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会议之前需要有哪些准备

来源： 高顿网校 2015-08-31
　　在会议的种种组织工作中，会前的组织工作是非常关键的，因为这些准备工作直接关系到会议能否正常运行以及取得成功。
　　一、会议的筹备
　　会议主题由会议组织部门确定后，负责筹备会议的工作人员一般要组织一个会务小组，围绕会议主题，将领导议定的会议时间、规模、议程等组织落实，明确个人的职责。
　　二、拟发会议通知
　　按照常规，举行正式的会议，应该提前向与会者下发会议通知。会议通知是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，还应包括向有关单位以及嘉宾发的邀请函件。会议通知要保障及时送达，这样可以给与会者一个准备的时间。拟写会议通知应该保证其完整、规范、符合礼仪，一般由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求七项要素组成。
　　三、文件的起草
　　会议所用到的文件一般包括会议的议程、开幕词、主题报告、大会决议、背景介绍、典型材料、闭幕词等。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备好，在与会者报到时下发。
　　四、会议用品的采办
　　一些会议用品，例如笔具、纸张、本册、文件夹以及姓名卡等，这些都应该根据需要采备齐全。不要开会时才发现没有，手忙脚乱可是对与会者的失礼。
　　五、安排布置好会场
　　要根据会议的规模、大小来选择会场的大小及档次。会场上的布置要和会议内容相协调。一般情况下，主席台上方应该悬挂会议名称的横幅。会场的桌椅要根据需要做好排列，开会时所需的各种音响、照明投影和多媒体设备等，应提前进行调试检查。如果有需要，还应根据会议的规定，做好对外宣传。例如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。

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