会计电算化管理办法


　　电算化管理：指对公司的会计电算化进行管理。
　　管理目的：为加强公司的会计电算化管理工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本办法。
　　管理依据：根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》的有关规定执行范围：本办法适用于公司本部、金属贸易事业部，控股公司参照执行。
　　制度解释：公司财务管理部
　　5.1目的
　　5.1.1加强公司的会计管理，规范会计电算化工作，保证会计核算质量，依据财政部会计电算化工作规范及华能国贸公司会计电算化有关规定，特制定本办法。
　　5.2会计岗位的划分
　　5.2.1系统管理员。负责计算机及会计软件系统的正常运行协调工作，要求具备会计和计算机知识，可由会计主管兼任。
　　5.2.2系统操作员。负责输入会计数据，启动计算机处理会计数据，打出会计数据（包括打印输出账簿、报表），要求具备会计知识及上机操作知识。如果基本会计岗位的会计人员上机操作，系统操作员可由除出纳岗位以外的其他各岗位会计人员担任。
　　5.2.3凭证审核员。负责对原始凭证和记账凭证进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性。凭证审核员由具有会计师以上职称的财会人员担任较好。
　　5.2.4系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，要求具备计算机知识。维护员一般不对实际会计进行操作。
　　5.2.5会计档案资料保管员。负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种档案资料的保管工作，以及软盘、数据及资料的安全保密工作。
　　5.3会计电算化岗位责任制
　　5.3.1系统管理员岗位责任制
　　5.3.1.1负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证本系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审性的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快依复正常运行。
　　5.3.1.2协调本系统各类人员之间的工作关系。
　　5.3.1.3负责计算机输出的账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。
　　5.3.1.4负责本系统各有关资源(硬件资源和软件资源)的调用、修改和更新的审批手续。
　　5.3.1.5负责对本系统各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。
　　5.3.1.6完善企业现有管理制度，并制定岗位责任与经济责任考核制度。
　　5.3.2系统操作员岗位责任制
　　5.3.2.1负责有关子系统的数据输入、数据备份和输出会计数据（包括打印输出账簿、报表）工作。
　　5.3.2.2严格按照系统操作说明进行操作。
　　5.3.2.3数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交数据审核员复核。
　　5.3.2.4对审核过的凭证及时记账，并打印出有关的账表，交有关人员审核。
　　5.3.2.5每天数据操作结束后，应及时做好数据备份。
　　5.3.2.6注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。
　　5.3.2.7操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。
　　5.3.3凭证审核员岗位责任制
　　5.3.3.1负责凭证的审核工作，包括对各类代码合法性、摘要规范性和数据正确性的审核。
　　5.3.3.2对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核，5.3.3.3对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。
　　5.3.4系统维护员岗位责任制
　　5.3.4.1定期检查软件、硬件的运行情况。
　　5.3.4.2负责系统运行中软件、硬件故障的消除工作。
　　5.3.4.3负责系统的安装和调试工作。
　　5.3.4.4按规定程序实施软件完善性、适应性和正确性维护。
　　5.3.5会计档案资料保管员岗位责任制
　　5.3.5.1按会计档案管理有关规定行使职权。
　　5.3.5.2负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。
　　5.3.5.3做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。
　　5.3.5.4按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和账表、凭证等会计档案资料。
　　5.4运用规范
　　5.4.1会计凭证规范
　　5.4.1.1会计凭证要素齐全，内容完整，包括：
　　— 填制凭证的日期；
　　— 凭证的编号；
　　— 经济业务摘要；
　　— 会计科目；
　　— 金额；
　　— 所附原始凭证张数；
　　— 有关人员签章。
　　5.4.1.2编制及时，连续编号。
　　— 根据经济业务发生的顺序及时编制记账凭证；— 凭证日期与凭证编号顺序一致，凭证编号不重号、不跳号。
　　5.4.1.3会计科目运用准确。
　　— 会计科目设置及一级科目编码符合国家统一会计制度的要求；— 各种代码与相应的经济内容一致。
　　5.4.1.4摘要简明、准确。
　　— 摘要与原始凭证内容一致；
　　— 能准确反映经济业务的主要内容，表述简练；5.4.1.5审核无误。
　　— 会计凭证在输入计算机前，须经专人审核；— 已录入计算机的记账凭证在登记机内账簿前，须经专人审核；— 准确运用会计凭证更正方法。对需要修改的机内会计凭证，应按照《会计基础工作规范》的要求，准确运用红字更正法、补充登记法、蓝字更正法更正本年度和以前年度的错误。
　　5.4.2会计账簿规范
　　5.4.2.1准确设置和启用会计账簿
　　— 应根据国家统一会计制度的规定和单位会计业务的需要设置会计账簿，包括总分类账、明细分类账、日记账和备查账簿；根据具体经济业务设置相应的三栏账、多栏账。
　　— 准确填写账簿启用表和目录。
　　5.4.2.2会计账簿应格式齐全、完整，登记及时，计算准确。
　　— 对于输出的会计账簿的格式应符合有关会计制度的要求；— 应根据审核无误的记账凭证及时登记机内有关账簿；— 现金日记账、银行存款日记账应根据审核无误的收付款凭证逐日逐笔顺序登记，并逐日结出本日收入合计数、本日支出合计数和本日余额；5.4.3财务会计报告规范
　　5.4.3.1财务会计报告格式齐全、规范，编报及时。
　　— 对外报送的财务会计报告的种类、格式、指标内容、编报时间等，均应符合国家统一的会计制度的要求，不能随意增列或减并表内项目，更不能任意变更表内项目的经济内容；— 内部使用的会计报表应做到科学合理、体系完整、结构严谨、简明实用。
　　5.4.3.2正确利用会计报表自定义功能，严格按照国家统一的会计制度规定的会计报表编制说明，设定报表数据取数关系，进行数据定义，设置计算公式，做到账表之间、表内各项目之间、报表与报表之间相互衔接，本期报表与上期报表之间有关数据相互衔接。
　　5.4.4会计档案规范
　　5.4.4.1及时打印会计凭证、会计账簿、会计报表和有关会计资料。
　　— 记账凭证可以用计算机打印输出，也可保留手工填写的记账凭证；— 现金日记账、银行存款日记账应每天打印输出，并由计算机连续编号，如果每天业务较少，不能满页打印，可按旬打印输出；— 一般账簿可根据实际情况和工作需要，在满足有关单位查账的前提下，按月、按季或按年打印，但每年必须打印一次；— 机内上机操作记录可根据业务量按月或按季度定期连续打印输出； 在更换操作员、调整操作权限、更改自定义项目及内容、系统出现异常情况时，应有较为详细的手工辅助记录；— 打印的会计账簿、会计报表等会计资料均应有打印人员姓名。
　　5.4.4.2正确及时装订会计档案。
　　— 会计凭证一般每月装订一次，装订时应加具封面、封底，装订牢固，每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管姓名，并由装订人签章；— 会计账簿按年装订，装订时应加具封面、封底，同类账页装订在一起，并按保管期限分别编制卷号；— 按顺序装订会计报表，并按保管年限编制卷号。
　　5.4.4.3正确保管好各种存贮介质的会计档案。
　　— 每天对会计数据进行双备份，月备份作为会计档案保管，两份备份应分处存放；— 定期对各种存贮介质的会计档案进行检查、复制，防止存贮介质会计档案损坏、丢失；— 会计档案保管地点应做到防磁、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防鼠等。
　　— 计算机会计核算使用的计算机在淘汰处理时，应按保密部门的要求对硬盘进行妥善处理，确保原有数据全部删除，以防泄密。

 

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