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乐山会计实务考试辅导：国美电器财务管理制度——财务档案的管理(一)

来源：高顿网校 2014-09-03

高顿网校友情提示，*7乐山会计实务考试辅导相关内容国美电器财务管理制度——财务档案的管理(一)总结如下：

　　5.8.1财务档案的内容

　　财务档案是指投资公司及其所属的各级公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、申请、说明、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料。

　　5.8.2财务档案的管理

　　（一）手写票据填写的管理

　　手写票据（包括各种手写的入库单、出库单、销售小票以及其他手写票据等）是企业进行核算的原始依据，手写票据填写的是否规范，不仅影响到会计核算的准确性，也会造成大量的人力、物力、财力的浪费。尤其是手写销售小票的填写不规范，大大降低了收款的速度，延长顾客购物付款的等候时间，不仅使公司的声誉受到影响，也使一部分客户流失，给公司带来不应有的损失。为此，各门店经理必须加强职工教育，严格按照要求填制各种手写票据。现对各种手写票据的填制作以下规定，各单位要严格执行。

　　1、手写票据的填制要求

　　（1）项目填写必须齐全，应按照各种票据设计的内容填写，不得漏项。

　　（2）字体书写要工整，保持票面的整洁，不得随意涂抹、刮檫。

　　（3）数量、单价、金额必须填写正确，严禁涂改。

　　（4）商品的品名、规格必须写全（包括数字、字母等），写准确，不能随便省略，更不得乱写。

　　（5）经手人、日期等一定要写全，不能省略。

　　（6）预收票必须写明顾客的姓名、地址、联系电话等。

　　（7）营业员必须随时掌握商品的库存情况，财务室应及时向营业人员打印库存清单。营业人员在填制销售票时，没有的商品不得再开销售，仓库里有的商品，不能随便开预收，以减少收款的重复劳动。

　　2、处罚办法

　　（1）项目填写不全的（如漏填日期、经手人），每次扣罚10元；

　　（2）规格、品种、品名不全或错填的，每次扣罚20元，给公司造成损失的，要全额赔偿：

　　（3）数量、单价、金额填错或涂抹的，每次扣罚20元，给公司造成的损失要全额赔偿；

　　（4）字体书写潦草，涂抹、刮檫辨认困难的，每次扣罚10元；

　　（5）库房里有而开预收票的（顾客要求或公司规定的除外），每次扣罚10元；

　　（6）库房里没有而开销售的，每次扣罚10元。

　　（7）各有关人员应严格按照本规定的要求加强检查，互相监督，发现有违反本规定的现象应及时上报经理，由经理对违规人员进行处罚，财务人员应负责及时收取。对营业人员手写销售票出现的问题，财务人员应保存好错误票据，每天营业结束后汇总报门店经理进行处罚。

　　3、监督与检查

　　（1）领导监督。手写票据发生频繁，涉及面广，手写票据的管理离不开领导的重视。各单位领导尤其是门店经理应带头遵守，严格管理。这项工作管理的如何，应作为评定一个经理、一个单位工作好坏的一项标准。

　　（2）行政监督。人事部门在日常的行政检查中，对手写票据的规范性进行检查，并将检查结果记入各单位的检查记录当中，在经理会上进行通报。

　　（3）会计监督。平时接触各种票据最多的是会计人员，会计人员的监督、检查是非常重要的一环。各地财务人员应严格按照本规定的要求，督促、检查其他人员，发现问题及时纠正，按律处罚。

　　（4）审计检查。审计部门定期或不定期到各门店进行检查，对检查出的问题，除要对经手人进行补罚外（已处罚过的除外），未认真执行规定的当事人也要被处罚。

　　（5）财务检查。各地财务部对收缴的各种票据进行检查，查出问题后除对经手人进行补罚外，未认真执行规定的当事人也要被处罚。

　　（二）合同、协议的管理

　　合同、协议是指公司在日常经营活动中与其他单位或个人依法签定的、具有法律效力的各种文件，具体包括订货合同、销售合同、发烧工程合同、租赁合同、装修合同、劳务合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等。

　　合同、协议是公司与其他企业进行商品交易、劳务供应的法律依据，也是财务部门进行货款结算的原始依据。因此，加强合同、协议的管理，是企业经营管理的重要方面。为了规范公司的经营行为，维护公司的经济利益，正确确定公司的收益，对合同、协议的管理特做以下规定，望各单位遵照执行。

　　1、合同的审批与签定

　　（1）业务合同的审批与签定

　　A、业务合同是指业务部门在商品交易过程中与对方签定的订货合同、销售合同、发烧工程合同等。

　　B、各地业务部门购进商品，同一进货单位，累计进货额在10万元以上（含10万元），都必须依法签定订货合同。

　　C、发烧工程、批发商品，一次交易金额10万元以上的（含10万元），都必须签定销售合同。

　　D、凡是涉及返利政策的进货，无论金额大小，一律签定进货合同。

　　E、凡是从生产厂家或其所属办事机构直接购进的商品，无论金额大小都必须签定进货合同。

　　F、各种合同在执行中某些条款发生变更，必须签定补充合同。

　　G、新签合同、合同条款变更的补充合同，北京地区的必须报总部业务副总审核签字后生效执行。其他地区应先将合同传真到总部，经业务副总审核签字再传真回去，由地区分部总经理根据业务副总的签字，在合同正本上签字后生效执行。业务副总签字的复印件作为附件与原合同一起保存。

　　H、各种业务合同正本的复印件必须报总部业务部备案，有业务副总签字的合同复印件必须交本地区财务部备案。

　　（2）行政合同的审批与签定

　　A、行政合同是指公司行政部门签订的租赁合同、装修合同、劳务合同、广告合同、财产保险合同和其他合同等。

　　B、各地区分部签订的各种行政合同，无论金额大小，必须先报总部行政副总审核批准，才能生效执行。

　　C、租赁合同、装修合同等，必须由北京总部领导亲自签定才可生效，其他行政合同由各地区分部将合同传真到北京总部，经行政副总审核签字再传真回去，由地区分部总经理根据行政副总的签字，在合同正本上签字后生效执行。行政副总签字的复印件作为附件与原合同一起保存。

　　D、

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