浅谈高校基建财务档案整理分类来源：《财会通讯》 2008年第2期作者：王莉日期：2008-05-19字号[ 大 中 小 ] 　　高校的基建财务档案是记录和反映高校在基本建设经济活动过程中形成的重要史料和证据，是基建会计凭证、会计账簿、会计报表以及合同等会计核算专业资料。笔者通过多年的实践，就高校基建财务档案的整理分类谈几点看法。　　*9，高校基建财务档案整理分类的现状。档案整理归档要求遵循文件材料的形成规律和特点，以便于保管利用。一般将基建财务档案划分为基建会计档案和基建财务管理档案，其中基建档案、行政档案、仪器设备档案等统称为基建财务管理档案。由于财务档案管理的基础工作起步较早，会计机构和会计人员对涉及基建会计核算的会计档案的整理分类比较规范。而对涉及的基建财务管理档案，由于没有具体的规范要求，会计机构、会计人员和档案管理机构、档案管理人员的理解不一，导致基建财务管理档案整理分类不统一。一种做法是将基建财务管理档案按《普通高等学校档案管理办法》分类归档，将所有的审计报告、合同、协议等按类别、时间顺序分类，这样做的缺点显而易见：一是查找不便。承包单位的资料需从不同类别的档案中分别找出，找全资料非常困难。二是从查找到的档案资料中，看不出与施工单位是否结算，不能与会计核算同步，不利于会计工作和审计工作的利用。另一种做法是将基建财务档案按照会计档案分类要求立卷归档，即将所有涉及的基建档案、行政档案、设备档案等基建财务管理档案全部作为原始凭证放之于记账凭证后，并装订成册。这样没有区别不同价值，便于保管利用的要求，其缺点是：一是各种档案保管期不同，会增加后继工作量。二是后续人员因不了解经济事项的来龙去脉，再立卷会增加工作难度，且缺乏准确性。两种做法是对基建财务档案机械地加以分类，都是不够科学的。　　第二，高校基建财务档案整体分类的建议。首先，正确理解基建财务档案的意义和目的，既要符合科学性，又要体现实用性。并将基建会计档案按照会计档案分类要求立卷归档。会计凭证按月装订成册，银行对帐单、总账、明细账按年装订成册；日常报表、报告及年度决算报表、年度执行报告、分析报告等年末装订成册。其次，将涉及的基建档案、行政档案、仪器设备档案等基建财务管理档案在财务决算后，按照工程项目整理归档，并装订成册。期间可按照工程项目费用和不同阶段，采用不同分类方法整理立卷归档。涉及工程项目间接费用的档案按基建会计科目“待摊投资”32种明细分类。涉及工程项目直接费用的基建档案和仪器设备档案按工程阶段分类。在筹建、施工阶段，涉及工程项目直接费用的基建档案按施工单位分类，没备档案按合同签订时间顺序分类。再次，竣工结算阶段按工程项目重新分类。有些施工单位承建不同的工程项目，部分资料确实不便分开，可将其档案资料存放在承建金额*5的工程项目中，并在另外的工程项目中分别注明。仪器设备购买或者安装完成之时，也应按工程项目重新整理分类。工程竣工审计结算全部完成，筹建、施工阶段的档案资料逐渐变少，直至没有。筹建、施工阶段的档案资料是临时过渡型分类资料，类似于会计核算时“预付工程款”会计科目，审计结算后，收回预付工程款，科目余额为零。最后，待到工程审计结算全部完成之时，基建财务管理档案按工程项目正式立卷编目归档。涉及工程项目间接费用的档案按待摊投资明细分类，并立卷编目归档。这样做的优点：一是查找方便。工程属什么阶段，在什么阶段档案中查找，不用从头找到尾。二是结算方便。施工单位所有合同、协议等有关资料存放一起，结算时方便清楚。　　高校基建财务管理档案在工程不同阶段的整理分类，与会计核算同步，既能方便会计人员，又能方便审计监督部门人员的频繁利用，达到了基建财务档案立卷整理科学和有效利用的目的。