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实现无纸化会计师的可行之道

来源：高顿网校 2014-12-23

　　“无纸化”在不久之前还是一个流行词汇，得到了商业架构中各个层面的大力支持。企业的社会责任团队都在谈论着办公室内大量减少纸张使用后对环境的影响。从管理层角度上看，把纸张转换为数字化信息将显著地改善效率与生产力，从而促进收入的增长。首席信息官们关注着数字化将如何帮助企业遵守日益严格的数据监管规则。尽管“无纸化”讨论热火朝天，但现实上只有1%的欧盟企业实现了无纸化办公室。

　　无纸化对于会计行业的好处是很明显的。会计行业是出名的用纸大户，无纸化将对可持续发展、高效率和行业合规性有重大的影响。另外，这将会为从业者带来更多的时间和空间，以便其与客户更密切地合作，并为客户提供基于专业咨询而不是事务性管理的服务。

　　那么，无纸化行动到底在哪里出了问题，会计师应该如何在执业过程中找到解决方法？

　　切合实际地看待无纸化

　　首先，实施“无纸化”是异常困难的。这需要时间、精力和战略思考，以及彻底调整企业的管理文化。而这往往不现实，只有在很极少的情况下才可能实现，应为它需要事务所拥有足够的资源、时间和耐心来创造“颗粒化”战略。但是并非每家会计师事务所都有实力做到这一点。

　　切实可行的操作是，努力降低耗纸量，这样就让任务变得更容易掌控一些。降低耗纸量旨在使用更少的纸张，并实施一系列措施来进一步减少纸张消耗。这将成为帮助减少纸张使用的*9个意识转变。

　　向“云端”迈进

　　轻量用纸战略的一个重要部分是以技术来代替纸张。但企业自身的硬件并非答案。那些认为平板电脑、智能手机或“带自己的电子设备来上班”的政策就能实现无纸化办公室的观点其实是错误的。毫无疑问，这些硬件设备为工作场所带来了效率和生产力。但相同地，自从我们有电脑、电子邮件和基础软件开始（我们已经使用这些办公室设备很长时间了），纸张就已经被边缘化了。

　　利用硬件的方法是开发与之相匹配的软件，尤其是基于“云”技术的软件。“云端”可以消除传统会计流程的负担，比如会计师不需要在客户处翻箱倒柜寻找收据，并将其人工地录入安装在台式机上的会计平台。它还能帮助减少耗时的错误，比如人工失误。因为好的软件拥有直观的参数，这些参数在细节正确填写完整之前，使用者将无法继续处理下一项任务。

　　展望新的应用软件

　　“云”技术成功的关键是专业应用软件的开发和推广。与苹果公司（Apple）依靠在应用软件市场中掀起的革命取得了巨大的成功相似，商界也看到定制在线生态系统的机会正在蓬勃增长。

　　会计应用软件的成功，比如处理收据和发票的应用“收据银行”（Receipt Bank）、自动化工资付款应用“付款套装”（PaySuite）等，对会计业的轻量用纸战略有非常积极的作用。另外，由于这些应用都是可供选择的附加组件，会计师可以自行选择适合他们特定需求的解决方案。

　　使用高科技实现“轻量用纸”

　　来自各个行业领域的企业都逐步意识到“轻量用纸”的企业效益（一些行业比另一些更早意识到这一点），但是大致的趋势是清晰可见的。比如说在金融行业，美国咨询公司高德纳公司（Gartner）预测称，至2016年，世界上超过60%的银行将在云端处理其大部分交易。

　　会计业尤其需要减少纸张的使用。那些能够通过切实可行的方法和技术来解决这个问题的事务所，将能够在实践中看到显著的效益。这可能体现在可持续发展和合规性的改进上，但最可能的是通过高效的工作释放出更多能够投入到咨询活动中的资源。无论达到何种效果，在执业中实施“轻量用纸”的战略都值得一试。

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