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眉山会计实务考试辅导：国美电器财务管理制度——财务档案的管理(二)

来源：高顿网校 2014-09-03

高顿网校友情提示，*7眉山会计实务考试辅导相关内容国美电器财务管理制度——财务档案的管理(二)总结如下：

　　各地的装修合同在报批时必须附有施工单位的工程预算，经办公室对预算价格进行询价、审核，然后报行政副总审批。办公室必须对报价的真实性、合理性负责。

　　E、各种行政合同正本的复印件必须报总部备案，有行政副总签字的合同复印件必须交本地区财务部备案。

　　（3）融资、投资合同的审批与签定

　　A、融资、投资合同是指与合作单位、金融单位签订的各种合同、协议，包括贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等

　　B、所有的融资、投资合同，都由总部总经理审批和签定。

　　C、所有的融资、投资合同复印件必须报总部和各地分部财务部备案。

　　1、合同、协议的管理

　　（1）各种合同、协议签定之后，各地应严格按照合同规定执行，任何人不得擅自改变、违反合同。合同的修改，应依照上述审批程序进行审批，并签定相应的补充合同。对不按规定签定合同、擅自改变合同、不报告、不签补充合同的行为，一经发现，对责任人每次处罚5分，给公司造成损失的，视情况加重处罚。

　　（2）财务部门作为监督部门，在结算货款、支付费用、计算收入时，必须依照上述规定，有有关领导签字生效的合同、协议办理，无协议、或手续不完备的，财务人员有权拒绝办理。财务人员监督不严，明知不符合公司规定而给予办理的，一经发现，每次扣罚两分，给公司造成损失的，视情况加重处罚。

　　（3）总部业务部负责对各地业务合同执行情况进行监督和检查，审计部门对合同的执行情况进行监察，凡经审计部门查出的问题，除责任人受处罚外，分管的总部业务人员也要给予同等处罚。

　　（4）各地区签定的各种合同、协议，必须指定专人妥善保管，不得随意乱丢乱放，防止泄密。

　　（5）过期的合同、协议，应分类装订、登记，集中交到到人事部管理。每年6月30日，将过期的合同、协议交总部归档，统一管理，各地不得随意丢弃、撕毁。

　　（三）商品出 ,入库单据 (仓库联)的管理

　　为了便于对库存收发工作进行监督检查, 切实保证库存商品的安全完整和帐实相符, 对商品出,入库单据(仓库联)的管理作以下补充规定:

　　1、每天营业结束后, 库管人员必须将当日收到的所有单据按单据的类别进行整理,按序号装订。在整理中如发现空号，应及时到财务室进行核对，找出原因，及时解决。属于款已收顾客未提的商品应贴上标签，注明时间，单独存放。对于未提货时间较长的商品（三天以上），应主动与顾客联系，问明情况，尽快解决。装订好的单据要妥善保存不得丢失。

　　2、每周二，库管人员应将本周内所有单据按规定装订，连同核对过的“主要商品库存清单”一起交财务人员，财务人员应对单据进行检查，凡不符合规定的应退回重新装订，并将检查结果（合格或不合格）写在单据的封面上，双方签字。对于不合格的，财务人员要向财务部汇报，由财务部填制罚单，对库管记罚5分。

　　3、每月5日之前，门店的财务人员应将当月的出入库单据连同“商品盘店表”，“商品盘店盈亏报告单”，“库存商品清单”等一起交公司财务部统一集中保管。

　　（四）发票，凭证的粘贴及传递

　　为了便于各地区的财务管理更加规范，更加统一，保证各种票、证的安全完整。对各种票、证的粘贴及传递作以下规定，望各地财务人员严格执行。

　　1、支票根要有签发门店的名称。

　　2、支票付款的费用，票根粘贴在发票的左上角。支票付货款时，票根粘贴在增值税票发票联的左上角。

　　3、费用报销单左上角要写明付款方式，付款手续必须齐全。

　　4、货款结算时，必须保证增值税发票与付款金额完全一致。如因特殊情况税票金额与发票不一致，应写明原因或附有相关票据。

　　5、各地当日的凭证、销售票、退票等，要按日期捆绑好，各种票据都要用胶水粘贴，不能用钉书机装订。记帐凭证中所附的原始凭证必须粘贴牢固，以防在传递过程总散失。

　　6、各种原始凭证上不能乱写乱画，如有需要书明的事项，应另附加说明书附在后面，和相关的凭证粘在一起。

　　7、各地财务部门经常需要查找使用的凭证，在上缴之前应留下复印件以方便查找。

　　（五）档案的上缴

　　1、固定的财务档案，如报表、凭证、票据等要在年度营业结束后，上交投资公司财务部档案管理员处，具体时间为每年的6月30日以前，上交隔年的财务档案。

　　2、非固定的财务档案，如合同、协议等要在合同、协议执行完毕后交投资公司财务部档案管理员处；

　　3、所有档案必须按规定装订、归类，交接过程必须清楚，填制交接清单（附表一）。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。

　　5.8.3财务档案的保管

　　(一)对应归档的材料加以分类、整理，编制两张目录表，一张是档案总目录表（附表二）；另一张是分类目录表（附表三），并制定分类编号，以便快速检索。

　　(二)将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与目录表相对应。

　　(三)每一册档案要编写页号，该号码用铅笔写在每页材料的右上角。

　　(四)将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表及总目录表后，装入统一标准制作的案卷内。

　　(五)对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光、恒温、恒湿等措施。对以上设施要经常检查，发现问题要马上向财务部经理报告，并协助经理采取补救措施。

　　(六)对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时修复和区别登记。

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