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德州会计继续教育网：减少文档容量

来源：高顿网校 2014-06-28

高顿网校友情提示，*7德州会计继续教育网上总结信息减少文档容量等内容公布如下：
　　Word文档往往体积很大，其实完全可以采用一些方法来减少文档的容量。下面就是一些行之有效的方法:

　　1.取消快速保存

　　当文档打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的磁盘空间。只要我们单击“工具→选项”命令，在打开的窗口中选择“保存”标签，并取消选择“快速保存”选项即可。

　　2.不嵌入TrueType字体

　　在Word中有一项嵌入字体技术，它能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件，以便传输到另一台计算机上。嵌入字体保证了在传输的文件中所使用的字体能够显示在接收文件的计算机上，但是这样做会使得文档的容量大大增加。我们可以单击“工具→选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后取消“嵌入TrueType字体”选项。

　　注意:在文档中尽量使用Windows中自带的字体，如果为了美观或特殊排版需要而选择了其它字体，请将包含有此TrueType字体文件的光盘带上，以便随时安装。

　　3.只嵌入所用字符

　　在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸，但有时原先的字体盘由于某种原因找不到了或者有些不方便，这时只有嵌入TrueType字体。如果选择嵌入TrueType字体，则请选中“只嵌入所用字符”选项减小文档的尺寸，此选项只嵌入你的文档中使用的字体样式，也能够使你的文档的容量大大减少。

　　4.将嵌入对象转换为图像处理

　　给文档添加嵌入对象会增加文档的字节，如果不需要更新包含在文档中的嵌入对象，可以通过将嵌入对象转换为图形的方式减小文档的文件尺寸。完成对象转换后，可以像编辑其它Word图形一样进行编辑。在将嵌入对象转换为图形后，不能再将其转换回嵌入对象。

　　5.使用链接的对象代替嵌入对象

　　将对象嵌入到Word文档中后，我们可以将原对象删除，这样显然方便了许多。但同时一方面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时，方便地更新Word文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。

　　6.不创建多个版本

　　使用“版本”功能为一个文档创建多个版本可供其它版本的Word(如Word97)来读取，但是这样也会增加文件尺寸。单击“文件→版本”命令，可查看某个文档是否有其它版本。如果存在其它版本，可以通过删除最老的版本来减小文件字节。

　　7.文件另存法

　　可能大家不知道，Word在保存DOC文件时只是把一些后来的信息存入，这样就会出现即使你删除了文档中的内容也会使它的文件越来越天的情况。这时候，只要我们使用“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样反而会使得文件的容量大大减少。

　　8.“页面虚假设置”法

　　在保存之前，单击“文件→页面设置”命令，打开对话框，然后用鼠标任意点击几下其中的“纸张大小”、“页边距”等标签(其中的内容可以不改动)，点击“确定”后再保存。通过这一系列的假动作，你会发现文档也莫名其妙地变小了。

　　9.保存为RTF文件

　　如果我们把Word文件保存为文本文件，那毫无疑问，文件肯定会小很多，但关键是保存成了文本文件后，其中的格式会丢失。而我们试着另存为RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能够被许多Windows应用程序所支持，同时容量还会大大地减少。

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