景德镇会计实务操作:会计档案管理制度2(一)
来源:
高顿网校
2014-09-02
高顿网校友情提示,*7景德镇会计实务操作相关内容会计档案管理制度2(一)总结如下:
填报单位负责人: 填表人:
4.会计档案的销毁
(1)会计档案保管期满需要销毁时,由档案部门提出销毁意见,会同有关部门共同鉴定、严格审查,编造会计档案销毁清册。
(2)会计档案要销毁时,报财务总监批准后销毁。
(3)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;
( 4)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;销毁会计档案时应由档案部门和会计部共同派员监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出面报告一式两份,一份报财务总监,一份入档案备查。会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表:会计档案销毁审批表
1. 会计档案的范围
会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
( 1 ) 会计凭证
会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、银行存款(借款)对帐单、银行存款余额调节表等。
( 2 ) 会计帐簿
会计帐簿是一定格式、相互联结的帐页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记各项经济业务的簿籍。它包括按科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助簿等。
( 3 ) 会计报表
会计报表是反映公司会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有主要财务指标快报,月、季度会计报表、年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
( 4 ) 其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册等。存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
2.会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。
(1)会计凭证的装订。一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
(2)会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后,应按时整理立卷。
(3)会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。
3.会计档案的保管
(1)会计档案的移交手续。会计部在将会计档案移交公司档案部门时,应按下列程序进行:
A、开列清册,填写交接清单;
B、在帐簿使用日期栏填写移交日期;
C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
(2)会计档案的借阅。
A、会计档案为公司提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经公司领导批准。
B、外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经总经理或财务总监批准后,方可办理借阅手续;公司内部人员借阅会计档案时,应经会计部部长批准后,办理借阅手续。借阅人应认真填写档案代阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
C、借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。
( 3 )会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限,按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年、25年6种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的*9天算起,如:2001年度终了日为12月31日,保管期限按2002年元月1日开始计算。
为了全面反映会计档案情况,立档部门应设置“会计档案备查表”(见下表)及时记载会计档案的保存数,借阅数和归档数,做到中心有数、不出差错。
会计档案备查表
单位盖章:
单位盖章:
单位盖章:
| 总计数 | 凭证档案 | 帐簿档案 | 会计报表档案 | 其他会计资料档案 | |||||||||||
| | |||||||||||||||
| 年初数 | |||||||||||||||
| 本年增加数 | |||||||||||||||
| 本年减少数 | |||||||||||||||
| 本年年终数 | |||||||||||||||
| 借阅档案情况 | 复制档案情况 | 归还档案情况 | |||||||||||||
| 自用 | 外调 | ||||||||||||||
填报单位负责人: 填表人:
4.会计档案的销毁
(1)会计档案保管期满需要销毁时,由档案部门提出销毁意见,会同有关部门共同鉴定、严格审查,编造会计档案销毁清册。
(2)会计档案要销毁时,报财务总监批准后销毁。
(3)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;
( 4)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;销毁会计档案时应由档案部门和会计部共同派员监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出面报告一式两份,一份报财务总监,一份入档案备查。会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表:会计档案销毁审批表
| 销毁会计档案意见 | 帐簿卷(册)数 | 凭证卷(册)数 | 备 注 |
| 鉴定单位领导小组负责人(签名) | 年 月 日 | ||
| 主 管 负 责 人 批 示 (签名) | 年 月 日 | ||
| 监 | |||
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