。”

　　“这是什么意思呀?”

　　“SUBTOTAL合计你选择的列的金额，109是固定的，Al: Al就是你要合计的范围。比如：如图合计的范围是Gl: Gll，你选择2号凭证，它就显示合计金额为400;你选择l号，合计金额就是900。”(如图26. 11所示)

　　“我突然发现这个合计好智能噢。”

　　“那当然，你选哪几行，它就帮你合计哪几行，到此为止，凭证模板就完戒了。如果有明细科目，你就用同样的方法嵌进去。”

　　“那接下来昵?”

　　“你不是说，明细账就是一笔一笔地抄吗?”

　　“可以自动生成吗?”

　　“如果要自动生成，那也不是不可能的。”

　　“那你也把它搞成智能呗。”

　　“我就害怕，自动生成后你还要抄。”

　　“为什么呀。”

　　“怕你们要统一买的账簿呀。”

　　“那是噢，不过也不一定噢，你看财务软件上面的账簿跟我们买的账簿也还是有点区别呀，税务局不是照样认吗?”

　　“那倒是，明细账可以用宏呀，像我们写程序一样，嵌入到里面。”

　　“宏?程序?”

　　“对呀，VB语言。”

　　“不懂，我一点都不懂，用简单点儿的吧，我喜欢简单实用的，太复杂的我也学不会。”“简单的?嗯，让我想想，咦，你不是已经把凭证录入完毕了吗?你直接筛选复制不就可以了吗?”

　　“筛选复制就可以?”

　　“对，我做给你看。我们先以日记账为例，日记账也是明细账的一种，我说的对吧?”

　　我点了点头。