采购与付款循环的业务活动是制定采购计划、供应商认证及信息维护、请购商品和劳务(授权审批控制)、编制订购单(授权审批控制、连续编号控制)、验收商品(连续编号控制)、储存已验收的商品(职责分离控制)、编制付款凭单(授权审批控制、连续编号控制)、确认与记录负债(职责分离控制)、办理付款(授权审批控制)、记录现金、银行存款支出(职责分离控制)。

制定采购计划

生产、仓库等部门定期编制采购计划。

经部门负责人等适当的管理人员审批后提交采购部门，具体安排商品及服务采购。

供应商认证及信息维护

通常对于合作的供应商事先进行资质等审核、将通过审核的供应商信息录入系统，形成完整的供应商清单。

及时对供应商信息变更进行更新。

采购部门只能向通过审核的供应商进行采购。

请购商品和劳务(授权审批控制)

仓储部门填写请购单，通常由仓储部门经理在请购单上签字审批。

生产部门填写请购单，通常由生产部门经理在请购单上签字审批。

对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字审批。

编制订购单(授权审批控制、连续编号控制)

采购部门负责编制订购单，发出订购单。

采购部门对经过恰当批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。