电子邮件，快捷而便利，正在成为沟通情感和传递信息的最主要现代化工具之一。

　　无论在校园，还是职场，亦或是生活，我们总是要和数以百计的邮件打交道。一来一往，常常要花费掉我们不少时间。据调查数据统计，职场人每周在收发邮件上所花费的时间要占到他们总工时的1/4左右。

　　尽管我们的手每天和回复邮件的按钮“如胶似漆”，但专业的职业发展人士一针见血地指出，依然有相当数量的人不懂如何正确地使用好邮件这一工具。

　　我们每天索要阅读和撰写的内容是非常庞杂的，容量也是巨大的，我们极有可能会犯下一些不太令人愉快的错误，将自己置于窘境之中。这样的小错误不重视，可是会造成让我们泪流满面的严重后果的。

　　既然要所耗费的时间这么多，对于注重效率的财会人来说，如何在最短的时间内将现有的资源利用到*5化，不让邮件占用过多的时间，相反成为一项提高工作效率的工具，成为财会人心中的一个大大的疑惑。所以，知悉邮件中的那些小秘密，可以让财会人的工作事半功倍。

　　1.邮件的主题清楚而直接

　　试想一下你给一个HR发送简历应聘一份工作，他（她）每天有那么多封邮件需要处理，有那么多的简历需要接收，你给他发封没有任何主题或者是以“简历”这样模糊的字眼来命名，连你是谁都没告诉他，很有可能你的这封不清不楚的邮件就被忽略而石沉大海不知所踪，而你还在依然苦苦的守候。

　　HR的时间都很宝贵的，招聘过大量财会人士的HR们更是明白双方时间的珍贵性。如果你不让他们省心一点的话，他们也不会让你省心，这是很简单的道理。

　　对于财会人来说，好的主题一般是这样的：“会计主管会议日期变更说明、财务报表答疑、提高利润方案的建议”等，清楚、开门见山。

　　人们通常决定是否打开一封邮件，基本是基于邮件的主题的，不重要主题不清的邮件将直接被过滤掉。主题应该让你的读者明白，你交给他的这封邮件，是他关心的重要事情。

　　2.使用专业的邮件地址

　　如果你是公司的正式员工或者在公司实习，*4使用公司统一规格的邮件地址，这无可厚非。但如果你使用的是一个私人的邮件账户，甭管你是自雇还是仅仅是偶尔使用一下它作为工作相关的问题回复，选择地址的时候务必要慎重。

　　在你的邮件中，始终要有一块地方要给到地址以及你的名字，这样客户就能够明确地知道谁给他发了这封邮件，这是起码的礼貌。而且，你的名字也应该以正式、规范为先，以符合工作场合的需要，那些听起来像是昵称的邮箱名字在正式的场合*4不要使用。

　　3.按下“回复全部”时三思

　　如果是群发的邮件需要回复，除非有需要，否则请特别注意“回复全部”。没有任何一个人遇到20个与他完全不相关的人给他发邮件（而且内容是与他自己毫无关系的）而不火大的。

　　试想一下你在工作的时候，手中有一大堆的原始凭证需要输入，别人回复全部，你手机中的邮件提示音拼命地响，并不断弹窗，电脑上的信号灯也不断地闪烁，你的心情是不是会受到影响？

　　换位思考一下，其他人也是一样的。除非你真的认为邮件列表上的每一个人都应该收到你的这封邮件，否则就不要以“回复全部”的方式来打扰别人。

　　4.称呼得体

　　*4不要使用听上去很悠闲、口语的表达来称呼对方，譬如“大伙儿”，“Yo”等。

　　写作内容的轻松不应该影响到一封邮件该有的称呼礼仪。像“Hey”和“Yo”这样非正式的称呼通常是不应该出现在工作的场合的。尽量使用“Hi”或者“Hello”。

　　而且也不要随随便便就把别人的名字给“缩”小了，除非你确定他更喜欢别人不用他名字的全称，否则还是得适当注意。

　　谨慎的财会人尤其需要注意你所使用的称呼。

　　5.慎用惊叹号

　　当你想用惊叹号的时候，几个够？一个就行了！

　　正文中，惊叹号应该谨慎地使用。有时候某些人为了抒发自己的感情或者想引起别人的注意，在他们句子的末尾拼命地使用惊叹号。这样会让你所表达的结果显得过于感性和不成熟。对于财会这种需要理性和逻辑的职业来说，客观且实事求是是非常有必要的。

　　6.幽默有度

　　没有上下文语境，没有合适的语气和面部表情的辅助，幽默很容易造成误解或是让人迷惑。在正式的职业交流中，除了你和对方已经非常熟悉了，否则*4不要把你的幽默“才智”过多地体现在邮件中。高顿职业发展中心的April认为，在很多场合，特别是职场中，你觉得很有趣或者很有意思的东西，在别人眼中看来，并非如此，甚至显得很突兀。

　　许多东西用口头语言表达的时候，非常有意思，但文字语言期望有同样的效果大多数时候是比较困难的。

　　用其不疑，疑其不用。

　　7.看人下菜碟

　　文化冲突常因文化差异而生，国家地区甚至南方北方的不同，都有可能导致交流的误导。在写邮件的时候，这一点尤其要注意，因为我们是看不到对方的肢体语言的。就你对对方文化背景的了解程度，对你的邮件做量体裁衣的考量。

　　高语境文化的国家，比如中国、阿拉伯、日本，在和你做生意之前都希望能够了解一下你的。因此，与这些国家的人打交道，或者有商务联系时，你会感觉更加地私人对私人。另一方面，低语境文化的国家，比如德国、美国、北欧，通常更喜欢单刀直入。

　　当你所在的是外资企业的财会岗位，这点尤其需要关注。

　　8.认真对待每一封邮件

　　每封邮件都回复通常是一件比较困难的事情，但可以朝着这个方向努力。特别是那种邮件无意中发错了给到你这儿，但邮件的发送者正在焦急地等待回复时。虽然说回复并不是强制的，但也是一个良好的礼节体现，尤其是当这个人和你一个公司或者一个部门时。

　　9.邮件校对

　　很多时候，一封邮件并不是发完就了事了。你可能没注意到，但对方收到你发来的邮件时一定会注意到。

　　发送之前，一定得重读或者复查几遍，重要的邮件尤其要给予特别关注。否则，如果对方是个特别认真或者是比较重视细节的人，你的错别字或者明显的逻辑错误在他们的眼中是非常忌讳的。

　　还有一个地方不能遗漏，就是邮件的收件人。保证你要发送的人是在“收件人”这一行里面，对方的邮箱地址也要注意不能写错，大小写和下划线这些容易忽略的地方分清楚，否则乱发或者发错是非常令人尴尬的。

　　细心是财会人的一个普遍优势，相信纷繁复杂的凭证审核都不在话下，更不用说邮件了。

　　10.收件人地址最后再添加

　　这是一个小细节，等你的邮件写好之后，再添加收件人的邮箱地址。很多人在写邮件的时候正好是相反的过程，先把收件人选好，再开始写邮件。如果一不小心错按了发送键，而你的邮件又没有写完就发出去了，对方收到会一头雾水或者莫名其妙。

　　11.阳光之下无秘密

　　一名曾经就职于CIA的人员曾说过，每封邮件都会留下蛛丝马迹，有据可查。

　　所以在写的时候，一个基本的前提假设就是别人会看到你所写的内容。那种你希望其他人看到的内容*4不要写。广义点说，不要写任何损害你自己的声誉或者伤害其他人的内容。

　　毕竟，转发邮件是一件很容易的事情，同时也是一件很危险的事情。因此，与其遗憾，不如防范。

　　财会岗位的特殊性更加决定了基于事实的客观信息传递是极其有必要的。