注册会计师行业电子事务管理模式的探讨来源：中国注册会计师作者：郭俊兰日期：2008-02-25字号[ 大 中 小 ]　联合国科教文组织2000年对62个国家所进行的调查发现，89%的国家都在着手推电子政务的发展，并将其列为重要建设项目。本文拟对注册会计师行业借助电子政务建设，提高行业服务管理质量，谈一些初步看法。　　一、注册会计师行业电子事务管理及其特点　　电子政务是指公共管理部门运用电子化手段所实施的服务与管理工作。注册会计师行业也可借助电子管理手段、应用现代信息和通信技术，将服务与管理通过网络技术进行集成，在网络上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间与部门分隔的限制，全方位地向社会提供优质、规范、透明的服务与管理工作。包括三方面的含义：（1）注册会计师行业可借助现代信息技术、数字网络技术和办公现代化技术，作为完成基本工作和拓宽服务领域的手段。（2）注册会计师行业的这种管理模式不是将传统管理和动作简单地搬上互联网，而是要对现有的组织结构、运行方式、行政流程进行重组和再造，使其更有利于信息技术和网络技术的应用。（3）注册会计师行业的这种管理模式可为社会提供高效的公共服务而快速处理内部事务，这决定了它有着非常广泛的内容。实施电子事务管理有以下一些特点：　　1.存在形态上的虚拟性。传统管理是在传统经济中运行，而电子事务管理是在以知识为基础的数字经济中运行，使实在的有形管理与虚拟形态的管理融为一体。　　2.办公手段上的快捷性。信息资源的数字化和信息交换的网络化是电子事务管理与传统管理的一个重要区别。传统管理的办公模式依赖于纸质文件作为信息传递的介质，办公手段落后，效率低。电子事务管理运用现代信息技术进行办公，注协部门之间及与社会之间通过电子化渠道进行相互沟通，人们可以随时传递、交换和共享各种信息资源，加快信息交换的速度。　　3.业务流程上的先进性。实现行业业务流程的集约化、标准化和高效化是电子事务管理的核心。传统管理采用垂直化分层结构，机构设置使管理层次多，决策与执行层之间信息沟通的速度较慢，信息失真率较高，往往在执行与贯彻的过程中发生不同程度的偏离，从而影响了注协职能的有效发挥。而电子事务管理采用扁平化辐射结构，适度减少管理层次，拓宽管理幅度，不但能保证信息传递的高效、快捷，也会降低成本，大大提高信息传递的准确率和利用率。电子事务管理还可以使业务流程尽量优质化，标准化，使大量常规性、例行性的事务程序化、电子化，既可减轻劳动强度，又可使协会领导层与执行层之间、各职能部门之间直接对话，从而极大地提高注协的工作效率。　　4.服务方式上的优质性。电子事务管理提供“一站式”服务，既事务所、注册会计师或公民只要登陆注协网站即可了解需要办理的相关事项。“一站式”服务不同于传统管理的“一条龙”服务、“窗口式”服务，后者只是政府各个职能部门在同一个办公地点开办一个窗口，可以免去公民跑好几个地方的麻烦，但并没有减少审批环节。而“一站式”服务将整合协会业务流程，减少审批环节，简化办事程序，只要在一个部门登录有关信息，其他部门都可以共享这些信息，并可直接记录备案。　　5.沟通方式上的畅通性。直接与事务所、注册会计师、公众沟通是建立、实施电子事务管理的目的之一。传统注协管理与事务所、注册会计师、公众的沟通方式存在着不足，容易疏远与事务所、注册会计师、公众的关系，也容易使中间环节缺乏有力的民主监督。而电子事务管理可以使注协对事务所、注册会计师、公众的需求反应更快捷，更直接地为事务所、注册会计师与公众服务。如注协通过网络可以让事务所、注册会计师与公众迅速了解注协结构的组成、职能、办事章程和各项政策法规，提高办事效率和执行政策法规的透明度，同时，注册会计师与公众也可以在网上与注协领导人直接进行信息交流，反映基层呼声，促进注协职能转变。　　二、注册会计师行业实施电子事务管理的原则　　电子事务管理是一个系统工程，发展和实施电子事务管理需要把阶段性目标和长远目标结合起来，并坚持以下原则：　　1.实用性原则与可靠性原则。实用性原则亦即应用性原则，是以“应用为导向”的一条原则。电子事务管理建设必须保证实用，切实符合注协服务、管理、决策及办公自动化等各项业务和职能的要求，从而避免在电子事务管理建设中攀比和一阵风现象的发生，同时注协的业务和职能要求网络和办公系统必须可靠。因此在网络的设计过程，其关键部位必须有高可靠性设备，对于重要的网络节点采用先进的高可靠性技术，从而保证电子事务建设顺利开展。　　2.标准化原则与扩展性原则。在网络设备和系统平台选型时，应符合国际网络标准及工业标准，使系统的硬件环境、通信环境、软件环境相互之间的依赖减到最小，使其各自发挥自身的优势。但同时在物理设计时要充分考虑到将来网络扩充的可行性，并能够将各种格式的信息集成在电子管理平台上，解决新旧系统间的信息更新与数据导入问题。　　3.开放性与安全性原则。由于注协的业务范围广泛，因而在网络设计过程中应充分考虑到注协外网系统与社会公众网络互联。这就要求网络系统的开放性要好，而且应支持多协议。同时，业务活动关系国家的整体利益，因此在安全性方面有着很高的要求，安全*9的思想应当贯穿于电子管理建设的全过程。　　4.先进性与成熟性原则。办公自动化系统应适应注协自身发展的特点及网络通信技术的发展趋势。所选择的网络设备和系统平台应具有先进性，须采用国际上既先进又成熟可靠的技术。　　5.可维护性与管理性原则。在电子事务管理建设中，网络设备和系统平台应该具备安装方便、配置方便、使用方便等特点，同时要求有较强的网络管理手段，能够合理地配置和调整网络负载、监视网络状态、控制网络运行。　　三、注册会计师行业电子事务管理的实现方式　　电子事务管理的实施将使注协达到更高的效率。因为电子事务管理运用信息及通信技术可打破传统的组织界限，构建一个电子化虚拟的管理模式，使得人们可以通过不同的渠道取得注协的信息和服务，而不是采用传统的需要经过层层书面审核的方式。各注协之间及事务所、注册会计师与社会各界之间也是经由各种电子化渠道进行相互沟通，并依据需求者的要求以及使用的方式、时间、地点等，给人们提供各种不同的服务选择。电子事务管理的实现方式主要体现在以下方面：　　1.电子文件。在电子事务管理条件下，注协文件制作及其服务与管理实现电子化作业，并通过网络进行文件交换，随时随地取得协会资料，可使文件制作更加规范化、科学化，并真正达到“无纸化”。注协采用计算机和网络技术，既可实现电子文件的及时传递，而这些在网络上运行传输的文件以数字化形式存在，具有易形成、便于修改、存储量大、传递快速、使用方便等特点，也节省了人们大量的时间和精力，提高了办事效率。　　2.电子邮递。注协统筹建立整体性的电子邮递系统，并提供电子目录服务，以增进与事务所、注册会计师以及社会各部门之间的沟通效率。电子邮件的产生，代替了信纸的往来方式。光纤通信在同一条线路上进行双向传输，使用户可通过交互信息系统与对方联络。电子邮递传输的内容不仅有文字，也包括图像和声音，真正实现多媒体的动态的即时传输。实行电子邮递，注协也可以获得快捷、全面的信息。　　3.电子资料库。可建立各种电子资料库，收集注协以及与各有关方面的数据和信息，包括准则、法规、法律、政策、咨询等，并提供方便的取得方式，为事务所、注册会计师以及政府部门和公众提供多种信息服务，比如行业信息、市场动态、网上论坛、信息公告等等。在当今社会，不仅注协有获取信息的需求，而且事务所、注册会计师或公众基于经济活动与个人发展，也强化了对注协信息的需求。注协是注册会师*5的信息收集、整理、汇总、应用和扩散机构，其拥有的信息也是与注册会计师的政治、经济及社会生活息息相关的。从法治的角度看，实行行业信息公开，这是法律赋予人们的知情权，也是注协的责任和义务。电子事务管理建设可较好地解决了注协在服务、管理的公开性和透明性问题。　　4.电子档案管理。电子文件的产生，对注协提出了电子档案管理的问题。电子档案管理的整个流程，包括案卷管理、目录管理、档案借阅、档案统计、档案销毁等环节，无论在内容上还是在要求上，都与传统档案管理方式不同，要认真加以研究。　　5.电子身份认证。身份认证在电子事务管理中具有重要意义，它确认信息的来源正确，信息没有被篡改或假冒等，从而使电子事务管理的信任关系确立。电子身份认证由认证中心负责。作为第三方权威机构，电子身份认证中心又称证书授权中心（即CA中心），该中心专门验证交易双方的身份，具有颁发数字证书，管理、搜索和验证证书的职能。对于个人来说，电子身份认证是一张智能卡，它集合了个人身份证、注册会计师证、工作状况、个人信用、个人经历、收入及缴税情况、公积金、养老保险、医疗保险、失业保险、指纹等识别信息，通过网络实施注协的各项便民服务程序。　　6.数据处理系统服务。注协数据系统主要是为处理各种业务提供服务的，如及时收集、整理、存储和提供与注协行业发展有关的各种数据资料；对注师行业所使用的数据、方法进行组织、维护、服务和管理；对数据进行分析、汇总加工，以获得综合的数据和预测信息；在原有数据和方案的基础上，再生成新的数据和趋热预测。　　除了以上所述电子事务管理的主要运用形式外，随着实践的发展，电子事务管理的运用领域将得到进一步拓展，比如电子统计、电子人事、电子技术监督等，实现网上办公。（作者单位：山西省注册会计师协会）