关于存货采购及费用报帐管理细则


　　酒店各部门：
　　为了提高工作效率，规范存货采购及费用报帐的手续，特制定本细则：
　　一、供应商货款的结算：
　　1．个体户供应商货款支付的规定：凡以个人名义与酒店签定协议的供应商，在协议中必须详细注明供应商的姓名，身份证号码，联系电话及地址（一家供应商只能以一个人名义签定协议，不得多户多人）。在支付货款时，由协议中的供应商领取现金或支票，出纳员必须核对无误后，方能发放。
　　2.以单位名义开记户的供应商货款支付的规定：几以单位名义与酒店签定协议的供应商，在协议中必须详细注明单位名称，开户银行，帐号，委托经办人姓名，身份证号码及货款的支付方式（支票、汇票等），收款单位必须与合同单位一致。在进行货款支付时，由协议中委托经办人领取支票或汇票等。如有变更，需加盖供货商单位或财务专用章的负责人签名的书面变更通知书，出纳员方能办理结算手续。
　　3.所有以供货商名义办理入库和结算手续的货款支付，原则上不得由酒店采购员代为结算，如有此情况，出纳员应拒绝付款。
　　4.供应商应方式的规定:个体户性质的供应商以现金（不高于1000元）或支票方式支付，其他供应商原则上以转帐支票，电汇等方式支付。
　　5.供应商货款结算流程及时间规定：
　　（1）每月的18日为上月货款对帐日，供应商将上月的货物入库单整理，开具正规有效的发票（不得使用复印件），根据要求填“费用报销单”，注明单据张数，货品名称，金额和供应商单位或姓名，由经办采购员签字，采购部经理核准后，到财务部成本会计处对帐，财务部成本会计对货款结算金额的真实性，发票及报帐单填写的规范性，有效性进行认真审核，不合规定者不予 以办理。
　　（2）由成本会计审核报帐单据后，报财务经理及总经理批准后付款。
　　（3）出纳会计复核审批权限，程序是否正确，手续及相关单据是否齐全，金额计算是否准确，支付方式，支付单位是否正确等，复核无误后方可按支付方式规定的方式办理结算手续。
　　二．自行采购报帐具体程序：
　　1.采购人员采购的物品应于事毕2日内必须办理报帐手续，按要求填写“费用报销单”并附相关原始单据及相对应的申购单与入库单，经采购部经理批准后，交成本会计审核并签字确认，然后依次经财务经理，总经理的批准后付款。
　　2.出纳复核审批权限，程序是否正确，手续及相关单据是否齐全，金额计算是否准确等，复核无误后方可办理结算手续。出纳必须做到报帐人有借款的首先冲销借款。
　　三．日常费用报销程序：
　　酒店各部门日常报销差旅费，办公费，汽车费用及水电费，交总经理批准后付款，出纳复核审批权限，程序是否正确，手续及相关单据是否齐全，金额计算是否准确等。复核无误后方可办理结算手续。如果有借款必须首先冲销其借款。
　　四．预付货款的报帐程序：
　　对于一些外地供应商及其他特殊的厂家，必须先预付款后发货的，采购人员或申请人必须填制《汇票，支票申请单》，注明事由，金额，申请人及对方单位名称等，在采购部经理核准后，依次财务经理签字，总经理批准后，方可预付。预付的帐款财务部有权要求采购人员或申请人及时地到财务冲账。对于预付帐款的报销单据在收货后或事毕后2日内必须填制“费用报销单”在经手人及采购部经理签字后，由财务经理，总经理签字后才能报销。
　　五．借款的管理：
　　酒店各部门的其他费用支出及因公出差等需借款时，必须由借款人填写借款单，在所属部门负责人核准后，经财务经理审核，总经理批准后，方可办理借款，借款人必须认真负责清理自己的各项借款与欠款，逾期不报帐或偿还借款，财务部将停发其工资，直至与财务部清账完毕。前账未清而需借款的人员，需经财务经理，总经理批准后方可借款，但在下次报销中一并报帐。酒店杜绝一切因私个人借款，特殊情况下，必须有担保人，经财务经理，总经理，董事长批准。
　　六．关于原始单据的规定：
　　财务审批坚持支出的合理性，单据的合法可信性。手续不全者不予报销。采购人员及其他部门报销的单据，必须是税务部门认可的发票。若采购人员向个体户购买商品，因急需而卖方又无发票者，应由卖方定出售货证明，并签名盖章，有一人以上的采购人员证明及验收人员的验收证明，经总经理批准后，方可给予报销。
　　七．违规处罚规定：
　　以上报帐及审核人员，应认真履行职责，严格按规定要求办理事务。若违反规定视情节轻重，处于违规金额2倍以上5倍以下的罚款外并作除名处理。
　　八．本规定于20  年1月1日起执行。

 

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