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事务所投资文档管理软件的五大理由是什么

来源：高顿网校 2014-12-23

　　能否有效地进行数据管理是会计师事务所面临的*5挑战之一。适合的文档管理软件（DMS）能够改善事务所的盈收状况，并帮助它们更轻松地满足监管要求。更为重要的是，DMS可以减少重要文件和客户数据错置或销毁风险，保护事务所敏感信息不会受到内部和外部的破坏。

　　此外，DMS还为组织提供了一个中央平台，可用于获取、管理、共享和保护所有办公文件。

　　DMS为何能做出如此改变，原因有以下五个方面：

　　1.可为事务所的资产负债表带来立竿见影的效果：DMS省去了置放和检索文档所需的管理时间。例如，基于云技术的DMS不但可以减少事务所对物理硬件和服务器的依赖，节省昂贵的服务器授权费用（减少事务所的办公空间和IT支出），同时还为事务所提供了随时随地访问重要文件和文档的途径。

　　2.降低管理成本：精心设计的无纸化系统不仅节省了人工工时，同时还可以降低30%至40%的管理费用，其中包括办公用品费用和文档存储空间。DMS甚至可产生积极的碳排放信用额影响。

　　3.推动增长和提高盈利能力：无纸化办公室与其他生产力管理工具（如工作流管理工具）相结合，能够*5化地提高自身效率。设想一下，某个企业的员工能够自动获取工作流程每一步的工作指导。安全的无纸化办公室能够显著地降低成本、缩短周转时间、降低风险水平、减少培训时长、获得更好的关键增长指标表现。这让企业能够以更少的时间和金钱完成更多的工作。

　　4.安全性：DMS以最安全的方式来存储和共享敏感文件，它通过复杂的系统来确保安全，保护公司客户、公司自身以及保证公司的盈利水平。DMS减少了合规和法规要求（美国证券交易委员会（SEC）、医疗电子交换法案（HIPPA）等）风险，与电子邮件、传输控制协议（FTP）和实物文档分发方式相比，能够更轻松、更安全地传递信息。

　　5.快速响应：DMS提供了更快捷、更准确的信息获取渠道，这不仅提高了工作流程效率，也提高了客户的质量感知。（公司对客户需求的响应越快，公司就表现出更强的组织性、客户也会感到更加满意。）

　　强大的DMS能够保护环境、节约成本——显著地减少纸张的使用，为会计师事务所、企业主和信息工作者节省时间和金钱。

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