四平会计实务辅导：电算化会计记账凭证摘要书写经验

　　电算化会计记账凭证摘要书写经验

　　[摘要]记账凭证中的摘要，是对某项经济业务事项的简要说明，也是会计人员从账面和记账凭证上了解经济业务事项内容的途径。通过多年的实践，摸索出优化记账凭证摘要、提升电算化会计信息质量的技巧，在此与大家分享。

　　一、记账凭证摘要书写概况

　　记账凭证“摘要”，就是简明厄要地描述经济业务事项发生情况的文字“概要”，对经济业务的内容不仅要“摘”，更要摘其“要”，它需要用高度精练和确定性的文字形成一句话，记录或表现该项经济业务事项的全貌。

　　通过多年的实践，笔者摸索出优化记账凭证摘要、提升电算化会计信息质量的技巧，将其归纳成十六个字：文字简洁，重点突出，层次清晰，求同存异。

　　二、记账凭证摘要书写的技巧

　　1.根据经济业务事项的特点，合理分类，化繁为简。

　　无论多复杂的经济业务事项，按动态来划分，归根结底都可以分为收付类、内部转账类、调账类、差错更正类等四类。收付类又可分为现金收付业务和银行存款收付业务。记账凭证摘要，首先要体现经济业务事项的动态，使用现收、现付、银收、银付、内转、调账、更正等术语将经济业务事项进行合理分类。

　　2.根据类型，统一摘要书写基本格式。

　　（1）收付类经济业务摘要。根据经济业务事项的特点，按照其共性、重要性的顺序排列，摘要统一使用“动态+主语+主要事项+（详细内容1）+（详细内容2）”的基本格式。“主要事项”反映的是共性的事项，括号内反映的是具体、个性的内容或名称，如具体的地点、会议、办公用品等。

　　例1：现金支付张三去北京参加××检验员培训班差旅费1000元。摘要书写为：现付：张三差旅费（北京）（××检验员培训班）。

　　例2：银行存款收到A单位将来IG项目检验费。摘要书写为：银收：A单位检验费（IG项目）。

　　（2）内部转账类经济业务事项摘要。“内部转账”是个宽泛的概念，主要指除收付、调整和更正类型外的其他经济业务事项。如结转成本、结余分配、部门之间的经济业务事项调整等。摘要统一使用“内转：结转/分配等共性词语+主要事项+（详细内容1）+（详细内容2）”的基本格式。

　　例3：结转2月份A商品成本。摘要书写为：内转：结转02月销售成本（A商品）。

　　例4：从张三工资中代扣1月份水费200元。摘要书写为：内转：代扣张三01月水费。

　　（3）调账类经济业务事项摘要。该类事项的摘要应清晰反映业务的来龙去脉。摘要统一使用“时间+记账凭证号+主要事项+调入科目/调至新科目+（详细内容）”的基本格式。

　　例5：2009年12月记50#证银行存款收到A单位某款项，当时由于不明款项用途等原因，使用“其他应付款——外单位来款不明”科目进行挂账，现查明用途，是A单位转账的IG项目检验费，需从“其他应付款——外单位来款不明”科目调至“应缴财政专户”科目后上缴财政。借方摘要书写为：调账：09年12月记50#证A单位检验费调入“应缴财政专户”科目（IG项目），贷方摘要书写为：调账：09年12月记50#证A单位检验费从“其他应付款——外单位来款不明”科目调入（IG项目）。若摘要受字数限制，明细科目可略去不写。（4）差错更正类经济业务事项摘要。会计差错分为：①会计科目错误，金额正确，用红字注销原错误凭证时摘要统一使用：“更正：注销+时间+记账凭证号+主要事项+（详细内容）”的基本格式。同时，用蓝字编写正确的记账凭证摘要时统一使用“更正：订正+时间+记账凭证号+主要事项+（详细内容）”的基本格式。②会计科目正确，金额错误，在编制调整差额凭证时，统一使用“更正：时间+记账凭证号+主要事项+（详细内容）+原×金额+应为×金额，现补入（或冲减）差额”的基本格式。③会计科目和金额正确，但部门错误，在编制调整差额凭证时，统一使用“更正：时间+记账凭证号+主要事项+（详细内容）+原入×部门+应为×部门，现更正”的基本格式。

　　（5）注意事项。在调整、更正某张记账凭证的同时，应在被调整或修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已调整/更正”的标记，表示该凭证已被调整、修改完毕，以避免该凭证被重复调整、修改。

　　3.巧用现在财务软件功能模块，提高摘要书写质量。

　　（1）调用常用凭证，提高摘要录入效率和质量。无论单位的经济业务事项多么繁杂，总会有一些经济业务事项会重复，如每月发放工资等。此类经济业务事项，可通过调用常用凭证进行相应的月份、经办人、金额等相关内容的修改而生成新的凭证，既事半功倍又能保持高度统一性。

　　（2）合理设置会计科目格式，简化摘要内容。某些经济业务事项，需要进行数量、部门等核算，如固定资产、材料的核算等，可将该类经济业务事项使用的会计科目格式设置为“数量金额式”模式，并采用“部门核算”的辅助核算方式，而不必在摘要中注明商品数量和部门，在简化摘要的同时也有利于利用软件的自动汇总功能。

　　4.尽量使用现有会计科目标准名称，高度统一关键词。

　　电算化会计的凭证摘要，讲究关键词的统一性，应尽量使用现有会计科目作为摘要的关键词，以避免对同一内容，不同人员或不同时刻使用不同词语描述。如统一使用“办公费”“差旅费”等标准化科目名称，而不是使用“办公用品”、“旅差费”等相近名称。

　　5.注意多音字的使用，避免一词多义产生误解。

　　由于存在较多一词多义的情况，要特别注意相关搭配，搭配不当容易使人误解。比较常见的摘要如“张三还借款1000元”，有人理解为“张三归还（huán）所借款项1000元”，有人则理解为“张三还（hái）欠款1000元”。“还”字在经济业务事项中使用频率也较高，所以建议将职工归还借款这一经济业务事项的摘要统一书写为“还款”而不是“还借款”。

　　6.突出重点，经济业务事项涉及单位名称时能简则简。

　　有的经济业务事项涉及的单位名称比较长，只需录入该单位名称的关键字、词，没必要书写齐全。

　　7.其他应注意的摘要书写规律。

　　（1）注意经济业务事项涉及的相关时间的书写规律。①建议将经济业务事项涉及的时间统一书写为“×年×月”。时间的表示方法有多种，在实践工作中，“×年×月”、“ ×/×”、“ ×-×”的写法往往同时存在，建议可统一书写成“×年×月”，一目了然。②经济业务事项中1月、2月的书写统一表示为“01月”、“02月”。在会计实务中，常常需要录入经济业务事项所属月份，如发放某月工资等。而12个月份中，1月、2月、10月、11月、12月这五个月份，出现重复数字1和2，为有效避免查询差错，在摘要中，1月和2月务必以“01月”和“02月”表示，查询时，切记录入关键字段“01月”、“02月”或“11月”、“12月”等。

　　（2）注意经济业务事项涉及的相关名字（经办人等）的书写规律。名字为两个字的，统一书写成“××”的基本格式。对于计算机而言，“张三”与“张 三”是不同的名字，录入时不统一，查询时会得出不同的结果，进而影响查询的正确性。所以，建议需要录入的人名为两个字的，统一书写成“××”的基本格式。

 　　　　

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