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松原国家会计远程教育网：函证帮你摆脱往来账款烦恼

来源：高顿网校 2014-07-24

高顿网校友情提示，*7松原国家会计远程教育网上公布相关函证帮你摆脱往来账款烦恼等内容总结如下：
　　往来账款的管理常常令不少企业的财务人员头疼不已。这些陈年旧账如何处理，企业往往要通过向对方发函证来进行核实。然而，函证究竟该怎么编制，未回函该如何处理，不少人却不甚了解。

　　函证的安排和组织

　　函证的对象是应收（应付）账款、预收（预付）账款、其他应收（应付）款。一般来说，对于那些挂账金额小、时间长、不经常发生往来的应付款项单位，或会计师事务所年度审计已发函又得到回函的单位，企业可不发询证函。函证的对象通常是数额较大、挂账时间较长的往来款项。如果通过业务部门、网络、114查询等无对方联系方式无法进行函证的单位，还要责成专人专项办理。

　　财务部门取得被函证单位的联系方式后，编制询证函。一般规模较大的企业，利用企业信用或因为结算的时间差，导致财务往来有余额的单位成千上万，用手工在电子表格或ＷＯＲＤ文档中填制，工作量大、效率低、容易出错。当前，可利用电子表格编程功能，将电子表格自动生成格式标准、样式统一、自动编号的询证函。初次发询证函，一般要由财务人员发送，未回函再次发函时，可视情况由业务部门与对方交流沟通后发送，以提高回函率。

　　大多数单位安排在年度资产清查阶段函证，这时期财务工作繁忙，回函的几率小。初次发函时，大概要经历15天，回函率一般只在30％左右，难以满足往来款项管理全面核查的要求。有效的做法是，借助于年度资产清查的氛围，安排函证工作，并根据初次回函情况安排下步函证工作，下次函证时间大致在次年的2月份。一次函证要有一次分析、一次总结，并继续安排下次函证，如果回函质量依旧较差，就要一直进行函证，时间涵盖半年也很必要。

　　未回函或回函不符为哪般

　　函证发送后，10天内仍然得不到对方回函的，企业往往需要继续发函或派专人到对方核对账簿。而对于已收到的回函，要重点分析回函不符的原因，回函不符属被询证方的原因有：询证方款项已付，对方尚未收到。对于时间较长的往来款项，可能对方银行出纳丢失票据，财务人员没有挂账。这种情况较少，主要在于对方财务管理基础薄弱，未能及时与银行对账。

　　询证方开具发票，对方未收到，或对方业务员收到但未转交财务人员，对方不能挂账；或者对方已开具发票，但对方业务员或其他人员未转移到询证方。

　　函证方销售产品时为对方代垫的费用，代垫的原始凭证对方未收到，或对方业务员收到，未转交财务人员，对方没有挂账；被询证方往来记账串户，如将询证方股份公司开具的发票挂在集团公司的名头下；询证方记账金额有误；被询证方更名或重组，没有将更名函或重组的确认文件转交给询证方，询证方不能够做往来账户调整。

　　经济业务因质量等产生扣罚事宜，双方协商后，只需函证方出具内部扣罚决议，并相应扣减被询证方的往来金额。但被询证方未有扣罚决议，财务部门不知情，不能进行账务处理。或双方签订了处罚协议，双方签字盖章，但被询证方业务员未将处罚协议转交给财务部门，财务部门不能作账务处理。

　　值得关注的是，被询证方更名，更名函已传递到财务往来人员手中，但因询证方应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款、其他应付款分设不同岗位，往往会出现一个岗位调整账户，而其他岗位未能调整的情况。

　　函证透露出的额外信息

　　函证不只是简单地用来核对双方账务往来的准确性，通过函证，企业还可以及时了解对方的经营状态，并及时给予适当的处理意见。一是该单位已经撤销，应付对方款项可以做营业外收入及时处理。对于更名的单位，要索取企业更名书，在账务上作调户处理。另外，有的单位已经将更名函送交函证单位，单位在两个名头上挂账的，要按新户予以统一。对于欠款金额较小、时间较长、找不到具体的办公地点和办公人员，又不知对方具体情况的单位，也可以作明核案被处理，或将多个这样的账户在一个专用账户里挂账。对于长期挂账无人催要、挂账金额经常出错，发票不及时开具或其他有悖于合同的，评价其诚信度和管理水平，将诚信度差、管理水平低的单位传递给招标部门，招标部门向对方亮黄、红牌，减少或杜绝与这样单位的往来。

　　此外，对于长期挂账的未付款项，在函证期间停止支付，待全部函证完毕，确认对方款项无异，方可支付。依此防止函证方错误记录，对方以错就错，借函证之机骗取款项，造成不该有的损失。同时，对于收到的询证函，要按单位和往来科目装订成册，作为档案保存，以便日后查阅。

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